Người làm tự do không có ai giao KPI, nên dễ chỉ nhìn một con số: tổng tiền nhận được trong tháng. Con số đó quan trọng nhưng không cho biết vì sao tháng này tốt hơn tháng trước, hay vì sao làm nhiều giờ mà vẫn thiếu. Bốn con số đáng tự theo dõi hơn là: tỷ lệ giờ tính phí trên tổng giờ làm, thu nhập thực trên mỗi giờ, tỷ lệ báo giá được nhận, và tỷ lệ doanh thu đến từ khách quay lại.
Bài này đưa ra cách tính từng con số với ví dụ giả định, một bảng tháng gọn trên một trang, chỉ số rủi ro mà người làm tự do hay quên (phụ thuộc vào một khách), và giới hạn của việc tối ưu số giờ. Phần tính giá theo giờ, tách tiền việc khỏi tiền nhà là chủ đề riêng; ở đây chỉ bàn chuyện đo kết quả công việc của chính mình.
Bốn chỉ số và cách tính
Mỗi chỉ số trả lời một câu hỏi khác nhau về công việc tự do của bạn. Ví dụ giả định cho một người thiết kế đồ hoạ làm tự do trong một tháng:
| Chỉ số | Công thức | Ví dụ giả định | Trả lời câu hỏi |
|---|---|---|---|
| Tỷ lệ giờ tính phí | Giờ làm cho khách và được trả tiền ÷ tổng giờ làm việc | 90 ÷ 150 = 60% | Bao nhiêu thời gian của mình biến thành tiền? |
| Thu nhập thực trên giờ | Tiền nhận được trừ chi phí công việc ÷ tổng giờ làm việc | (18 − 1,5) triệu ÷ 150 = 110 nghìn đồng | Một giờ làm việc thật sự đáng bao nhiêu? |
| Tỷ lệ nhận việc | Số báo giá được khách đồng ý ÷ số báo giá gửi đi | 6 ÷ 15 = 40% | Báo giá có đúng khách, đúng mức không? |
| Doanh thu từ khách cũ | Doanh thu từ khách đã làm trước đó ÷ tổng doanh thu | 11 ÷ 18 = 61% | Công việc có tự sinh ra việc mới không? |
"Tổng giờ làm việc" gồm mọi giờ dành cho nghề: làm cho khách, trả lời tin nhắn, soạn báo giá, sửa theo yêu cầu không tính thêm phí, học công cụ mới, làm hồ sơ năng lực, giấy tờ. Nhiều người làm tự do chỉ đếm giờ làm cho khách, nên thu nhập trên giờ tính ra cao hơn thực tế khá nhiều.
Thu nhập thực trên giờ là con số nên so với cách sống bạn mong muốn và với chi phí sinh hoạt, không phải để so với lương của người khác.
Tỷ lệ giờ tính phí: vì sao 100% là không thể và cũng không nên
Mới làm tự do, nhiều người bất ngờ khi thấy chỉ khoảng một nửa số giờ làm việc được trả tiền. Phần còn lại đi vào tìm khách, trao đổi, báo giá, sửa đi sửa lại, kế toán, học. Đây không phải dấu hiệu làm kém; đó là bản chất của việc tự kinh doanh dịch vụ, khi bạn vừa là người làm nghề vừa là người bán hàng vừa là người làm giấy tờ.
Theo dõi tỷ lệ này theo tháng giúp bạn thấy xu hướng. Nếu tỷ lệ giảm dần qua ba tháng, xem phần giờ không tính phí đang phình ở đâu: báo giá cho quá nhiều khách không hợp, vòng sửa không giới hạn, hay mất thời gian đi lại gặp khách. Mỗi nguyên nhân có cách xử lý riêng, như lọc khách bằng vài câu hỏi đầu, ghi rõ số vòng sửa trong thoả thuận.
Nhưng đừng cố đẩy tỷ lệ lên quá cao. Một người tự do không dành giờ nào cho việc học, cho tìm khách mới, cho nghỉ ngơi, có thể có vài tháng tỷ lệ rất đẹp rồi rơi vào khoảng trống khi một dự án lớn kết thúc. Giờ không tính phí là khoản đầu tư cho các tháng sau, miễn là nó được dùng có chủ đích.
Một cách đặt mục tiêu hợp lý là chọn một khoảng thay vì một con số, ví dụ giữ tỷ lệ giờ tính phí trong khoảng năm đến bảy phần mười, và xem xét lại khi nó đi ra ngoài khoảng đó hai tháng liền.
Tỷ lệ nhận việc: thấp quá hay cao quá đều là tín hiệu
Tỷ lệ nhận việc thấp, ví dụ một trên mười báo giá, có thể do bạn đang báo giá cho khách không hợp: khách chỉ đi hỏi giá để so, khách cần mức chất lượng khác, hoặc lời giới thiệu ban đầu chưa rõ bạn làm gì. Mỗi báo giá tốn thời gian, nên tỷ lệ thấp kéo theo tỷ lệ giờ tính phí thấp.
Tỷ lệ nhận việc quá cao, ví dụ gần như khách nào cũng đồng ý ngay, đôi khi lại là dấu hiệu giá của bạn thấp so với giá trị bạn mang lại hoặc so với thị trường. Đây không phải lời khuyên tăng giá, mà là một câu hỏi để tự xem xét, nhất là khi lịch đã kín mà thu nhập trên giờ vẫn không đủ sống theo mức bạn cần.
Ghi lại lý do khi khách từ chối, nếu khách nói: giá, thời gian, phạm vi, đã chọn người khác. Sau vài tháng, danh sách này cho bạn biết nên điều chỉnh khâu nào. Nếu phần lớn từ chối vì thời gian giao, có thể vấn đề là lịch quá kín chứ không phải giá.
Chỉ số rủi ro: phụ thuộc vào một khách
Người làm tự do thường không đo mức phụ thuộc, cho đến khi khách lớn nhất dừng hợp tác. Một bảng tỷ trọng doanh thu theo khách trong sáu tháng gần nhất cho bạn thấy rõ. Ví dụ giả định:
| Khách | Doanh thu 6 tháng (triệu đồng) | Tỷ trọng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Khách A | 54 | 50% | Hợp tác đều từ năm trước |
| Khách B | 22 | 20% | Dự án theo đợt |
| Khách C | 14 | 13% | Khách cũ giới thiệu |
| Các khách nhỏ khác | 18 | 17% | Bảy khách |
| Tổng | 108 | 100% |
Khi một khách chiếm khoảng một nửa doanh thu, bạn đang có một công việc gần như làm thuê nhưng không có các quyền lợi của người làm thuê. Không có ngưỡng chuẩn nào cho mọi người, nhưng nhìn bảng này mỗi quý giúp bạn quyết định có nên dành thêm giờ không tính phí cho việc tìm khách mới, và cần để riêng bao nhiêu tháng chi tiêu phòng khi khách lớn dừng lại.
Doanh thu từ khách cũ cao là tín hiệu tốt về chất lượng, nhưng nếu khách cũ đó chỉ là một hai người, chỉ số rủi ro vẫn cao. Đọc hai chỉ số cùng nhau.
Đọc ba tháng liền thay vì một tháng
Thu nhập làm tự do dao động mạnh theo tháng: một dự án lớn kết thúc, khách trả chậm, mùa thấp điểm của ngành khách hàng. So tháng này với tháng trước dễ cho cảm giác sai, lúc thì hưng phấn quá mức, lúc thì hoảng. Cách đọc ổn định hơn là dùng trung bình ba tháng gần nhất cho mọi chỉ số, cập nhật mỗi tháng.
Ví dụ giả định: doanh thu ba tháng lần lượt 12, 24 và 15 triệu đồng. Nhìn riêng tháng thứ ba, có vẻ đang tụt gần một nửa so với tháng trước. Nhìn trung bình ba tháng là 17 triệu, so với trung bình ba tháng trước đó là 14 triệu, thì thực ra đang đi lên. Tháng 24 triệu có thể chỉ là một dự án lớn rơi đúng vào tháng đó.
Với tỷ lệ nhận việc và tỷ lệ giờ tính phí, mẫu mỗi tháng thường nhỏ (vài báo giá, vài dự án), nên dao động càng lớn. Đừng đổi giá hay đổi hướng nghề chỉ vì một tháng xấu. Ba tháng liền cùng một hướng mới là tín hiệu đáng hành động.
Nếu đã làm tự do hơn một năm, so với cùng kỳ năm trước giúp tách mùa vụ ra khỏi xu hướng thật. Một người thiết kế có thể quen với việc tháng trước Tết đông việc và tháng sau Tết thưa; biết vậy thì để dành từ tháng đông cho tháng thưa thay vì lo lắng mỗi năm.
Nhịp theo dõi tháng một trang
Mọi chỉ số trên có thể gom vào một trang mỗi tháng. Một nhịp gọn, làm vào ngày đầu tháng:
- Cộng tổng giờ làm việc và giờ tính phí của tháng trước. Nếu không ghi giờ hằng ngày, ít nhất ghi ước lượng cuối mỗi tuần.
- Cộng tiền đã nhận và chi phí công việc (phần mềm, thiết bị, đi lại, phí nền tảng nếu có).
- Đếm báo giá gửi đi và báo giá được nhận, kèm lý do từ chối nếu biết.
- Cập nhật bảng tỷ trọng theo khách sáu tháng gần nhất.
- Viết hai dòng: một điều tháng này làm được tốt hơn, một điều sẽ thay đổi tháng sau.
Tiền nhận được trong tháng thường không khớp với việc làm trong tháng, vì khách trả chậm hoặc trả theo đợt. Có thể ghi thêm một cột "tiền đã xuất hoá đơn hoặc đã đòi nhưng chưa nhận" để thấy khoản đang treo. Phần thuế, phí liên quan tới thu nhập tự do theo quy định hiện hành; nên tìm hiểu từ nguồn chính thức hoặc hỏi người có chuyên môn.
Giới hạn của việc tối ưu từng giờ
Một khi đã tính được thu nhập trên giờ, rất dễ rơi vào cách nghĩ mọi giờ đều phải có giá: giờ ngủ, giờ ăn cơm với gia đình, giờ đọc một cuốn sách không liên quan tới công việc bỗng thành "giờ mất tiền". Cách nghĩ này đẩy người làm tự do vào vòng làm không nghỉ, và về lâu dài làm giảm chính chất lượng công việc mà khách trả tiền.
Các nghiên cứu của Kahneman và Deaton năm 2010, và các nghiên cứu sau đó của Killingsworth, cho thấy mối quan hệ giữa thu nhập và cảm nhận hạnh phúc phức tạp hơn một đường thẳng; thời gian cho các mối quan hệ, sức khoẻ, nghỉ ngơi cũng là một phần của cuộc sống tốt. Con số thu nhập trên giờ là công cụ để ra quyết định công việc, không phải thước đo giá trị của từng giờ trong đời.
Một cách giữ cân bằng là đặt luôn giới hạn trên cho tổng giờ làm việc mỗi tuần, và coi việc vượt giới hạn nhiều tuần liền là một tín hiệu cần xem lại cách nhận việc. Khi làm việc quá sức kéo dài ảnh hưởng tới giấc ngủ và sức khoẻ, hãy giảm tải và cân nhắc gặp người có chuyên môn.
Câu hỏi thường gặp
Có cần ghi giờ làm từng ngày không, hay ước lượng là đủ?
Ghi chính xác trong một, hai tháng đầu giúp bạn hiểu thời gian thật đi đâu. Sau đó, ước lượng cuối mỗi tuần thường đủ để thấy xu hướng. Điều quan trọng là tính cả giờ không tính phí như trả lời tin nhắn, báo giá, sửa bài.
Thu nhập trên giờ bao nhiêu là đủ?
Không có con số chung vì phụ thuộc chi phí sống, nghề, khu vực và cách bạn muốn sống. Cách tính hợp lý là từ nhu cầu chi tiêu và để dành mỗi tháng, chia cho số giờ tính phí thực tế bạn có thể làm bền, thay vì so với người khác.
Tỷ lệ nhận việc thấp có phải do giá cao không?
Không nhất thiết. Có thể do báo giá cho khách không hợp, mô tả dịch vụ chưa rõ, hay thời gian giao không phù hợp. Ghi lại lý do từ chối trong vài tháng mới biết nguyên nhân thật trước khi điều chỉnh giá.
Có nên nhận mọi việc để tăng thu nhập tháng này?
Nhận mọi việc thường làm tăng giờ không tính phí và giảm chất lượng, khiến khách cũ ít quay lại. Nhìn tỷ lệ nhận việc và doanh thu từ khách cũ cùng nhau giúp bạn chọn việc hợp với hướng muốn đi, không chỉ việc có tiền nhanh.
Một khách chiếm quá nửa doanh thu thì nên làm gì ngay?
Không cần cắt bớt khách đó, nhưng nên dành thêm một phần giờ mỗi tuần để tìm khách mới và để riêng một khoản dự phòng đủ trang trải vài tháng chi tiêu. Theo dõi tỷ trọng mỗi quý để thấy mức phụ thuộc giảm dần hay không.
Có nên dùng phần mềm đếm giờ tự động không?
Tuỳ thói quen. Phần mềm giúp ghi giờ chính xác nhưng dễ biến thành việc theo dõi quá chi tiết. Nếu dùng, chỉ cần vài nhóm việc lớn như làm cho khách, tìm khách, giấy tờ, học. Một cuốn sổ ghi cuối ngày cũng đủ cho phần lớn người làm tự do.