Khi việc kinh doanh nhỏ đi xuống: đọc lại doanh thu, chi phí, dòng tiền tìm chỗ hở

Khi một việc kinh doanh nhỏ đi xuống, bước đầu tiên không phải là cắt chi hay giảm giá, mà là đọc lại ba nhóm số: doanh thu tách thành các phần nhỏ, từng dòng chi phí so với chính nó vài tháng trước, và dòng tiền thực tế vào ra. Mỗi nhóm trả lời một câu khác nhau, và chỗ hở thật thường chỉ nằm ở một hai dòng, không phải ở mọi nơi.

Không có con số nào “giải cứu” được một tiệm. Thứ con số làm được là thu hẹp vùng phải nghĩ: thay vì lo chung chung “dạo này ế”, người chủ biết được là ít khách hơn, hay khách vẫn đến mà mua ít đi, hay bán vẫn vậy mà tiền bị giữ ở hàng tồn và công nợ. Bài này đi qua cách đọc từng nhóm, một bảng chẩn đoán dùng được trong một buổi tối, và những chỗ con số không nói thay được. Số liệu minh hoạ đều là ví dụ giả định.

Tách doanh thu thành ba thừa số

Doanh thu của một tiệm bán lẻ hay dịch vụ nhỏ gần đúng bằng: số khách × số lần mua của mỗi khách × giá trị trung bình mỗi lần mua. Doanh thu giảm luôn là do một hay vài thừa số này giảm. Ví dụ giả định một tiệm bánh mì sáng, so tháng sáu với trung bình ba tháng trước:

Đọc bảng này, chỗ hở không phải là mất khách mới mà là khách quen đến thưa đi: từ hơn hai lần xuống chưa tới hai lần mỗi tuần. Hướng tìm hiểu vì thế là hỏi khách quen, xem giờ mở cửa có lệch với giờ đi làm của họ không, có quán mới trên đường họ đi qua không. Nếu chỉ nhìn tổng doanh thu, người chủ rất dễ lao vào chạy quảng cáo tìm khách mới, tức là chữa nhầm chỗ.

Đếm số khách khác nhau không cần máy móc: tiệm có danh sách khách đặt qua tin nhắn, có thẻ tích điểm giấy, hay đơn giản là đếm số đơn trong một tuần mẫu rồi ước lượng. Sai số vài phần trăm không làm hỏng phép so, miễn là đếm cùng một cách cả hai kỳ.

So chi phí với chính nó, không với một mức “chuẩn”

Nhóm thứ hai là chi phí. Cách đọc hữu ích nhất là lấy từng dòng chi phí của tháng gần nhất đặt cạnh trung bình ba hay sáu tháng trước, rồi đánh dấu những dòng tăng nhiều hơn mức thay đổi của doanh thu. Không cần so với tỷ lệ của tiệm khác, vì mỗi tiệm có mặt bằng, mặt hàng và cách làm khác nhau.

Hai loại chi phí cần đọc riêng. Chi phí đi theo hàng bán (giá vốn hàng, bao bì, phí giao hàng, phí cổng thanh toán) lẽ ra phải giảm khi bán ít đi; nếu doanh thu giảm một phần tư mà giá vốn chỉ giảm một phần mười, có thể giá nhập đã tăng, có thể hao hụt tăng, có thể hàng hư bỏ đi nhiều hơn. Chi phí cố định (mặt bằng, lương người làm, khấu hao máy) không giảm khi bán ít; chúng là lý do một tháng bán chậm làm lãi tụt nhanh hơn doanh thu.

Một dòng hay bị bỏ qua là các khoản phí nhỏ lặp lại: phí sàn tăng, gói phần mềm tự gia hạn, phí giao hàng mà tiệm âm thầm gánh thay khách. Mỗi khoản nhỏ không đáng kể, nhưng cộng lại có thể bằng vài ngày doanh thu.

Đọc dòng tiền: bán được mà tiền đi đâu

Có những tháng doanh thu không giảm mà tiền mặt vẫn cạn. Lúc đó chỗ hở không nằm ở bán hàng mà ở chỗ tiền bị giữ lại. Ba nơi giữ tiền phổ biến nhất của tiệm nhỏ là hàng tồn, khách nợ và tiền ứng trước cho nhà cung cấp.

Hàng tồn đọc bằng một câu hỏi đơn giản: số tiền hàng đang nằm trên kệ và trong kho bằng bao nhiêu ngày bán? Ví dụ giả định, tiệm có khoảng sáu mươi triệu tiền hàng theo giá vốn, mỗi ngày bán ra khoảng hai triệu giá vốn, tức hàng nằm khoảng ba mươi ngày. Nếu ba tháng trước con số này là mười tám ngày, tiền đã bị khoá thêm trong hàng, thường do nhập lô lớn để được giá tốt hoặc nhập mặt hàng mới chưa bán được.

Khách nợ đọc bằng tổng tiền khách đang nợ và số ngày trung bình họ trả. Tiệm bán sỉ nhỏ cho quán ăn, tiệm in làm cho văn phòng rất dễ rơi vào cảnh doanh thu đẹp mà tiền về chậm dần. Một trang ghi tên khách, số nợ, ngày nợ, sắp theo số ngày, là đủ để thấy ai đang giữ tiền của tiệm lâu nhất.

Sau ba nơi đó mới tới chi tiêu của chủ. Nếu sổ chuyển tiền giữa nhà và tiệm cho thấy nhà đã lấy nhiều hơn lãi nhiều tháng, tiền cạn không phải vì tiệm yếu đi mà vì tiệm đang nuôi nhiều hơn khả năng.

Một buổi tối chẩn đoán: thứ tự làm

Chuẩn bị sổ bán hàng hoặc sao kê ba đến sáu tháng, sổ nhập hàng, danh sách khách nợ. Làm theo thứ tự này, mỗi bước ghi ra một câu kết luận ngắn trước khi sang bước sau:

1. Vẽ doanh thu theo tuần (không theo ngày) của sáu tháng. Xác định doanh thu bắt đầu đi xuống từ tuần nào, giảm đều hay giảm đột ngột.
2. Tìm xem tuần đó có gì thay đổi: giờ mở cửa, giá bán, một nhân viên nghỉ, đường trước tiệm sửa, một tiệm cùng loại mở gần, mùa vụ. Ghi mọi khả năng, chưa kết luận.
3. Tách doanh thu thành ba thừa số như bảng trên và xem thừa số nào giảm.
4. Đặt từng dòng chi phí cạnh trung bình trước đó, khoanh những dòng lệch.
5. Tính số ngày hàng tồn và tổng khách nợ hiện tại so với ba tháng trước.
6. Viết ra một hoặc hai “chỗ hở” có bằng chứng nhất, và một việc nhỏ để kiểm tra mỗi chỗ trong hai tuần tới.

Bước sáu quan trọng hơn cả: chẩn đoán chỉ có giá trị khi dẫn tới một việc thử nhỏ có thể đo lại. Ví dụ, nếu nghi khách quen thưa đi vì tiệm mở cửa trễ hơn, thử mở sớm ba mươi phút trong hai tuần và đếm lại số lần mua của khách quen.

Ví dụ giả định: một xưởng in áo nhỏ đọc ba nhóm số

Một xưởng in áo thun theo đơn, ba người làm, thấy tiền mặt cuối tháng giảm dần suốt một quý. Cảm giác chung là “đơn ít đi”. Khi đọc lại sổ, doanh thu theo tuần thực ra chỉ giảm nhẹ, khoảng một phần mười, và phần giảm nằm gọn ở các đơn lẻ của khách cá nhân; đơn của trường học và công ty vẫn đều.

Nhóm chi phí cho thấy hai dòng lệch. Tiền mực và áo trơn tăng nhanh hơn doanh thu, vì xưởng chuyển sang loại áo dày hơn mà chưa tăng giá bán tương ứng. Phí giao hàng tăng gấp rưỡi, vì xưởng bắt đầu nhận giao miễn phí cho đơn lẻ để giữ khách.

Nhóm dòng tiền mới là chỗ hở lớn nhất. Tổng tiền các trường và công ty còn nợ đã tăng từ khoảng mười triệu lên gần bốn mươi triệu, vì xưởng nhận thêm hai khách mới trả sau ba mươi ngày, trong khi trước đây khách thường trả khi nhận hàng. Bán không ít đi bao nhiêu, nhưng tiền nằm ở người khác.

Ba kết luận rút ra cụ thể: tính lại giá cho loại áo dày, bỏ giao miễn phí cho đơn dưới một mức nhất định, và thoả thuận lại hạn trả với hai khách mới hoặc thu trước một phần. Mỗi việc đo lại được sau một tháng. Nếu chỉ dựa vào cảm giác “đơn ít đi”, xưởng có lẽ đã chạy khuyến mãi, tức là làm cả ba chỗ hở rộng thêm.

Những cách đọc số dễ làm mình kết luận sai

Lúc đang lo, người ta dễ thấy điều mình sợ trong con số. Vài cái bẫy hay gặp:

• Phán từ một tuần. Một tuần mưa bão, một tuần lễ dài, một tuần đầu tháng lương chậm có thể kéo doanh thu xuống mà không nói gì về xu hướng. Dùng trung bình bốn tuần để nhìn hướng đi.
• So với tháng đẹp nhất. Lấy tháng Tết hay tháng khai trương làm mốc thì tháng nào cũng là “sụt”. So với cùng kỳ năm trước nếu có, hoặc với trung bình nhiều tháng.
• Đổi cách đếm giữa chừng. Tháng trước tính doanh thu gồm cả tiền cọc, tháng này không tính; phép so đã hỏng trước khi bắt đầu.
• Đổ hết cho một nguyên nhân bên ngoài. “Kinh tế khó” có thể đúng, nhưng nếu tiệm cạnh vẫn đông thì chỗ hở có phần ở bên trong.
• Chỉ nhìn doanh thu, quên lãi. Một chương trình giảm giá có thể kéo doanh thu lên mà làm lãi mỏng đi, tháng sau còn khó hơn.

Những điều con số không nói thay được

Con số chỉ ra chỗ hở, nhưng không cho biết nên làm gì tiếp: sửa, thu nhỏ, đổi mặt hàng, hay dừng. Những quyết định đó còn phụ thuộc vào sức khoẻ và thời gian của người chủ, vào tiền đệm của gia đình, vào việc còn muốn làm nghề này nữa không. Phần chuẩn bị mở tiệm, mặt bằng, giấy tờ, thuế của hộ kinh doanh là những chủ đề riêng, cần đọc kỹ và kiểm theo quy định hiện hành.

Nếu chẩn đoán cho thấy tiệm đang phải vay thêm để trả chi phí cố định, nên dừng lại tính kỹ trước khi vay: tổng tiền phải trả, khả năng trả khi doanh thu chưa hồi, và điều gì xảy ra nếu không hồi. Tuyệt đối tránh vay nóng, vay qua ứng dụng không rõ nguồn gốc để cầm cự; những khoản đó thường biến một tháng khó thành nhiều năm khó.

Cuối cùng, một chuỗi tháng kinh doanh đi xuống là áp lực thật lên người chủ và cả nhà. Khi lo âu kéo dài, mất ngủ nhiều tuần, hoặc thấy không còn sức làm gì, hãy nói với người thân và tìm gặp chuyên gia sức khoẻ tinh thần. Con số đọc lúc bình tĩnh luôn đúng hơn con số đọc lúc kiệt sức.

Câu hỏi thường gặp

Doanh thu giảm bao nhiêu thì nên lo?

Không có ngưỡng chung. Đáng chú ý hơn mức giảm là độ dài: trung bình bốn tuần đi xuống liên tục hai, ba tháng là tín hiệu cần chẩn đoán, dù mức giảm nhỏ. Một tuần giảm mạnh rồi hồi lại thường chỉ là nhiễu do thời tiết, lễ, hay lịch lương của khách.

Không có phần mềm bán hàng thì đếm số khách thế nào?

Chọn một tuần mẫu mỗi tháng, đếm số đơn mỗi ngày bằng vạch kiểm trên giấy. Với khách quen, có thể ghi tên hoặc đặc điểm dễ nhớ. Con số không cần chính xác tuyệt đối; chỉ cần mỗi kỳ đếm cùng một cách để so được với nhau.

Có nên giảm giá ngay khi doanh thu giảm?

Chỉ khi chẩn đoán cho thấy giá là vấn đề, chẳng hạn khách nói thẳng hoặc tiệm cùng loại gần đó bán rẻ hơn rõ rệt. Giảm giá khi chỗ hở là giờ mở cửa hay chất lượng thì vừa không kéo khách lại, vừa làm lãi mỏng đi, khiến tháng sau càng khó.

Số ngày hàng tồn bao nhiêu là ổn?

Mỗi loại hàng mỗi khác: đồ tươi tính bằng ngày, đồ khô có thể vài tuần, đồ thời trang theo mùa. Mốc đáng dùng nhất là chính số của tiệm mình vài tháng trước. Con số tăng dần mà doanh thu không tăng nghĩa là tiền đang bị khoá thêm trong hàng.

Khi nào nên nhờ người ngoài xem số liệu?

Khi đã làm chẩn đoán mà vẫn không thấy chỗ hở, hoặc khi phải ra quyết định lớn như vay, đóng điểm, sang nhượng. Một người làm kế toán, một người cùng nghề có kinh nghiệm thường nhìn ra điều chủ tiệm quen mắt bỏ qua. Mang theo sổ sách sáu tháng để họ đọc được.

Đọc số liệu xong thấy tiệm lỗ thật thì sao?

Lỗ trên sổ là thông tin, không phải bản án. Tiếp theo là tính tiệm lỗ vì doanh thu, vì chi phí cố định quá cao hay vì chủ lấy ra quá nhiều, rồi thử một thay đổi nhỏ có đo lại. Quyết định dừng hay tiếp nên làm khi bình tĩnh, có người thân cùng nhìn số.