Với người tự kinh doanh, tài chính cá nhân bắt đầu bằng một việc: tách tiền nhà khỏi tiền tiệm, rồi chỉ cho tiền đi qua giữa hai bên bằng một đường duy nhất có ghi sổ. Khi hai túi tiền còn trộn lẫn, mọi con số đều sai: không biết tiệm lời thật bao nhiêu, không biết nhà tiêu bao nhiêu, và tháng nào hụt cũng không biết hụt ở bên nào.
Bài này không bàn chuyện mở rộng hay chia tiền lời để làm lớn; đó là chuyện của người đã có số liệu sạch. Ở đây chỉ dựng cái nền: hai tài khoản và một ví tiền mặt, một sổ chuyển tiền một trang, cách ghi những khoản dễ lẫn nhất (hàng lấy dùng, điện nước chung, xe dùng chung, người nhà phụ bán), và ba con số kiểm lại vào cuối mỗi tháng. Mọi số tiền trong bài là ví dụ giả định.
Tiền trộn lẫn làm sai những con số nào
Lãi của tiệm bị thổi phồng hoặc bị giấu. Khi tiền chợ, học phí của con, tiền xăng đi chơi cùng rút từ két tiệm, tiền còn lại cuối tháng nhìn như “tiệm lỗ”. Ngược lại, khi tiền nhà âm thầm bù tiền hàng, tiệm trông như có lãi trong khi thực ra đang sống nhờ lương của người kia.
Chi tiêu gia đình biến mất khỏi tầm mắt. Nhà rút tiền lẻ mỗi ngày từ quầy thì không ai cộng lại. Một gia đình có thể nghĩ mình chi khoảng mười triệu một tháng, đến khi tách ra mới thấy con số thật gần mười lăm triệu (ví dụ giả định).
Không biết tháng hụt là do đâu. Tiền mặt ít đi có thể vì bán chậm, vì nhập hàng lô lớn, hoặc vì nhà vừa đóng tiền sửa xe. Ba nguyên nhân cần ba cách xử lý khác hẳn nhau, mà khi trộn lẫn thì chỉ thấy một kết luận mơ hồ là “dạo này kẹt”.
Khó nói chuyện tiền trong nhà. Vợ chồng tranh luận “tiệm có nuôi nổi nhà không” mà không ai có con số để đặt lên bàn. Tách tiền không giải quyết bất đồng, nhưng chuyển cuộc nói chuyện từ cảm giác sang số liệu.
Dựng hệ thống: hai tài khoản, một ví tiền mặt, một đường chuyển
Không cần phần mềm. Cần ba chỗ chứa tiền tách bạch và một quy tắc duy nhất cho việc tiền đi từ tiệm sang nhà.
- Tài khoản của tiệm: mọi tiền khách chuyển khoản, tiền bán qua sàn, tiền thu từ đối tác về đây; mọi tiền nhập hàng, tiền mặt bằng, điện nước của tiệm trả từ đây. Không trả học phí, không mua đồ gia đình bằng tài khoản này.
- Két tiền mặt của tiệm: chỉ để thu và thối tiền cho khách, tiêu những khoản lặt vặt của tiệm có ghi. Cuối ngày đếm, phần vượt mức tiền lẻ cần giữ thì nộp vào tài khoản tiệm, hai hay ba ngày một lần là được.
- Tài khoản của nhà: nhận “lương” từ tiệm và các thu nhập khác của gia đình; mọi chi tiêu sinh hoạt đi ra từ đây.
- Một đường chuyển duy nhất: tiền từ tiệm sang nhà chỉ đi bằng một lệnh chuyển khoản vào một hoặc hai ngày cố định trong tháng, kèm một dòng trong sổ chuyển. Rút tiền mặt từ két mang về nhà cũng phải ghi như một lần chuyển.
- Đường ngược lại cũng ghi: khi nhà bỏ tiền vào tiệm (bù tiền hàng, sửa tủ đông), ghi là khoản nhà cho tiệm mượn, có ngày, số tiền, khi nào trả. Đây là chỗ hay bị quên nhất.
Tuần đầu sẽ thấy vướng vì thói quen thò tay vào két. Cách đơn giản là để trong ví nhà một khoản tiền mặt đủ tiêu cả tuần, để không còn lý do mở két tiệm cho việc nhà.
Mẫu sổ chuyển tiền giữa nhà và tiệm
Sổ chuyển tiền là trang duy nhất ghi mọi lần tiền đi qua ranh giới. Một trang giấy kẻ năm cột là đủ cho cả tháng. Ví dụ giả định một tiệm tạp hoá nhỏ trong tháng ba:
| Ngày | Chiều | Số tiền | Lý do | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| 01/3 | Tiệm → nhà | 9 triệu | Lương tự trả nửa đầu tháng | Chuyển khoản |
| 06/3 | Tiệm → nhà | 0,8 triệu | Hàng lấy dùng tuần 1 (gạo, dầu ăn, sữa) | Ghi theo giá vốn |
| 11/3 | Nhà → tiệm | 5 triệu | Bù tiền nhập hàng Tết đến sớm | Tiệm trả lại trước 30/4 |
| 15/3 | Tiệm → nhà | 9 triệu | Lương tự trả nửa cuối tháng | Chuyển khoản |
| 22/3 | Tiệm → nhà | 0,3 triệu | Rút tiền mặt két mang về | Đi đám cưới, quên mang ví |
| 31/3 | Tổng | Tiệm → nhà 19,1 triệu; nhà → tiệm 5 triệu | Còn nợ nhà 5 triệu |
Dòng cuối là thứ đáng nhìn nhất: tháng này nhà thực sự lấy từ tiệm bao nhiêu, và tiệm đang nợ nhà bao nhiêu. Nếu cột “lý do” xuất hiện quá nhiều lần rút tiền mặt lặt vặt, đó là dấu hiệu đường chuyển duy nhất chưa được giữ.
Những khoản dễ lẫn nhất và một cách ghi nhất quán
Không có cách ghi duy nhất đúng; điều quan trọng là chọn một cách, viết ra, và dùng nó suốt năm. Đổi cách ghi giữa chừng là tự làm hỏng mọi phép so sánh tháng này với tháng trước.
| Khoản | Vì sao dễ lẫn | Cách ghi gợi ý |
|---|---|---|
| Hàng trong tiệm lấy về nhà dùng | Không ai trả tiền, hàng chỉ “biến mất” | Ghi sổ theo giá vốn mỗi tuần, tính là tiệm chuyển cho nhà |
| Điện, nước khi tiệm ở ngay trong nhà | Một đồng hồ cho cả hai | Ước tỷ lệ theo thiết bị (tủ mát, đèn biển) rồi giữ cố định cả năm |
| Xe máy dùng cả giao hàng lẫn đưa con đi học | Xăng, sửa xe trả lẫn lộn | Chọn tỷ lệ theo số ngày giao hàng, hoặc ghi xăng giao hàng riêng |
| Điện thoại, gói cước | Vừa nhận đơn vừa gọi việc nhà | Tiệm trả một phần cố định mỗi tháng |
| Người nhà phụ bán | Không ai trả công | Ghi giờ phụ; ít nhất biết tiệm đang dùng bao nhiêu công không trả tiền |
| Nhà cho tiệm mượn tiền | Nghĩ là “tiền của mình cả” | Ghi khoản mượn, có hạn trả, tiệm trả lại như trả nợ |
Khoản người nhà phụ bán thường bị bỏ qua vì không có tiền đi ra. Nhưng nếu tiệm chỉ có lãi nhờ ba buổi tối mỗi tuần của một người không lấy lương, con số lãi đó cần được đọc kèm chú thích.
Tháng đầu tiên: bốn tuần chuyển sang cách làm mới
Đổi cùng lúc mọi thứ thường làm người bán hàng bỏ cuộc sau vài ngày. Chia việc ra bốn tuần, mỗi tuần thêm một thói quen:
- Tuần một: chỉ ghi. Chưa đổi gì trong cách lấy tiền, nhưng mỗi lần lấy tiền từ két hay tài khoản tiệm cho việc nhà, ghi một dòng vào sổ. Cuối tuần cộng lại; con số này thường làm cả nhà bất ngờ.
- Tuần hai: mở hoặc chọn tài khoản riêng cho tiệm, đổi thông tin nhận chuyển khoản ở quầy sang tài khoản đó. Tiền nhà ra vào tài khoản cũ.
- Tuần ba: đặt mức tiền mặt cố định cho két (đủ thối tiền cả ngày), phần dư nộp vào tài khoản tiệm. Để ví nhà có sẵn tiền tiêu tuần.
- Tuần bốn: trả lần lương tự trả đầu tiên bằng một lệnh chuyển khoản, ghi sổ, và từ đây ngừng mọi lần rút lẻ không ghi.
Hết bốn tuần, mở sổ ra so tuần một với tuần bốn: số dòng rút lẻ giảm bao nhiêu, tổng tiền nhà lấy từ tiệm là bao nhiêu. Đó là thước đo đơn giản nhất cho biết hệ thống đã chạy hay chưa. Nếu tuần nào đó lại rút lẻ nhiều, không cần tự trách; chỉ cần ghi đủ, vì một dòng ghi sai vẫn tốt hơn một lần rút không ai biết.
Tự trả lương: một con số cố định vào một ngày cố định
Khi tiền đã tách, câu hỏi tiếp theo là nhà được lấy bao nhiêu. Cách làm dễ giữ nhất là tự trả cho mình một khoản lương cố định, chia làm một hoặc hai lần trong tháng, giống người đi làm công. Lương này trả cả khi tháng bán chậm, và không tăng ngay khi tháng bán chạy; phần chênh lệch nằm lại trong tiệm làm đệm.
Mức lương bắt đầu nên thấp hơn mức lãi trung bình của tiệm trong vài tháng gần nhất, để những tháng kém vẫn trả được. Chủ tiệm chưa có số liệu thì có thể khởi đầu bằng mức đủ trả chi tiêu thiết yếu của nhà, ghi lại ba tháng, rồi điều chỉnh. Cách tính mức lương từ dữ liệu một năm và lịch xem lại theo quý được viết riêng trong bài về lương tự trả của cùng chuyên mục.
Điều cần tránh là “lương co giãn”: tháng nào nhà cần bao nhiêu thì rút bấy nhiêu. Kiểu đó khiến sổ chuyển tiền đầy những dòng lẻ tẻ và đưa mọi thứ về lại tình trạng trộn lẫn ban đầu, chỉ khác là có thêm một tài khoản.
Ba con số kiểm mỗi tháng sau khi đã tách
Cuối tháng, ngồi mười lăm phút với sổ chuyển tiền và sao kê hai tài khoản. Chỉ cần ghi ra ba con số vào một dòng trong sổ năm:
- Lãi tạm của tiệm trước lương chủ: tiền vào tài khoản và két của tiệm trừ tiền ra cho hàng hoá, mặt bằng, điện nước, công nhân viên. Lấy số dư đầu và cuối tháng của tiệm, cộng lại phần đã chuyển sang nhà, sẽ ra con số gần đúng.
- Tổng tiền nhà nhận từ tiệm: lương tự trả cộng hàng lấy dùng cộng tiền mặt rút. Nếu con số này lớn hơn lãi tạm của tiệm nhiều tháng liền, tiệm đang tự ăn vào vốn hàng.
- Khoản tiệm còn nợ nhà: tổng tiền nhà cho tiệm mượn chưa trả. Con số này tăng đều là tín hiệu sớm rằng tiệm đang sống nhờ thu nhập khác của gia đình.
Ba con số ghi liên tục mười hai tháng sẽ cho một bức tranh mà không bảng cân đối nào thay được: tiệm có thực sự nuôi được nhà không, và nuôi được ở mức nào.
Giới hạn của việc tách tiền
Tách tiền nhà và tiền tiệm là quản lý tiền cá nhân, không phải sổ sách kế toán hay kê khai thuế. Hộ kinh doanh có nghĩa vụ thuế và sổ sách riêng, phụ thuộc quy mô và cách nộp thuế đang áp dụng; phần đó cần kiểm theo quy định hiện hành hoặc hỏi người làm kế toán, thuế có chuyên môn. Một tài khoản riêng cho tiệm giúp việc đối chiếu sau này dễ hơn, nhưng không tự động làm cho hồ sơ thuế đầy đủ.
Một giới hạn khác là chính con số. Sổ chuyển tiền cho biết tiền đi đâu, không cho biết tiệm có đáng giữ hay không, cũng không đo được công sức và sức khoẻ người đứng quầy. Nếu việc ghi chép làm cả nhà căng thẳng hơn, hãy giảm xuống mức tối thiểu: chỉ giữ đường chuyển duy nhất và dòng tổng cuối tháng. Một hệ thống thô mà giữ được nhiều năm có ích hơn một hệ thống chi tiết bị bỏ sau hai tháng.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm nhỏ bán chủ yếu tiền mặt có cần mở tài khoản riêng không?
Không bắt buộc ngay, nhưng nên có. Tiền mặt có thể giữ trong một két riêng và một phong bì riêng cho tiệm, miễn là có sổ chuyển tiền. Khi khách chuyển khoản nhiều lên, một tài khoản riêng giúp tách sao kê của tiệm khỏi chi tiêu gia đình, đối chiếu cuối tháng nhanh hơn nhiều.
Hàng lấy về nhà dùng nên tính theo giá vốn hay giá bán?
Với mục đích quản lý tiền gia đình, tính theo giá vốn là hợp lý vì đó là số tiền tiệm thật sự đã bỏ ra. Quan trọng hơn là giữ một cách tính suốt năm. Nếu cần cho mục đích sổ sách thuế, hãy hỏi người làm kế toán vì quy định có thể khác.
Vợ chồng cùng đứng tiệm thì trả lương cho ai?
Có thể trả một khoản chung về tài khoản nhà, hoặc tách hai khoản nếu mỗi người muốn có tiền riêng. Điều quan trọng là tổng tiền tiệm chuyển cho nhà được ghi rõ và hai người thống nhất mức đó trước, không phải mỗi người tự rút khi cần.
Tháng tiệm lỗ thì có trả lương cho mình không?
Nếu tiệm còn tiền đệm thì vẫn trả mức lương đã định, vì đó chính là mục đích của đệm. Nếu đệm đã cạn và tiệm phải vay nhà mới trả được, đó là tín hiệu cần xem lại mức lương hoặc xem lại cả việc kinh doanh, không nên rút thêm để che đi con số.
Có cần phần mềm quản lý bán hàng để tách tiền không?
Không. Phần mềm giúp theo dõi hàng và doanh thu, nhưng việc tách tiền nhà và tiền tiệm là quy tắc của người chủ. Hai tài khoản, một két và một trang sổ chuyển tiền đã đủ cho phần lớn tiệm nhỏ; phần mềm chỉ có ích khi quy tắc này đã được giữ.