Phần lớn OKR cá nhân hỏng không phải vì người đặt thiếu quyết tâm, mà vì một vài lỗi khi viết: Kết quả then chốt thực chất là danh sách việc cần làm, quá nhiều Mục tiêu cùng lúc, không có mốc xuất phát, và không có ai, kể cả chính mình, xem lại sau tuần đầu. Những lỗi này nhìn ra được ngay từ bản nháp nếu biết tìm.
Bài này liệt kê tám lỗi hay gặp nhất khi một người tự đặt OKR, mỗi lỗi kèm dấu hiệu nhận biết, lý do nó làm hỏng OKR, và một bản sửa cụ thể. Cuối bài là một bộ OKR "trước và sau" để thấy cả tám chỗ sửa trên cùng một ví dụ.
Lỗi 1: Kết quả then chốt là việc cần làm
Dấu hiệu. KR bắt đầu bằng động từ chỉ hành động: "học", "đọc", "tập", "gọi", "viết", kèm số lần. "Đọc 4 cuốn sách", "tập gym 12 buổi", "học tiếng Anh 3 buổi mỗi tuần".
Vì sao hỏng. Làm đủ việc không có nghĩa là mục tiêu tiến. Bạn có thể đọc 4 cuốn mà không nhớ gì, tập 12 buổi mà sai cách. KR dạng việc cần làm biến OKR thành danh sách đánh dấu, mất đi phần quan trọng nhất là kiểm tra cách làm có đúng không.
Cách sửa. Hỏi "làm việc này để thay đổi điều gì" và đo điều đó. "Tập gym 12 buổi" thành "số lần chống đẩy liên tục từ 8 lên 20". Việc cần làm chuyển sang kế hoạch tuần, hoặc thành chỉ số dẫn dắt theo dõi riêng.
Ví dụ giả định. Một người muốn đọc tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh nhanh hơn viết KR "học 60 từ vựng mỗi tuần". Sau khi sửa: "thời gian đọc hiểu một bài báo chuyên ngành dài khoảng hai trang, từ 50 phút xuống 25 phút, đo bằng một bài mới mỗi tháng". Sáu mươi từ mỗi tuần vẫn có thể là việc làm hằng tuần, nhưng giờ nó phải chứng minh tác dụng qua con số thời gian đọc.
Lỗi 2 và 3: quá nhiều mục tiêu, quá nhiều KR
Dấu hiệu. Bộ OKR quý có từ ba mục tiêu trở lên, hoặc một mục tiêu có năm, sáu KR. Thường gặp ở quý đầu năm hoặc ngay sau khi đọc một cuốn sách hay.
Vì sao hỏng. Thời gian rảnh của một người đi làm có hạn, thường chỉ vài giờ mỗi tuần sau công việc và gia đình. Chia cho ba mục tiêu, mỗi mục tiêu chỉ còn chút ít, không đủ để tiến rõ. Cuối quý, mọi KR đều 0,3, và bạn kết luận OKR không hợp với mình.
Cách sửa. Một mục tiêu, nhiều nhất hai, thuộc hai mảng khác nhau. Mỗi mục tiêu hai đến bốn KR. Những mục tiêu còn lại ghi vào danh sách chờ cho quý sau, để không mất mà cũng không chiếm chỗ.
Một phép tính kiểm nhanh. Cộng số giờ mỗi tuần mà từng mục tiêu cần, ước thật lòng. Ví dụ giả định: học chứng chỉ 5 giờ, tập luyện 3 giờ, dự án phụ 6 giờ, tổng 14 giờ. Rồi nhìn lịch xem mỗi tuần thật sự còn trống bao nhiêu giờ sau giờ làm, việc nhà, đưa đón con và ngủ đủ. Nếu chỉ còn 7 giờ, một nửa bộ OKR đã trượt trước khi quý bắt đầu.
Lỗi 4: không có mốc xuất phát
Dấu hiệu. KR chỉ có mức đích: "tiết kiệm 15% thu nhập", "ngủ trước 23 giờ 5 đêm mỗi tuần", mà không ghi hiện tại đang ở đâu.
Vì sao hỏng. Không biết điểm xuất phát thì không biết đích xa hay gần, không chấm được điểm cuối quý, và dễ tự lừa mình. Một người đang tiết kiệm 13% đặt đích 15% là OKR cam kết nhẹ; một người đang tiết kiệm 0% đặt đích 15% là OKR rất tham vọng. Hai OKR trông giống nhau trên giấy nhưng hoàn toàn khác.
Cách sửa. Ghi mốc cho mọi KR. Chưa có số thì dành hai tuần trước quý để đo, hoặc dùng dữ liệu cũ như sao kê, lịch sử ứng dụng. Nếu không có cách nào, ghi mốc ở tuần đầu và chú thích rằng mốc này chưa chuẩn.
Một lợi ích ít ai nghĩ tới. Đo mốc đôi khi cho thấy vấn đề không như mình tưởng. Một người định đặt KR giảm tiền ăn ngoài, đo hai tuần mới thấy khoản đó không lớn, còn khoản lớn là các gói dịch vụ tự gia hạn đã quên. OKR viết sau khi có mốc nhắm đúng chỗ hơn hẳn OKR viết theo cảm giác.
Lỗi 5 và 6: KR không đo được, KR đo được nhưng không ai đo
Dấu hiệu lỗi 5. KR có chữ "tốt hơn", "nhiều hơn", "cải thiện", "nâng cao" mà không có con số. "Cải thiện kỹ năng thuyết trình." Đây thực chất là một mục tiêu viết sai chỗ.
Dấu hiệu lỗi 6. KR có con số nhưng không ai biết lấy số ở đâu. "Mức độ hài lòng của khách hàng tăng 20%" trong khi bạn không có khảo sát nào. Cuối quý, con số được điền theo cảm giác.
Cách sửa. Với mỗi KR, viết thêm một cột "cách đo": đo ở đâu, ai đo, bao lâu một lần. Nếu không viết được cột này, đổi KR sang thứ đo được, hoặc dùng thang tự chấm có mô tả từng mức cho những thứ khó đếm.
Ví dụ giả định. KR "cải thiện kỹ năng thuyết trình" sửa thành hai KR: "số lần thuyết trình trước nhóm mà không cần nhìn ghi chú quá ba lần" (đếm sau mỗi buổi), và "số câu hỏi thật sự về nội dung từ người nghe" (ghi ngay cuối buổi). Cả hai đều đo được bằng một tờ giấy nhỏ, không cần khảo sát hay công cụ gì.
Lỗi 7 và 8: không xem lại, và đặt rồi quên vì không có nhịp
Dấu hiệu. Bộ OKR được viết cẩn thận đầu quý, dán lên tường hoặc lưu trong điện thoại, rồi không mở lại cho tới cuối quý. Hoặc có ý định kiểm hằng tuần nhưng không chọn giờ cố định, nên tuần nào bận là bỏ.
Vì sao hỏng. OKR có tác dụng nhờ những lần chỉnh hướng giữa quý. Không xem lại thì không chỉnh được, và cuối quý chỉ còn là một lần chấm điểm cho điều đã qua. Theo những gì Doerr mô tả, chính các buổi kiểm thường xuyên là phần giữ OKR sống trong các tổ chức dùng nó.
Cách sửa. Chọn một thời điểm cố định mỗi tuần, ghi vào lịch như một cuộc hẹn. Hai mươi phút: cập nhật số, chấm độ tự tin, chọn một đến ba việc cho tuần tới. Nếu thường quên, hẹn với một người bạn để mỗi tuần nhắn cho nhau ba dòng.
Một bộ OKR trước và sau khi sửa
Ví dụ giả định của anh Long, 28 tuổi, nhân viên kinh doanh ở Quảng Ninh. Bản nháp đầu tiên mắc gần đủ tám lỗi:
| Bản nháp | Lỗi | Bản đã sửa |
|---|---|---|
| O1: Phát triển bản thân | Mục tiêu quá chung | O: Tự tin thuyết trình giải pháp cho khách hàng doanh nghiệp |
| KR: Đọc 5 cuốn sách kỹ năng | Việc cần làm | KR1: Số buổi thuyết trình trực tiếp tự đứng chính, mốc 0, đích 4 |
| KR: Cải thiện thuyết trình | Không đo được | KR2: Tỷ lệ buổi thuyết trình khách đặt lịch hẹn tiếp, mốc chưa có, đích 50% |
| KR: Tập gym 3 buổi mỗi tuần | Lẫn mảng khác, việc cần làm | Chuyển sang danh sách quý sau hoặc mục tiêu sức khoẻ riêng |
| O2: Tiết kiệm | Không mốc, không đích | Để quý sau |
| O3: Học tiếng Trung | Quá nhiều mục tiêu | Để quý sau |
| KR: Khách hàng hài lòng hơn 20% | Không có cách đo | KR3: Mức tự tin trước buổi thuyết trình, thang 1–4, mốc 4, đích 2 |
| (không ghi) | Không nhịp kiểm | Kiểm 20 phút tối Chủ nhật, nhắn ba dòng cho bạn cùng nhóm |
Bản sửa có ít thứ hơn nhiều: một mục tiêu, ba KR, một nhịp kiểm. Hai mục tiêu bị dời không mất đi, chỉ chờ tới lượt. Anh Long cũng không bỏ việc đọc sách kỹ năng; nó trở thành một việc cần làm trong kế hoạch tuần phục vụ KR1, không còn đứng giả làm kết quả.
Rà bản nháp OKR trong mười phút
Trước ngày đầu quý, đọc bản nháp theo đúng thứ tự dưới đây. Mỗi bước nhắm vào một hai lỗi ở trên:
- Đếm số mục tiêu và số KR. Quá hai mục tiêu hoặc quá bốn KR mỗi mục tiêu thì cắt trước, rồi mới đọc tiếp.
- Gạch dưới động từ đầu mỗi KR. Động từ chỉ hành động như học, đọc, tập, gọi là dấu hiệu KR đang là việc cần làm.
- Kiểm mỗi KR có đủ ba ô: mốc, đích, cách đo. Ô nào trống thì điền hoặc đổi KR.
- Tìm chữ mơ hồ: tốt hơn, nhiều hơn, cải thiện, nâng cao, phát triển. Chúng không được nằm trong KR.
- Ghi giờ kiểm hằng tuần vào lịch ngay lúc này, không để "tuần sau tính".
Mười phút rà này thường cắt bỏ được nhiều hơn là thêm vào. Một bản nháp sau khi rà còn ngắn hơn một nửa là chuyện bình thường, và thường là dấu hiệu tốt.
Lỗi không nằm trên giấy: đặt OKR vì nghĩ mình nên có
Có một lỗi không nhìn thấy trên bản nháp: đặt OKR vì nghĩ một người nghiêm túc thì nên có OKR, chứ không vì có điều gì thật sự muốn thay đổi. Bộ OKR loại này thường rất đúng kỹ thuật, có mốc, có đích, có cách đo, nhưng người viết không thấy hứng thú khi đọc lại. Sau vài tuần, nó bị bỏ một cách lặng lẽ.
Phép thử: đọc to mục tiêu, nếu cảm giác là "nên" hơn là "muốn", hãy dừng lại hỏi điều gì trong quý tới mình thật sự muốn khác đi. Đôi khi câu trả lời là không có gì cần OKR, mọi thứ đang đủ ổn. Đó cũng là một câu trả lời tốt. OKR là công cụ cho lúc muốn thay đổi, không phải nghĩa vụ mỗi quý.
Ngược lại, một bộ OKR còn vài chỗ vụng về kỹ thuật nhưng nhắm vào điều bạn thật sự muốn thường sống tới cuối quý, vì bạn sẽ tự sửa nó qua các buổi kiểm tuần.
Việc chọn điều gì đáng theo đuổi dài hạn là một chủ đề riêng; ở đây chỉ cần nhớ rằng một bộ OKR hoàn hảo về kỹ thuật vẫn vô dụng nếu bạn không quan tâm tới nó.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết KR của mình là việc cần làm hay kết quả?
Tự hỏi: nếu làm đủ việc này mà mục tiêu không tiến thì có thể xảy ra không? Nếu có, đó là việc cần làm. Kết quả là thứ mà khi đạt, mục tiêu chắc chắn đã tiến. "Tập 12 buổi" có thể không làm bạn khoẻ hơn; "chạy liên tục 20 phút" thì đã là khoẻ hơn.
Có khi nào KR dạng việc cần làm là chấp nhận được không?
Có, khi bạn chưa biết đo kết quả bằng gì và đang ở giai đoạn đầu. Khi đó coi nó là tạm thời, và đặt thêm một việc trong quý là tìm thước đo kết quả. Cũng chấp nhận được khi việc đó gần như trùng với kết quả, như nộp hồ sơ đúng hạn.
Nếu đã lỡ đặt quá nhiều mục tiêu, giữa quý có nên bỏ bớt không?
Nên, và càng sớm càng tốt. Chọn mục tiêu quan trọng nhất, chuyển các mục tiêu khác sang danh sách chờ, ghi lại ngày bỏ và lý do. Một mục tiêu đạt 0,7 có giá trị hơn ba mục tiêu cùng 0,2.
Có cần nhờ người khác đọc bản nháp OKR không?
Rất nên. Người ngoài dễ thấy những chỗ mơ hồ hoặc KR dạng việc cần làm mà người viết bỏ qua. Không cần người đó biết OKR; chỉ cần hỏi họ: đọc xong có biết cuối quý mình kiểm tra thế nào không?
Lỗi nào phổ biến nhất?
Theo kinh nghiệm của nhiều người thực hành OKR, KR dạng việc cần làm và quá nhiều mục tiêu là hai lỗi gặp thường xuyên nhất ở người mới. Sửa được hai lỗi này, phần lớn bộ OKR cá nhân đã dùng được.
Sửa xong rồi mà vẫn thấy OKR nặng nề thì sao?
Có thể bạn đang ở giai đoạn không cần OKR, hoặc đang đặt quá nhiều kỳ vọng vào một quý. Thử giảm xuống một mục tiêu với hai KR, hoặc nghỉ OKR một quý và chỉ theo dõi một hai con số đơn giản.