Một bộ OKR cá nhân gồm một Mục tiêu (O) viết thành câu có hướng, đủ để bạn muốn theo đuổi trong một quý, và hai đến bốn Kết quả then chốt (KR), mỗi KR là một con số đo được cho biết Mục tiêu đã đạt tới đâu. Mục tiêu trả lời "mình muốn đi về đâu"; KR trả lời "làm sao biết mình đã tới". KR không phải danh sách việc cần làm.
OKR xuất phát từ cách quản trị của Andrew Grove ở Intel, được ông mô tả trong High Output Management (1983), rồi được John Doerr phổ biến qua Measure What Matters (2018). Bài này không bàn OKR là gì hay khác KPI ra sao, mà đi thẳng vào việc một người ngồi viết OKR cho quý tới: năm bước biến ý muốn thành câu chữ, cách sửa một bản nháp yếu, và một bộ OKR mẫu hoàn chỉnh.
Mục tiêu: câu có hướng, không phải con số
Mục tiêu tốt cho một người thường có ba đặc điểm. Nó chỉ một hướng thay đổi rõ ràng ("vững vàng hơn khi thuyết trình bằng tiếng Anh", "ra khỏi vòng tiêu hết lương mỗi tháng"). Nó đủ quan trọng để bạn sẵn lòng dành phần lớn thời gian rảnh trong quý cho nó. Và nó gói được trong một quý, tức sau ba tháng có thể thấy khác biệt, dù chưa xong hẳn.
Mục tiêu không cần con số. Con số là việc của KR. Viết "kiếm thêm 5 triệu mỗi tháng" làm mục tiêu thì bạn đã tự giới hạn cách nghĩ về con đường; viết "có một nguồn thu nhập phụ đều đặn từ kỹ năng thiết kế" thì KR có thể đo thu nhập, nhưng cũng có thể đo số khách quay lại, thứ quyết định sự đều đặn.
Một phép thử nhanh: đọc to mục tiêu và hỏi "để làm gì". Nếu câu trả lời là một mục tiêu khác quan trọng hơn, có thể bạn nên viết mục tiêu đó. Nếu câu trả lời là "vì mình muốn vậy" hoặc một giá trị cá nhân, mục tiêu đã đủ sâu. Chọn mục tiêu dài hạn nào để theo đuổi là chủ đề riêng; ở đây giả định bạn đã biết điều mình muốn và chỉ cần viết nó thành OKR cho một quý.
Kết quả then chốt: con số chứng minh mục tiêu đang tiến
Doerr gói cấu trúc OKR trong một câu mẫu, đại ý: sẽ đạt (Mục tiêu), được đo bằng (các Kết quả then chốt). Với người Việt viết cho mình, có thể đọc thành: "Quý này mình muốn (O); mình sẽ biết đã tới khi (KR1), (KR2), (KR3)." Mỗi KR phải có một con số, một mốc xuất phát và một cách đo mà sau ba tháng bạn vẫn đo lại được y như vậy.
Phân biệt KR với việc cần làm là kỹ năng quan trọng nhất. "Học 3 buổi tiếng Anh mỗi tuần" là việc cần làm; "Thuyết trình 5 phút trước nhóm bạn học mà không nhìn giấy, được ít nhất 3 trong 4 người nghe tóm đúng ý chính" là KR. Việc cần làm vẫn cần, nhưng nó nằm ở kế hoạch hằng tuần, không nằm trong OKR. Nếu bạn làm hết mọi việc mà KR không đạt, OKR đang nói thật với bạn rằng cách làm chưa đúng.
Hai đến bốn KR cho một mục tiêu là vừa. Một KR thì dễ bị bóp méo vì không có gì kiểm chéo; năm KR trở lên thì phân tán, và thường có KR trùng ý nhau.
Năm bước viết OKR từ một ý muốn mơ hồ
Ví dụ xuyên suốt: chị Ngân, 29 tuổi, nhân viên kinh doanh ở Hà Nội, có ý muốn "giỏi tiếng Anh hơn cho công việc".
- Viết ý muốn thô, rồi hỏi "trong công việc, giỏi hơn trông như thế nào". Chị Ngân trả lời: tự tin gọi điện cho khách nước ngoài, viết email không phải nhờ người sửa.
- Chọn phần quan trọng nhất cho quý này. Gọi điện là chỗ chị né nhiều nhất, và là chỗ mất khách. Mục tiêu: "Tự tin xử lý cuộc gọi tiếng Anh với khách nước ngoài."
- Với mục tiêu đó, liệt kê mọi bằng chứng có thể quan sát. Số cuộc gọi tự thực hiện; thời gian cuộc gọi trước khi phải nhờ đồng nghiệp; số lần khách hỏi lại vì không hiểu; cảm giác lo trước khi gọi, chấm theo thang.
- Chọn hai đến bốn bằng chứng, gắn mốc xuất phát và mức đích. Mốc xuất phát lấy từ hai tuần ghi chép trước khi bắt đầu quý.
- Đọc lại từng KR với câu "nếu đạt cái này mà mục tiêu không tiến thì sao". Nếu có thể xảy ra, KR đó cần sửa hoặc cần một KR khác kiểm chéo.
Bước năm là bước hay bị bỏ. Chính nó loại những KR kiểu "gọi 30 cuộc" mà không quan tâm cuộc gọi có xong việc hay không.
Bộ OKR mẫu hoàn chỉnh cho một quý
Bộ OKR của chị Ngân sau năm bước. Mốc xuất phát lấy từ hai tuần ghi chép; con số là ví dụ giả định:
| Thành phần | Nội dung | Mốc xuất phát | Mức đích cuối quý | Cách đo |
|---|---|---|---|---|
| O | Tự tin xử lý cuộc gọi tiếng Anh với khách nước ngoài | — | — | — |
| KR1 | Số cuộc gọi tiếng Anh tự thực hiện từ đầu đến cuối mỗi tháng | 1 | 8 | Đánh dấu trong sổ sau mỗi cuộc |
| KR2 | Tỷ lệ cuộc gọi chốt được bước tiếp theo (gửi báo giá, hẹn lịch) mà không cần nhờ người khác | khoảng 30% | 70% | Ghi "có/không" sau mỗi cuộc |
| KR3 | Mức lo trước khi gọi, thang 1–4 có mô tả | 4 (né gọi, nhờ người khác) | 2 (hồi hộp nhưng vẫn gọi đúng giờ) | Tự chấm trước mỗi cuộc, xem trung bình tháng |
Để ý KR3 là một thang tự chấm. Nó đo đúng phần "tự tin" trong mục tiêu, thứ mà KR1 và KR2 chỉ đo gián tiếp. Còn những việc chị sẽ làm (luyện kịch bản, nghe lại cuộc gọi, học cụm từ chuyên ngành) không nằm trong bảng; chúng nằm ở kế hoạch tuần.
Sửa ba bản nháp OKR yếu thường gặp
Nháp: "O: Sống khoẻ hơn. KR: Tập gym 3 buổi mỗi tuần." Vấn đề là KR là việc cần làm, và mục tiêu quá rộng cho một quý. Sửa: "O: Đủ sức chơi thể thao cuối tuần với bạn bè mà không kiệt sức. KR1: chạy liên tục 20 phút (mốc 8 phút). KR2: số tuần có ít nhất một buổi thể thao cùng bạn (mốc 3/12, đích 9/12)." Số buổi gym vẫn có thể là một chỉ số dẫn dắt bạn theo dõi riêng.
Nháp: "O: Tăng thu nhập 30%." Mục tiêu viết bằng con số, và con số thu nhập phụ thuộc nhiều yếu tố ngoài tay trong một quý. Sửa: "O: Có nguồn thu đều từ dạy kèm toán buổi tối. KR1: số học sinh học đều ít nhất 6 tuần (mốc 0, đích 3). KR2: thu nhập từ dạy kèm tháng cuối quý (ví dụ giả định đích 3 triệu). KR3: số phụ huynh tự giới thiệu thêm người (mốc 0, đích 1)."
Nháp: một O với bảy KR. Bảy KR thường là dấu hiệu chưa chọn. Gộp những KR trùng ý, bỏ những KR không thay đổi được trong quý, giữ tối đa bốn. Phần bỏ đi ghi vào danh sách cho quý sau.
Danh sách kiểm trước khi chốt bộ OKR
Trước ngày đầu quý, đọc bộ OKR vừa viết và đánh dấu từng câu. Câu nào chưa đánh dấu được thì sửa bộ OKR trước khi bắt đầu:
- Mục tiêu đọc lên thấy muốn làm, không phải thấy "nên làm".
- Mục tiêu không chứa con số; mọi con số nằm ở KR.
- Mỗi KR có mốc xuất phát, mức đích và cách đo viết rõ.
- Không KR nào là một việc cần làm đội lốt kết quả.
- Nếu đạt hết các KR, mục tiêu chắc chắn đã tiến rõ rệt.
- Có ít nhất một KR khó bị làm đẹp bằng đường tắt.
- Đã biết sẽ kiểm OKR vào thời điểm nào mỗi tuần, và đã ghi giờ đó vào lịch.
- Đã ước lượng số giờ mỗi tuần cần cho OKR này, và số giờ đó có thật trong lịch, không phải lấy từ giấc ngủ.
Câu cuối là câu hay bị bỏ qua. Một bộ OKR cần tám giờ mỗi tuần trong khi lịch chỉ còn trống bốn giờ sẽ hỏng ngay từ tháng đầu, dù câu chữ đẹp tới đâu. Nếu thời gian không đủ, giảm mức đích hoặc bỏ bớt một KR trước khi bắt đầu, đừng hy vọng sẽ "cố gắng thêm".
Một hay hai mục tiêu cho một người trong một quý
OKR ở doanh nghiệp thường có ba đến năm mục tiêu cho một nhóm nhiều người. Một người với công việc chính, gia đình và sức lực có hạn nên bắt đầu bằng một mục tiêu, nhiều nhất là hai. Hai mục tiêu nên thuộc hai mảng khác nhau (một công việc, một đời sống) để không tranh cùng một quỹ thời gian.
Điều này không có nghĩa là các mảng khác bị bỏ mặc. Những việc đang chạy ổn như đi làm đúng giờ, giữ ngân sách tháng, đưa đón con không cần OKR; chúng là phần nền của cuộc sống. OKR dành cho một hai điều bạn muốn thay đổi rõ rệt trong quý này.
Nếu bạn có quá nhiều điều muốn thay đổi cùng lúc, viết tất cả ra một danh sách, chọn một cho quý này, xếp các điều còn lại vào các quý sau. Danh sách đó là bản đồ cả năm của bạn, còn OKR chỉ là chặng hiện tại.
Giới hạn của OKR khi áp cho một người
OKR được thiết kế để giúp nhiều người trong một tổ chức cùng hướng về vài điều quan trọng và minh bạch với nhau. Áp cho một người, phần "cùng hướng" mất đi, phần "minh bạch" chỉ còn với chính mình. Điều còn lại có giá trị là kỷ luật viết rõ điều muốn và đo được bằng con số, cùng nhịp quý và nhịp tuần.
OKR cũng không phải công cụ cho mọi điều. Những mục tiêu kéo dài nhiều năm cần cách chia khác; những thói quen hằng ngày cần cách theo dõi khác. Và khi một quý đầy biến cố như ốm, có con nhỏ, mất việc, một bộ OKR đặt từ trước có thể trở nên vô nghĩa. Lúc đó sửa hoặc tạm dừng OKR là lựa chọn hợp lý, không phải thất bại.
Cuối cùng, đừng để OKR biến thành thêm một nguồn áp lực. Nếu mỗi lần nhìn bảng bạn thấy nặng nề hơn là thấy rõ hơn, hãy giảm số KR, hạ mức đích, hoặc nghỉ một quý.
Câu hỏi thường gặp
OKR cá nhân có cần đúng một quý không?
Không bắt buộc, nhưng quý là độ dài phù hợp cho nhiều người: đủ lâu để thấy thay đổi, đủ ngắn để không quên mục tiêu. Sinh viên có thể dùng nửa học kỳ; người làm theo mùa vụ có thể chọn theo mùa. Điều quan trọng là có ngày bắt đầu và ngày kết thúc rõ ràng.
KR có thể là một việc hoàn thành như "xong khoá học" không?
Có thể, nhưng nên hạn chế. KR dạng có hoặc không cho ít thông tin về mức tiến bộ và dễ biến thành việc cần làm. Nếu khoá học là điều kiện cần, thử hỏi hoàn thành khoá học để đạt điều gì, rồi đo điều đó, như làm được một sản phẩm với kỹ năng vừa học.
Có nên chia sẻ OKR cá nhân với người khác không?
Chia sẻ với một hai người tin cậy giúp bạn giữ nhịp và có người hỏi thăm. Không cần công khai rộng. Với những mục tiêu nhạy cảm như tài chính hay sức khoẻ, chỉ chia sẻ với người cùng liên quan, như vợ chồng khi mục tiêu là dọn nợ chung.
Mốc xuất phát lấy ở đâu khi chưa từng đo?
Dành một đến hai tuần trước khi bắt đầu quý để ghi chép mà chưa cố thay đổi. Nếu không kịp, ghi mốc ở tuần đầu quý và chấp nhận rằng nó đã phần nào chịu tác động của nỗ lực mới. Có mốc không hoàn hảo vẫn hơn không có mốc.
OKR cá nhân khác gì một danh sách mục tiêu năm mới?
Danh sách mục tiêu năm mới thường là những câu mong muốn không có cách đo và không có nhịp kiểm. OKR buộc mỗi mục tiêu đi kèm con số đo được, giới hạn trong một quý, và được nhìn lại hằng tuần. Chính phần đo và phần nhịp làm OKR khác biệt.
Một người có nên viết OKR cho cả công việc và đời sống không?
Có thể, với tối đa hai mục tiêu thuộc hai mảng. Nếu công ty đã có OKR hay KPI cho công việc của bạn, OKR cá nhân có thể chỉ dành cho đời sống, hoặc cho một kỹ năng bạn muốn phát triển mà công ty không đo.