KPI của kế toán viên thường xoay quanh hai trục: đúng hạn (khoá sổ, nộp báo cáo, thanh toán, đối chiếu theo lịch) và chính xác (số lỗi phải sửa, số chứng từ bị trả lại, chênh lệch đối chiếu). Khác với bán hàng, việc kế toán làm tốt thì gần như vô hình; người khác chỉ thấy nó khi có một con số trễ hoặc sai.
Vì vô hình, kế toán viên càng cần tự theo dõi phần việc của mình. Bài này đưa ra cách đọc các chỉ số thường gặp, bảng tự theo dõi hạn chót trong tháng, cách đếm sai sót trung thực mà không tự làm khó mình, và cách ghi lại những việc phòng ngừa giúp tháng sau ít lỗi hơn, thứ mà bảng KPI thường không có cột nào để ghi.
Các chỉ số thường gặp ở vị trí kế toán
Tuỳ quy mô doanh nghiệp và phần hành bạn phụ trách (công nợ, thanh toán, tổng hợp, kho, thuế), bộ KPI có thể gồm một số dòng sau:
| Chỉ số | Đo cái gì | Câu nên hỏi lại |
|---|---|---|
| Đúng hạn khoá sổ tháng | Số ngày từ cuối tháng đến khi khoá sổ | Tính từ khi nào nếu chứng từ của phòng khác về muộn? |
| Đúng hạn báo cáo | Tỷ lệ báo cáo nội bộ và báo cáo theo quy định nộp đúng hạn | Báo cáo nào bắt buộc theo luật, báo cáo nào nội bộ? |
| Sai sót phải sửa | Số bút toán, chứng từ phải điều chỉnh sau khi đã ghi | Lỗi do chứng từ đầu vào sai có tính cho mình không? |
| Đối chiếu | Số tài khoản, công nợ đối chiếu xong đúng lịch, chênh lệch còn treo | Chênh lệch treo bao lâu thì bị tính là lỗi? |
| Thanh toán | Tỷ lệ thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp, không trả trùng | Ai duyệt cuối, phần nào thuộc trách nhiệm của mình? |
Dòng "câu nên hỏi lại" quan trọng vì kế toán là khâu cuối của nhiều dòng chảy. Hoá đơn về muộn từ phòng mua hàng, đề nghị thanh toán thiếu chữ ký, số liệu kho chưa chốt, đều làm chỉ số đúng hạn của kế toán xấu đi dù kế toán không gây ra. Biết rõ phần nào bạn chịu trách nhiệm là bước đầu để đo công bằng.
Bảng tự theo dõi hạn chót trong tháng
Kế toán sống theo lịch. Một bảng nhỏ ghi các hạn chót cố định trong tháng, ngày hoàn thành thực tế và lý do nếu trễ, sau ba tháng sẽ cho bạn thấy mẫu lặp lại. Ví dụ giả định cho một kế toán tổng hợp:
| Việc | Hạn | Hoàn thành | Trễ (ngày) | Nguyên nhân nếu trễ |
|---|---|---|---|---|
| Nhận đủ chứng từ mua hàng tháng trước | Ngày 3 | Ngày 5 | 2 | Phòng mua hàng gửi hoá đơn muộn |
| Đối chiếu ngân hàng | Ngày 5 | Ngày 5 | 0 | |
| Đối chiếu công nợ nhà cung cấp lớn | Ngày 7 | Ngày 8 | 1 | Chờ xác nhận của một nhà cung cấp |
| Khoá sổ tháng | Ngày 10 | Ngày 11 | 1 | Kéo theo từ việc đầu |
| Báo cáo quản trị nội bộ | Ngày 12 | Ngày 12 | 0 |
Một tháng như vậy cho thấy cả chuỗi trễ một ngày bắt nguồn từ việc đầu tiên, nằm ngoài tay bạn. Ba tháng liền như vậy là bằng chứng đủ để đề xuất dời hạn nhận chứng từ hoặc thống nhất lại lịch với phòng mua hàng.
Với các hạn nộp theo quy định của cơ quan thuế hay cơ quan khác, ngày hạn cụ thể thay đổi theo văn bản hiện hành và theo loại hình doanh nghiệp. Bảng của bạn nên lấy đúng lịch do doanh nghiệp đang áp dụng, và kiểm lại mỗi khi có thay đổi quy định.
Đếm sai sót trung thực mà không tự làm khó mình
Đếm lỗi là phần khó chịu nhất của việc tự theo dõi, vì không ai thích ghi lại lỗi của chính mình. Nhưng đếm trung thực có lợi cho bạn trước tiên: biết loại lỗi nào lặp lại thì mới sửa được gốc, và có số liệu riêng thì không bị gán lỗi của khâu khác.
Cách làm đơn giản là chia lỗi làm ba nhóm. Nhóm một: lỗi do đầu vào, như hoá đơn sai thông tin, đề nghị thanh toán thiếu chứng từ. Nhóm hai: lỗi do quy trình, như mẫu biểu cũ, phần mềm tính sai một trường hợp đặc biệt. Nhóm ba: lỗi do chính mình, như nhập nhầm tài khoản, gõ sai số. Mỗi tháng ghi số lỗi theo ba nhóm, không cần ghi chi tiết từng lỗi trừ khi nó lớn.
Sau ba tháng, bạn thường thấy nhóm một và nhóm hai chiếm phần lớn. Đó không phải lời bào chữa mà là chỗ có thể sửa: thêm danh sách kiểm cho phòng gửi chứng từ, đề nghị cập nhật mẫu biểu. Nhóm ba thì có cách riêng: lỗi nhập nhầm lặp lại ở cùng một loại nghiệp vụ là dấu hiệu nên có bước tự kiểm cho loại đó.
Một chỉ số tự đo hữu ích là tỷ lệ lỗi tự phát hiện trước khi khoá sổ so với lỗi bị người khác phát hiện sau đó. Tỷ lệ tự phát hiện cao cho thấy bước rà soát của bạn đang chạy tốt, ngay cả khi tổng số lỗi chưa giảm.
Ghi lại những việc phòng ngừa
Việc tốt nhất của một kế toán giỏi thường là thứ không xảy ra: khoản trả trùng được chặn, hoá đơn sai được phát hiện trước khi kê khai, công nợ treo được xử lý trước khi thành tranh chấp. Bảng KPI không có cột nào cho những việc đó, nên bạn tự lập một danh sách ngắn, mỗi tháng vài dòng:
- Khoản thanh toán bị trùng hoặc sai số tiền được phát hiện trước khi chuyển: ngày, số tiền giả định hoặc thực tế (ghi trong sổ nội bộ), ai được báo.
- Hoá đơn đầu vào sai thông tin được trả lại để xuất lại trước khi hạn kê khai.
- Chênh lệch đối chiếu được giải thích và xử lý xong, kèm số ngày đã treo.
- Đề xuất cải tiến quy trình đã được áp dụng, như mẫu biểu mới, bước duyệt mới, và số lỗi giảm sau đó nếu đo được.
- Giờ hỗ trợ phòng khác giải thích số liệu, chuẩn bị hồ sơ cho kiểm toán hay thanh tra.
Danh sách này không thay KPI nhưng là phần bổ sung quý giá khi đến kỳ đánh giá. Nó biến những việc vô hình thành một vài câu cụ thể có ngày tháng. Lưu ý chỉ ghi trong tài liệu nội bộ, không mang số liệu tài chính của công ty ra ngoài.
Ba chỉ số nhỏ kế toán viên tự đo được mà ít ai đo
Số ngày chênh lệch đối chiếu còn treo. Mỗi khoản chênh lệch chưa giải thích được ghi ngày phát hiện. Cuối tháng đếm số khoản và số ngày treo trung bình. Con số này giảm dần qua các tháng là dấu hiệu sổ sách đang sạch hơn, kể cả khi chưa ai yêu cầu đo.
Tỷ lệ chứng từ bị trả lại do thiếu thông tin. Đếm số chứng từ bạn phải trả về phòng khác để bổ sung trên tổng số chứng từ nhận được. Ví dụ giả định 24 trên 300 là 8%. Con số này thuộc về khâu đầu vào, nhưng chính bạn là người duy nhất thấy nó, và nó là căn cứ để đề xuất danh sách kiểm cho phòng gửi.
Thời gian trả lời câu hỏi số liệu từ phòng khác. Kế toán thường được hỏi "khoản này đã thanh toán chưa", "công nợ khách này còn bao nhiêu". Ghi thô số câu hỏi mỗi tuần và thời gian trả lời trung bình trong một tháng. Nếu một loại câu hỏi lặp lại nhiều, có thể lập một bảng tra cứu chung để giảm việc cho cả hai bên.
Một nguyên tắc chung cho cả ba. Chỉ đo trong một, hai tháng để thấy mẫu, rồi giữ lại cái nào thật sự giúp quyết định. Đo mọi thứ liên tục sẽ biến việc theo dõi thành một phần hành mới mà không ai giao.
Mùa cao điểm và giới hạn của chỉ số đúng hạn
Kế toán có những mùa rất căng: cuối quý, cuối năm, mùa quyết toán, mùa kiểm toán. Trong những tuần đó, chỉ số đúng hạn dễ trở thành áp lực làm thêm giờ triền miên. Ghi lại số giờ làm thêm trong bảng riêng cũng là một cách đo: nếu năm nào cũng phải làm thêm nhiều tuần liền vào cùng mùa, đó là dữ liệu cho việc xin thêm người hoặc chia lại việc.
Chỉ số đúng hạn còn một mặt trái: khi đúng hạn được thưởng mà chính xác không được đo kỹ, người làm có động lực khoá sổ đúng ngày rồi điều chỉnh sau. Theo dõi song song số bút toán điều chỉnh sau khoá sổ giúp bạn biết mình có đang đổi chính xác lấy đúng hạn hay không.
Giờ làm thêm có giới hạn theo quy định hiện hành về lao động. Nếu mùa cao điểm kéo dài và sức khoẻ, giấc ngủ bị ảnh hưởng, việc của bạn là nói ra bằng số giờ đã ghi, không phải cố gắng thêm. Khi cảm giác kiệt sức kéo dài, hãy cân nhắc gặp người có chuyên môn về sức khoẻ.
Dùng số của mình trong buổi đánh giá
Đến kỳ đánh giá, bạn có ba nguồn: bảng hạn chót ba, sáu hay mười hai tháng; bảng lỗi theo ba nhóm; danh sách việc phòng ngừa. Từ đó rút ra một trang gồm tỷ lệ việc đúng hạn và nguyên nhân chính của các lần trễ, xu hướng lỗi tự gây ra (tăng hay giảm), tỷ lệ tự phát hiện lỗi, và ba việc phòng ngừa có ảnh hưởng lớn nhất.
Trình bày theo hướng sự kiện, không theo hướng than phiền. "Bảy trên mười hai tháng khoá sổ trễ một ngày, sáu lần do chứng từ mua hàng về sau ngày 3; từ tháng 9 khi áp dụng danh sách kiểm mới, chứng từ về đúng hạn và khoá sổ đúng ngày" là một câu đủ để người nghe hiểu cả vấn đề lẫn đóng góp của bạn.
Nếu muốn dùng những thành quả này khi làm hồ sơ xin việc sau này, hãy giữ chúng ở dạng tỷ lệ và mô tả chung, không kèm số liệu tài chính cụ thể của doanh nghiệp, vì đó là thông tin bạn có trách nhiệm giữ kín.
Câu hỏi thường gặp
Chứng từ phòng khác gửi muộn làm mình trễ thì có nên báo ngay không?
Nên báo ngay khi thấy chậm, bằng tin nhắn ngắn có ngày hạn và ngày nhận thực tế, gửi cho người phụ trách và quản lý của bạn nếu cần. Báo sớm giúp mọi người điều chỉnh, và để lại dấu vết rõ ràng khi chỉ số đúng hạn được xem xét.
Có nên ghi lỗi của chính mình vào bảng tự theo dõi không?
Nên, vì bảng này là cho bạn trước tiên. Chia lỗi theo nhóm đầu vào, quy trình và cá nhân giúp thấy đúng chỗ cần sửa. Lỗi cá nhân lặp lại ở một loại nghiệp vụ thường chỉ cần thêm một bước tự kiểm là giảm hẳn.
Kế toán ở doanh nghiệp nhỏ làm nhiều phần hành thì đo thế nào?
Chọn ba việc có hạn chót cứng nhất và một chỉ số chính xác chung, ví dụ số bút toán phải điều chỉnh sau khoá sổ. Theo dõi quá nhiều phần hành cùng lúc sẽ tốn thời gian hơn chính lợi ích của việc theo dõi.
Làm sao chứng minh giá trị của việc phòng ngừa sai sót?
Ghi sự kiện cụ thể với ngày và mức độ, ví dụ khoản thanh toán trùng bị chặn trước khi chuyển. Nếu một cải tiến làm giảm số lỗi, ghi số lỗi trung bình trước và sau. Những câu có ngày và số giúp người đánh giá thấy được phần việc vốn vô hình.
Hạn nộp báo cáo thuế nên lấy ở đâu để ghi vào bảng?
Lấy theo lịch doanh nghiệp đang áp dụng và đối chiếu với văn bản hiện hành của cơ quan thuế, vì hạn có thể khác nhau theo loại hình và kỳ kê khai. Khi có thay đổi quy định, cập nhật lại bảng ngay và hỏi người phụ trách nếu chưa rõ.
Mùa quyết toán phải làm thêm nhiều thì có nên ghi lại giờ không?
Nên ghi số giờ làm thêm mỗi tuần trong mùa cao điểm. Đây là dữ liệu để trao đổi về nhân sự, chia việc, hoặc dời một số việc không gấp sang tháng khác. Không có số thì những tuần căng thẳng thường bị coi là chuyện đương nhiên.