Người làm công có một nguồn thu đều và thường có bảo hiểm qua nơi làm, nên một quỹ dự phòng cho gia đình là đủ. Người tự kinh doanh gánh hai loại rủi ro chồng lên nhau, nên cần hai lớp tách biệt: lớp của nhà để trả chi tiêu khi thu nhập dừng, và lớp của tiệm để tiệm qua được tháng yếu, máy hỏng, khách trả chậm mà không phải rút tiền nhà.
Định nghĩa quỹ dự phòng và công thức chung “ba đến sáu tháng chi tiêu” đã phổ biến; bài này không lặp lại. Ở đây chỉ bàn chỗ khác biệt của người làm riêng: vì sao một lớp không đủ, cách định cỡ mỗi lớp bằng số liệu của chính mình, thứ tự lấp đầy, và luật rút từ lớp nào trước. Mọi con số là ví dụ giả định của một tiệm may đo nhỏ do một người làm chính.
Vì sao một lớp không đủ với người làm riêng
Rủi ro của nhà và rủi ro của tiệm thường đến cùng lúc. Người chủ ốm thì tiệm ngừng, thu nhập nhà ngừng, mà tiệm vẫn phải trả tiền mặt bằng. Một quỹ chung sẽ bị rút từ hai phía, cạn nhanh gấp đôi so với tính toán.
Quỹ chung khó giữ ranh giới. Khi nhập hàng thiếu tiền, rất dễ “mượn tạm” quỹ chung. Sau vài lần, quỹ của gia đình đã thành vốn lưu động của tiệm, và đến lúc nhà cần thì không còn.
Hai lớp đo bằng hai đơn vị khác nhau. Lớp của nhà đo bằng tháng chi tiêu của gia đình. Lớp của tiệm đo bằng tháng chi phí cố định của tiệm cộng các sự cố định kỳ. Gộp lại thì không biết mình đủ ở đâu, thiếu ở đâu.
Người làm riêng thiếu một số lưới đỡ của người làm công. Không có lương ốm do nơi làm trả, không có trợ cấp khi nghỉ việc theo hợp đồng lao động. Những khoản bảo hiểm tự tham gia, nếu có, cần tìm hiểu kỹ quyền lợi theo quy định hiện hành; quỹ dự phòng là phần lấp chỗ trống còn lại.
Định cỡ lớp của nhà từ số liệu thật
Lớp của nhà phụ thuộc mức chi nền của gia đình và độ dài những đợt thu nhập gián đoạn đã từng xảy ra. Thay vì chọn ba hay sáu tháng theo cảm giác, đặt từng yếu tố vào bảng. Ví dụ giả định:
| Yếu tố | Câu hỏi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mức chi nền mỗi tháng | Gia đình cần tối thiểu bao nhiêu để giữ nếp sống | 15 triệu |
| Đợt gián đoạn dài nhất đã gặp | Lần lâu nhất không có thu nhập từ tiệm | Hai tháng (sau phẫu thuật nhỏ) |
| Nguồn thu khác của nhà | Có lương của người kia, tiền cho thuê nào không | Lương người kia gánh được 6 triệu mỗi tháng |
| Phần thiếu mỗi tháng khi tiệm dừng | Mức chi nền trừ nguồn thu khác | 9 triệu |
| Số tháng muốn chịu được | Đợt gián đoạn dài nhất cộng một biên | Bốn tháng |
| Cỡ lớp của nhà | Phần thiếu nhân số tháng | 36 triệu |
Cách tính này thường cho con số thấp hơn công thức chung khi nhà có nguồn thu thứ hai, và cao hơn khi tiệm là nguồn thu duy nhất. Điều quan trọng là con số có lý do: mỗi dòng có thể giải thích được trong một câu, và cập nhật khi hoàn cảnh đổi.
Định cỡ lớp của tiệm
Lớp của tiệm phải trả cho ba thứ: chi phí cố định khi doanh thu tụt, sự cố định kỳ, và tiền bị kẹt ở khách trả chậm. Ví dụ giả định tiệm may đo:
| Thành phần | Cách ước tính | Ví dụ |
|---|---|---|
| Chi phí cố định khi bán chậm | Chi phí cố định mỗi tháng (mặt bằng, điện, thợ phụ, lương tự trả) nhân số tháng thấp điểm liên tiếp đã gặp | 14 triệu × 2 tháng = 28 triệu |
| Sự cố thiết bị | Giá thay món đắt nhất có thể hỏng đột ngột | Máy may công nghiệp chính: 12 triệu |
| Tiền kẹt ở khách | Tổng tiền khách đặt may thường còn nợ ở mức cao nhất trong năm | 8 triệu |
| Cỡ lớp của tiệm | Cộng ba dòng, làm tròn | Khoảng 48 triệu |
Lưu ý lương tự trả nằm trong chi phí cố định của tiệm. Đó là cách hai lớp nối với nhau: lớp của tiệm giữ cho lương tự trả đều đặn khi tiệm bán chậm; lớp của nhà chỉ phải dùng khi tiệm dừng hẳn, không trả nổi lương nữa. Nhờ vậy, lớp của nhà hiếm khi bị đụng tới, và gia đình yên tâm hơn nhiều so với một quỹ chung bị rút liên tục.
Thứ tự lấp đầy khi bắt đầu từ không
Tổng hai lớp trong ví dụ là khoảng 84 triệu, một con số lớn với tiệm nhỏ. Không cần có ngay; cần một thứ tự rõ ràng:
- Mốc một: lớp của tiệm đủ một tháng chi phí cố định. Đây là mốc chặn những lần phải rút tiền nhà vì một tuần bán chậm.
- Mốc hai: lớp của nhà đủ một tháng phần thiếu. Nếu chủ tiệm ốm một tháng, nhà không phải vay.
- Mốc ba: lớp của tiệm đủ cả phần sự cố thiết bị.
- Mốc bốn: lớp của nhà đủ số tháng đã định.
- Mốc năm: lớp của tiệm đủ toàn bộ, kể cả phần tiền kẹt ở khách.
Xen kẽ hai lớp thay vì lấp đầy một lớp trước giúp cả nhà và tiệm cùng có một lớp mỏng sớm. Mỗi mốc ghi ngày đạt được; khoảng cách giữa các mốc cho biết tốc độ, và là một con số đáng ghi nhận dù nhỏ. Cách dồn tiền đều đặn từng tháng để đi qua các mốc là chuyện thói quen và kỷ luật, có bàn kỹ ở những nơi khác; ở đây chỉ cần biết mình đang ở mốc nào.
Luật rút: lớp nào trước, nạp lại thế nào
Sự cố của tiệm rút lớp của tiệm. Máy hỏng, tháng bán chậm, khách trả trễ: chỉ rút lớp của tiệm. Không đụng lớp của nhà, kể cả khi lớp của tiệm đã cạn; lúc đó cần giảm lương tự trả hoặc thu nhỏ hoạt động, không phải lấy tiền nhà nuôi tiệm.
Sự cố của nhà rút lớp của nhà. Người trong nhà ốm, sửa nhà gấp, chuyện gia đình đột xuất: rút lớp của nhà.
Tiệm dừng hẳn vì chủ không làm được. Lớp của tiệm trả chi phí cố định còn phải trả (mặt bằng, nợ nhà cung cấp) và nếu còn, tiếp tục lương tự trả; lớp của nhà trả phần thiếu khi lương dừng.
Nạp lại theo thứ tự ngược. Sau mỗi lần rút, ưu tiên nạp lại lớp vừa dùng trước khi chia thưởng hay mua sắm. Ghi ngày rút, số rút, lý do, ngày nạp lại đủ; một năm sau, danh sách này cho biết rủi ro thật của mình nằm ở đâu.
Ví dụ giả định: một năm có ba lần sự cố
Để thấy hai lớp vận hành ra sao, theo dõi tiệm may trong một năm sau khi cả hai lớp đã đạt khoảng hai phần ba cỡ định (lớp của nhà 24 triệu, lớp của tiệm 32 triệu):
| Thời điểm | Sự cố | Rút từ | Số rút | Nạp lại đủ sau |
|---|---|---|---|---|
| Tháng 3 | Máy may chính hỏng mô tơ | Lớp của tiệm | 4 triệu | Hai tháng |
| Tháng 6–7 | Mùa mưa, khách đặt may giảm, lãi dưới lương tự trả | Lớp của tiệm | 9 triệu | Bốn tháng |
| Tháng 10 | Chủ tiệm nằm viện một tuần, tiệm đóng mười ngày | Lớp của tiệm trả mặt bằng; lớp của nhà trả phần thiếu | 7 triệu và 5 triệu | Ba tháng |
Cả năm, lớp của tiệm bị rút ba lần, tổng 20 triệu; lớp của nhà một lần, 5 triệu. Không lần nào phải vay hay rút tiền nhà nuôi tiệm. Nếu cùng ba sự cố đó rơi vào một quỹ chung 56 triệu, con số tổng nhìn vẫn ổn, nhưng sẽ không ai biết tiệm đã “ăn” bao nhiêu tiền của nhà.
Bảng cũng cho thấy tháng mười là tháng duy nhất cả hai lớp cùng bị rút, đúng kiểu rủi ro chồng nhau đã nói ở đầu bài. Sự cố kiểu này hiếm, nhưng khi đến thì đến cùng lúc ở hai phía.
Đọc lại hai lớp mỗi năm
Mỗi năm một lần, mở danh sách rút và nạp ra đọc. Ví dụ giả định, tiệm may trong năm rút lớp của tiệm ba lần (hai tháng mưa bán chậm, một lần thay mô tơ máy) và không rút lớp của nhà lần nào. Điều đó gợi ý lớp của tiệm đang đúng cỡ, lớp của nhà có thể giữ nguyên.
Nếu lớp của tiệm bị rút gần như tháng nào cũng có, đó không còn là dự phòng mà là vốn lưu động thiếu. Cách sửa không phải là làm quỹ lớn hơn, mà là xem lại chi phí cố định, mức lương tự trả hoặc cách nhập hàng. Ngược lại, nếu hai năm liền không rút lần nào và quỹ đã lớn hơn mức định cỡ, phần dư có thể chuyển sang mục tiêu khác của gia đình.
Hai lớp cũng cần định cỡ lại khi hoàn cảnh đổi: thêm con, người kia đổi việc, tiệm thuê thêm thợ, chuyển mặt bằng đắt hơn. Lấy lại bảng ở trên, thay số, ghi cỡ mới cạnh cỡ cũ.
Giới hạn
Quỹ dự phòng không phải là nơi để tiền sinh lời, và bài không gợi ý nơi đặt tiền ngoài một nguyên tắc: rút được nhanh, không có rủi ro mất giá. Mọi lựa chọn đặt tiền sinh lời là chủ đề riêng, cần tìm hiểu kỹ hoặc hỏi người có chuyên môn được cấp phép.
Quỹ dự phòng cũng không thay thế bảo hiểm cho những rủi ro rất lớn như bệnh nặng, tai nạn. Việc tham gia loại bảo hiểm nào là quyết định cần tìm hiểu kỹ quyền lợi và điều khoản, không nằm trong phạm vi bài. Và cuối cùng, hai quỹ đầy đủ không làm mất đi sự bấp bênh của nghề tự làm; chúng chỉ cho thêm thời gian để suy nghĩ khi chuyện xấu xảy ra, thay vì phải quyết vội. Nếu áp lực tiền bạc kéo dài làm mất ngủ hay ảnh hưởng sức khoẻ, hãy nói với người thân và tìm gặp chuyên gia.
Câu hỏi thường gặp
Có cần mở hai tài khoản riêng cho hai lớp không?
Nên tách được ở mức nhìn thấy riêng: hai tài khoản, hai tiểu khoản, hoặc hai phong bì nếu dùng tiền mặt. Điều quan trọng là mỗi lần rút đều biết rút từ lớp nào. Gộp chung trong một tài khoản thì ranh giới dần mất.
Lớp của tiệm khác tiền quay vòng nhập hàng thế nào?
Tiền quay vòng là tiền dùng hằng tuần để nhập hàng, trả chi phí. Lớp của tiệm chỉ dùng khi tiền quay vòng không đủ vì một sự cố. Nếu lớp của tiệm bị dùng hằng tuần, tiệm đang thiếu vốn lưu động chứ không phải đang dùng dự phòng.
Đang có nợ thì có nên lập quỹ dự phòng trước không?
Nhiều người chọn giữ một lớp mỏng, ví dụ một tháng chi phí, trước khi dồn sức trả nợ, để một sự cố nhỏ không đẩy họ đi vay thêm. Mức hợp lý tuỳ lãi và áp lực của khoản nợ; với quyết định lớn nên hỏi người có chuyên môn.
Tiệm có hai người góp vốn thì quỹ của tiệm thuộc ai?
Quỹ của tiệm thuộc tiệm, theo tỷ lệ góp đã thoả thuận. Nên ghi rõ bằng văn bản: quỹ dùng vào việc gì, ai được quyết rút, khi chia tay thì chia thế nào. Lớp của nhà thì mỗi người tự lo cho gia đình mình.
Người làm tự do không có tiệm thì có cần hai lớp không?
Vẫn nên tách: một lớp cho chi phí nghề (máy tính hỏng, phần mềm, những tháng ít việc) và một lớp cho chi tiêu gia đình. Lớp nghề thường nhỏ hơn lớp của một tiệm có mặt bằng, nhưng tách ra vẫn giúp giữ ranh giới.