Khi nhóm của bạn có OKR, OKR cá nhân tốt nhất không phải là bản sao thu nhỏ của OKR nhóm, mà là một hai kết quả bạn có thể tạo ra để đẩy một KR của nhóm, cộng với một mục tiêu phát triển của riêng bạn. Nối mà không chép: KR của nhóm có thể trở thành Mục tiêu của bạn, và bạn tự viết KR cho phần việc mình làm được.
Bài này viết từ góc người làm, không phải góc quản lý hay nhân sự xây hệ thống. Bạn nhận OKR của nhóm vào đầu quý, và muốn biết viết OKR của mình ra sao cho có ích, cho đỡ hình thức, và cho vẫn là của mình. Doerr trong Measure What Matters (2018) kể rằng ở nhiều công ty dùng OKR, một phần đáng kể OKR được viết từ dưới lên chứ không chỉ chia từ trên xuống; với người làm, đó là chỗ để chủ động.
Ba cách nối OKR của mình với OKR nhóm
Cách 1: KR của nhóm thành Mục tiêu của mình. Nhóm có KR "giảm thời gian phản hồi yêu cầu khách hàng từ 48 giờ xuống 24 giờ". Bạn phụ trách mảng yêu cầu về đổi trả, nên Mục tiêu của bạn là "Yêu cầu đổi trả được xử lý nhanh và gọn", KR của bạn đo đúng phần đó. Đây là cách nối phổ biến và rõ ràng nhất.
Cách 2: KR của mình là chỉ số dẫn dắt cho KR nhóm. Nhóm đo kết quả cuối, bạn đo một hành vi hay đầu ra đi trước nó. Ví dụ nhóm có KR về tỷ lệ khách hàng gia hạn; bạn có KR về số khách được gọi hỏi thăm trong tháng đầu sử dụng. Cách này hợp khi phần việc của bạn ảnh hưởng gián tiếp.
Cách 3: Mục tiêu phát triển của riêng mình, có lợi cho nhóm. Không nối trực tiếp với KR nào, nhưng giúp bạn làm việc tốt hơn về lâu dài: học một kỹ năng, xây một công cụ dùng chung. Nên có tối đa một mục tiêu kiểu này mỗi quý, và nói rõ với quản lý để được dành thời gian.
Bảng nối mẫu: từ OKR nhóm đến OKR của một người
Ví dụ giả định ở một nhóm chăm sóc khách hàng của một công ty bán đồ gia dụng trực tuyến. Chị Phương phụ trách mảng đổi trả:
| Cấp | Nội dung | Mốc xuất phát | Mức đích quý |
|---|---|---|---|
| O nhóm | Khách hàng được hỗ trợ nhanh và không phải hỏi lại | — | — |
| KR nhóm | Thời gian phản hồi trung bình | 48 giờ | 24 giờ |
| KR nhóm | Tỷ lệ yêu cầu giải quyết trong một lần liên hệ | 55% | 75% |
| O cá nhân (cách 1) | Yêu cầu đổi trả được xử lý nhanh, khách không phải gửi lại giấy tờ | — | — |
| KR cá nhân | Thời gian phản hồi trung bình yêu cầu đổi trả | 60 giờ | 24 giờ |
| KR cá nhân | Tỷ lệ yêu cầu đổi trả khách phải gửi bổ sung giấy tờ | 40% | 15% |
| O cá nhân (cách 3) | Có bộ câu trả lời mẫu cho mười tình huống đổi trả hay gặp, cả nhóm dùng được | — | — |
| KR cá nhân | Số tình huống có câu trả lời mẫu được trưởng nhóm duyệt | 0 | 10 |
KR "tỷ lệ phải gửi bổ sung giấy tờ" là chỗ chị Phương chủ động: nhóm không đặt KR này, nhưng chị biết đây là nguyên nhân chính khiến khách phải liên hệ nhiều lần. Nó vừa đẩy KR nhóm, vừa là thứ chị tự kiểm soát được.
Viết OKR của mình trong năm bước khi đã có OKR nhóm
Làm trong tuần đầu quý, trước khi nhóm chốt:
- Đọc OKR nhóm và đánh dấu những KR mà phần việc của mình chạm tới. Thường chỉ một hai KR, không phải tất cả.
- Với mỗi KR đã đánh dấu, hỏi: phần của mình trong con số đó là gì? Nếu KR nhóm là thời gian phản hồi, phần của bạn có thể là thời gian phản hồi ở mảng bạn phụ trách.
- Tìm một KR mà nhóm chưa có nhưng bạn tin là đòn bẩy. Đây là chỗ hiểu biết thực tế của bạn có giá trị nhất.
- Cân nhắc một mục tiêu phát triển riêng, nếu quý này còn sức.
- Gửi bản nháp cho quản lý trực tiếp kèm một câu giải thích mỗi KR nối với đâu. Hỏi lại những chỗ OKR nhóm mơ hồ.
Bước năm biến OKR từ thứ được giao thành cuộc trao đổi. Phần lớn quản lý đánh giá cao việc nhân viên tự đề xuất KR có cơ sở, và bạn có cơ hội làm rõ những kỳ vọng chưa nói ra.
Danh sách câu nên hỏi quản lý trong tuần đầu quý
Nhiều chỗ lệch giữa OKR cá nhân và OKR nhóm bắt nguồn từ những điều không ai hỏi. Mang theo danh sách này khi gửi bản nháp:
- KR nào của nhóm là quan trọng nhất nếu quý này chỉ đạt được một?
- Những KR nào là cam kết, những KR nào là tham vọng?
- Con số của KR nhóm được đo ở đâu, ai cập nhật, mình xem được không?
- Phần việc của mình được kỳ vọng đóng góp vào KR nào, nhiều hay ít?
- Có việc thường ngày nào mình nên bớt đi để có thời gian cho OKR không?
- Mình nên báo tiến độ OKR cá nhân lúc nào và bằng cách nào?
Câu thứ năm thường bị quên mà lại quyết định nhất. OKR là việc thêm vào trên nền công việc hằng ngày; nếu không có gì được bớt đi, OKR cá nhân sẽ luôn bị đẩy xuống cuối danh sách, hoặc phải làm bằng giờ ngoài giờ làm.
Khi OKR nhóm mơ hồ hoặc chưa có
Không phải nhóm nào cũng có OKR rõ ràng. Có nơi chỉ có chỉ tiêu doanh số, có nơi OKR viết rất chung như "nâng cao chất lượng dịch vụ". Khi đó, thay vì chờ, bạn có thể hỏi quản lý ba câu: điều quan trọng nhất của nhóm quý này là gì; nếu cuối quý nhóm thành công, điều gì sẽ khác; phần việc của mình đóng góp vào đâu nhiều nhất.
Từ câu trả lời, tự viết OKR cá nhân và gửi lại để xác nhận. Cách này giúp bạn không phải đoán, và cho quản lý một bản cụ thể để góp ý, thường dễ hơn việc họ tự viết từ đầu.
Trong lúc chờ OKR nhóm rõ hơn, đừng để trống hoàn toàn. Viết tạm một KR cho phần việc bạn chắc chắn có giá trị, như thời gian xử lý hay chất lượng đầu ra ở mảng mình phụ trách, và điều chỉnh khi nhóm chốt.
Nếu công ty không dùng OKR mà dùng KPI, bạn vẫn có thể viết OKR cá nhân cho phần phát triển của mình, và coi KPI được giao như một phần OKR cam kết. Cách đọc và hỏi lại bộ KPI được giao là một chủ đề riêng.
Khi OKR của mình và OKR nhóm lệch nhau
Lệch vì bạn thấy điều nhóm không thấy. Bạn ở gần khách hàng hơn, thấy nguyên nhân thật của vấn đề khác với giả định của nhóm. Đưa số liệu cụ thể cho quản lý: ví dụ giả định, 40% yêu cầu phải hỏi lại vì thiếu giấy tờ. Số liệu thuyết phục hơn ý kiến.
Lệch vì khối lượng không khả thi. Nếu phần KR nhóm chia cho bạn đòi hỏi nhiều hơn số giờ làm việc bình thường, nói sớm và kèm ước lượng giờ. Quy định về giờ làm việc và làm thêm giờ có trong luật lao động hiện hành; một OKR không nên dựa vào việc bạn làm vượt giờ kéo dài.
Lệch giữa quý vì ưu tiên nhóm thay đổi. Nhóm đổi hướng giữa quý là chuyện thường. Khi đó viết lại OKR cá nhân cho phần còn lại của quý, ghi rõ ngày đổi, và giữ lại dữ liệu nửa quý đầu.
Ví dụ giả định: một quý của chị Phương, từ nháp đến cuối quý
Tuần đầu quý, chị Phương gửi bản nháp cho trưởng nhóm kèm ba dòng giải thích. Trưởng nhóm đồng ý hai mục tiêu nhưng hỏi lại cách đo "tỷ lệ phải gửi bổ sung giấy tờ": tính theo số yêu cầu hay số khách? Hai người thống nhất tính theo số yêu cầu, ghi vào cột cách đo. Câu hỏi nhỏ này tránh được một cuộc tranh luận cuối quý.
Tuần thứ năm, chị nhận thấy thời gian phản hồi đã xuống 30 giờ nhưng tỷ lệ phải gửi bổ sung vẫn 35%. Nhìn kỹ, phần lớn là do mẫu đơn đổi trả trên trang bán hàng thiếu một ô ảnh hoá đơn, việc chị không tự sửa được. Chị gửi số liệu cho trưởng nhóm, nhóm kỹ thuật thêm ô đó vào tuần thứ bảy. Từ tuần thứ tám, tỷ lệ giảm nhanh.
Cuối quý, KR thời gian phản hồi đạt 26 giờ (khoảng 0,94), KR giấy tờ còn 18% (khoảng 0,88), bộ câu trả lời mẫu xong 8 trên 10 tình huống (0,8). Trong buổi nhìn lại, chị trình bày cả việc phát hiện ô thiếu trong mẫu đơn, thứ không có trong KR nào nhưng có lẽ là đóng góp lớn nhất của chị trong quý.
Đừng để OKR cá nhân trở thành công cụ đánh giá
Doerr và nhiều người thực hành OKR khuyến nghị tách OKR khỏi việc tính thưởng, vì khi gắn với tiền, người ta đặt đích thấp để chắc đạt, và OKR mất tác dụng kéo xa. Ở nhiều công ty, thực tế không tách được hoàn toàn. Từ góc người làm, điều bạn kiểm soát là cách bạn viết và trình bày.
Ghi rõ loại cho từng KR: cam kết (phải đạt, có thể dùng khi đánh giá) và tham vọng (thử thách, 0,7 là tốt). Nói điều này với quản lý ngay đầu quý. Khi tới kỳ đánh giá, bạn có sẵn bằng chứng rằng 0,7 ở một KR tham vọng là đúng như đã thống nhất, không phải là trượt.
Giữ thêm một sổ ghi thành quả công việc hằng tuần, gồm cả những việc không nằm trong OKR. Đến kỳ đánh giá, bạn có bức tranh đầy đủ hơn những gì bảng OKR cho thấy. Như câu chuyện của chị Phương ở trên, đóng góp lớn nhất trong quý đôi khi lại nằm ngoài mọi KR: một vấn đề được phát hiện, một quy trình được sửa, một đồng nghiệp được giúp. Không ghi lại thì những thứ đó biến mất khỏi trí nhớ của mọi người, kể cả của bạn, chỉ sau vài tuần.
Câu hỏi thường gặp
OKR cá nhân có bắt buộc phải nối với OKR nhóm không?
Không bắt buộc toàn bộ. Phần lớn OKR công việc nên nối với nhóm để công sức đi cùng hướng, nhưng một mục tiêu phát triển riêng, như học một kỹ năng, vẫn hợp lý nếu quản lý đồng ý dành thời gian. OKR đời sống cá nhân thì hoàn toàn của riêng bạn.
Có nên chia sẻ OKR cá nhân với cả nhóm không?
Phần OKR công việc thì nên, vì minh bạch giúp đồng nghiệp biết bạn đang tập trung vào đâu và tránh trùng việc. Phần OKR đời sống thì không cần. Nhiều nhóm dùng một bảng chung chỉ cho OKR công việc.
Nếu quản lý giao thẳng OKR cho mình thì sao?
Vẫn có thể đề xuất thêm một KR mà bạn tin là đòn bẩy, hoặc hỏi lại cách đo của những KR mơ hồ. Coi OKR được giao như phần cam kết, và nếu còn sức, thêm một mục tiêu phát triển của mình sau khi trao đổi.
Một người nên có bao nhiêu OKR công việc mỗi quý?
Một đến hai mục tiêu, mỗi mục tiêu hai đến bốn KR, là đủ cho phần lớn vị trí. Nhiều hơn thường là dấu hiệu chưa chọn ưu tiên, và dễ khiến cả quý không mục tiêu nào tiến rõ.
Làm việc ở nhiều nhóm cùng lúc thì nối OKR thế nào?
Xác định nhóm chính nơi bạn dành phần lớn thời gian và nối OKR với nhóm đó. Với nhóm phụ, ghi rõ cam kết thời gian hoặc kết quả cụ thể, và báo cho cả hai quản lý để tránh bị giao quá sức.
OKR nhóm thay đổi giữa quý thì OKR cá nhân xử lý ra sao?
Viết lại cho phần còn lại của quý, ghi ngày đổi và lý do. Không cần cố đạt những KR đã không còn phục vụ mục tiêu chung. Dữ liệu nửa quý đầu vẫn giữ để nhìn lại cuối quý.