Thu nhập thật mỗi giờ của người làm tự do bằng tiền thực nhận của một dự án, sau khi trừ chi phí và phần để riêng cho thuế phí, chia cho mọi giờ đã bỏ vào dự án đó, kể cả giờ trao đổi, sửa, đi lại và đòi tiền. Con số này thường thấp hơn giá theo giờ trong đầu một phần ba đến một nửa, và chính khoảng chênh đó là thứ quyết định một năm làm tự do có đủ sống hay không.
Bài đi theo hướng đo trước, đặt giá sau: ghi giờ cho những dự án đã xong, tính thu nhập thật mỗi giờ, tìm tỷ lệ giờ tính phí được trong một tháng, rồi từ chi phí sống và chi phí nghề tính ngược ra giá sàn. Ví dụ giả định là một người dịch thuật và biên tập tự do; cách tính áp được cho thiết kế, chụp ảnh, dạy kèm, lập trình nhận việc ngoài.
Giờ của một dự án gồm những gì
Khi nhớ lại một dự án, người làm tự do thường chỉ nhớ giờ làm chính. Những giờ còn lại rải rác, mỗi lần mười lăm phút, nên không ai cộng. Bảng dưới là các loại giờ cần ghi, kèm ví dụ giả định một dự án biên tập tài liệu hướng dẫn sử dụng:
| Loại giờ | Ví dụ | Số giờ |
|---|---|---|
| Trao đổi trước khi nhận | Đọc yêu cầu, gọi hỏi, báo giá | 2 |
| Làm chính | Biên tập, dịch, rà soát | 16 |
| Trao đổi trong lúc làm | Tin nhắn hỏi thuật ngữ, họp ngắn | 3 |
| Sửa theo góp ý | Hai vòng sửa | 5 |
| Việc hành chính | Hợp đồng, xuất chứng từ, nhắc thanh toán | 1,5 |
| Đi lại (nếu có) | Một buổi gặp trực tiếp | 1,5 |
| Tổng | 29 |
Giờ làm chính chỉ chiếm hơn một nửa. Nếu báo giá theo mười sáu giờ làm chính, thu nhập thật mỗi giờ đã giảm gần một nửa trước khi trừ bất kỳ chi phí nào.
Cách ghi không cần ứng dụng: một dòng trong sổ mỗi lần chuyển sang làm dự án, ghi giờ bắt đầu, giờ kết thúc, loại giờ. Mỗi lần dưới mười phút có thể gộp cuối ngày theo ước lượng. Ghi như vậy trong năm sáu dự án là đủ để thấy quy luật.
Tính thu nhập thật mỗi giờ cho năm dự án
Lấy năm dự án gần nhất đã ghi giờ đủ. Với mỗi dự án: tiền thực nhận, trừ chi phí riêng của dự án (đi lại, phần mềm thuê theo dự án), trừ phần để riêng cho thuế phí theo tỷ lệ tạm của mình, rồi chia cho tổng giờ. Ví dụ giả định, tỷ lệ để riêng thuế phí lấy tròn 10% để minh hoạ, không phải mức thật:
| Dự án | Thực nhận | Sau chi phí và để riêng | Tổng giờ | Thu nhập thật/giờ |
|---|---|---|---|---|
| A: biên tập hướng dẫn | 6 triệu | 5,2 triệu | 29 | khoảng 180 nghìn |
| B: dịch hợp đồng ngắn | 2,5 triệu | 2,25 triệu | 8 | khoảng 280 nghìn |
| C: dịch trang web nhiều vòng sửa | 9 triệu | 7,9 triệu | 62 | khoảng 127 nghìn |
| D: biên tập sách cho khách quen | 12 triệu | 10,8 triệu | 48 | khoảng 225 nghìn |
| E: dịch gấp cuối tuần | 3 triệu | 2,7 triệu | 9 | khoảng 300 nghìn |
| Cộng | 32,5 triệu | 28,85 triệu | 156 | khoảng 185 nghìn |
Người này vẫn nói với khách “giá của mình khoảng ba trăm nghìn một giờ”. Thực tế trung bình chưa tới hai trăm nghìn, và dự án C kéo xuống mạnh nhất vì nhiều vòng sửa không giới hạn. Hai dự án được giá nhất là việc ngắn, gấp, ít trao đổi; dự án khách quen D ổn định, không cao nhất nhưng ít rủi ro.
Giờ không tính phí được: phần chìm của tảng băng
Thu nhập thật mỗi giờ dự án vẫn chưa phải thu nhập thật của cả tháng. Người làm tự do còn những giờ không gắn với dự án nào: tìm khách, trả lời những yêu cầu cuối cùng không thành việc, học thêm, giữ hồ sơ năng lực, sắp xếp sổ sách, sửa máy tính. Những giờ này không ai trả, nhưng không có chúng thì không có dự án tiếp theo.
Cách đo: trong một tháng bình thường, ghi mọi giờ làm việc, chia làm hai cột, giờ dự án và giờ không gắn dự án. Ví dụ giả định, người dịch thuật ở trên làm 150 giờ trong tháng, trong đó 105 giờ thuộc các dự án, 45 giờ còn lại cho việc chung. Tỷ lệ giờ tính phí được là 105 chia 150, khoảng 70%.
Thu nhập thật mỗi giờ làm việc của cả tháng bằng thu nhập thật cả tháng chia 150 giờ, không phải chia 105. Nếu thu nhập thật cả tháng là khoảng 19 triệu (105 giờ dự án nhân khoảng 185 nghìn), thì mỗi giờ làm việc thật chỉ khoảng 130 nghìn. Đây là con số nên đặt cạnh mức lương theo giờ của một việc làm công tương đương khi tự hỏi làm tự do có đáng không, kèm các giá trị không quy ra tiền như tự chủ thời gian.
Tỷ lệ giờ tính phí được ít khi vượt quá bốn phần năm ở người làm tự do lâu năm, và thường thấp hơn nhiều ở năm đầu. Biết con số của mình giúp đặt kỳ vọng đúng: không ai bán được mọi giờ thức của mình.
Từ chi phí tính ngược ra giá sàn mỗi giờ
Giá sàn là mức thấp nhất mà dưới đó nhận việc nghĩa là đang làm không đủ sống. Tính ngược từ chi phí, không từ giá thị trường:
- Lấy mức chi nền của gia đình mỗi tháng, phần mà thu nhập từ làm tự do phải gánh. Ví dụ giả định 14 triệu.
- Cộng chi phí nghề mỗi tháng: máy móc chia theo tuổi thọ, phần mềm, gói cước, chỗ làm việc, học thêm. Ví dụ 2 triệu.
- Cộng phần dồn đệm mỗi tháng cho những tháng ít việc. Ví dụ 3 triệu.
- Cộng ba dòng trên, rồi chia cho phần còn lại sau tỷ lệ để riêng thuế phí của mình. Với tổng 19 triệu và tỷ lệ để riêng minh hoạ 10%, cần thu khoảng 21 triệu.
- Ước số giờ tính phí được thực tế mỗi tháng: tổng giờ làm việc bền vững nhân tỷ lệ tính phí được. Với 150 giờ và 70%, khoảng 105 giờ.
- Chia: 21 triệu chia 105 giờ, khoảng 200 nghìn mỗi giờ dự án. Đó là giá sàn, tính trên mọi giờ của dự án, kể cả giờ trao đổi và sửa.
So với bảng năm dự án, trung bình thực tế khoảng 185 nghìn, thấp hơn giá sàn. Người này đang thiếu một chút mỗi tháng, bù bằng làm thêm giờ hoặc bằng đệm. Có ba hướng: nâng giá báo, giới hạn số vòng sửa trong hợp đồng, hoặc chọn thêm việc kiểu B, D, E. Mỗi hướng thử được trong một hai tháng và đo lại.
Đọc kết quả: những gì con số cho thấy
Loại việc kéo thấp thu nhập. Thường là việc có nhiều vòng sửa không giới hạn, khách thay đổi yêu cầu giữa chừng, hoặc trao đổi kéo dài. Không nhất thiết phải bỏ, nhưng nên định giá khác hoặc ghi rõ giới hạn trong thoả thuận.
Khách quen và khách mới. Khách quen thường tốn ít giờ trao đổi hơn, nên thu nhập thật mỗi giờ cao hơn mức giá báo gợi ý. Đó là một lý do định lượng để giữ khách quen, bên cạnh sự ổn định.
Việc gấp. Việc gấp thường có giá cao, nhưng có thể lấy giờ ngủ hoặc giờ nghỉ. Ghi cả điều đó bên cạnh con số; giờ ngủ mất đi không hiện trong bảng tính.
Năm đầu và năm thứ ba. Tỷ lệ giờ tính phí được thường tăng dần khi có khách quen. So con số qua các năm cho biết nghề đang vững lên hay không.
Ba tháng sau khi điều chỉnh: đo lại
Đo chỉ có ích khi dẫn tới thay đổi rồi đo lại. Ví dụ giả định, người dịch thuật ở trên chọn hai thay đổi: ghi rõ tối đa hai vòng sửa trong mọi thoả thuận, và nâng giá báo cho việc trang web thêm khoảng một phần năm. Ba tháng sau:
| Chỉ số | Trước | Sau ba tháng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thu nhập thật mỗi giờ dự án | khoảng 185 nghìn | khoảng 215 nghìn | Chủ yếu nhờ ít vòng sửa hơn |
| Tỷ lệ giờ tính phí được | 70% | 66% | Mất một khách cũ, phải tìm khách thêm |
| Thu nhập thật mỗi giờ làm việc cả tháng | khoảng 130 nghìn | khoảng 142 nghìn | Vẫn tăng dù tỷ lệ giảm |
| Tổng giờ làm mỗi tháng | 150 | 146 | Không phải làm thêm buổi tối |
Hai điều đáng thấy. Một là thay đổi có giá: mất một khách không chịu giới hạn vòng sửa, tỷ lệ giờ tính phí được giảm. Hai là dù vậy, thu nhập thật mỗi giờ làm việc vẫn tăng và tổng giờ giảm. Nếu chỉ nhìn số khách, người này sẽ nghĩ mình đi lùi; nhìn đủ bốn dòng mới thấy đi đúng hướng. Sau ba tháng nữa đo lại một lần, vì ba tháng vẫn còn ngắn để chắc chắn.
Giới hạn của việc đo bằng giờ
Đo bằng giờ có ích để thấy tiền, nhưng không phải mọi thứ có giá trị đều quy được ra giờ. Một dự án thu nhập thấp có thể dạy một kỹ năng mới, mở ra một khách lớn, hay đơn giản là một việc mình thích làm. Ghi những giá trị đó bên cạnh con số, như một cột chữ, thay vì để con số quyết hết.
Ghi giờ cũng có mặt trái: có người bắt đầu thấy mọi giờ không tính phí là lãng phí, kể cả giờ nghỉ, giờ với gia đình. Đó là dấu hiệu nên dừng ghi một thời gian. Mục đích của việc đo là để đặt giá cho đúng, không phải để bán nhiều giờ hơn. Làm việc kéo dài, ngủ ít trong nhiều tuần sẽ làm hỏng cả chất lượng lẫn sức khoẻ; nếu mệt mỏi kéo dài, hãy giảm việc và tìm gặp nhân viên y tế. Phần thuế, phí của thu nhập làm tự do cần kiểm theo quy định hiện hành; tỷ lệ trong bài chỉ để minh hoạ phép tính.
Câu hỏi thường gặp
Có cần ghi giờ cho mọi dự án mãi mãi không?
Không. Ghi đủ năm đến mười dự án để thấy quy luật, rồi chỉ ghi lại khi nhận loại việc mới hoặc khách mới. Mỗi năm có thể ghi lại một tháng đầy đủ để cập nhật tỷ lệ giờ tính phí được.
Nên báo giá theo giờ hay theo dự án?
Bài không khuyên cách nào. Dù báo theo kiểu nào, nên biết giá sàn mỗi giờ và ước số giờ thật của dự án, kể cả trao đổi và sửa. Báo theo dự án mà ước giờ sát thực tế thì thường có lợi cho cả hai bên.
Tỷ lệ giờ tính phí được bao nhiêu là bình thường?
Tuỳ nghề và giai đoạn. Năm đầu, khi còn tìm khách nhiều, tỷ lệ có thể chỉ khoảng một nửa. Khi có khách quen ổn định, tỷ lệ thường tăng lên. Mốc tốt nhất là con số của chính bạn qua các năm.
Thu nhập thật thấp hơn đi làm công thì có nên bỏ làm tự do?
Con số chỉ là một phần của câu trả lời. Hãy đặt nó cạnh những giá trị khác như tự chủ thời gian, ở gần gia đình, triển vọng nghề sau vài năm. Nếu chênh lệch lớn kéo dài và gây áp lực tài chính, đó là lúc nên cân nhắc nghiêm túc cùng người thân.
Giờ học thêm có nên tính vào chi phí không?
Nên tính như giờ không tính phí được, và tiền học như chi phí nghề. Đó là khoản đầu tư vào tay nghề của chính mình, chứ không phải đầu tư tài chính. Tách nó ra giúp thấy phần nào trong tháng đang dành cho tương lai.