Với người làm tự do, OKR thay thế phần nào vai trò của người quản lý: buộc bạn chọn điều quan trọng nhất cho quý, đo bằng con số, và nhìn lại mỗi tuần dù không ai hỏi. Một bộ OKR tốt cho người làm riêng thường có một mục tiêu về nguồn việc hoặc khách hàng, kèm các KR bảo vệ giờ làm và sức khoẻ, vì thu nhập không đều rất dễ đẩy người ta làm quá sức.
Khác người làm công, người làm tự do có thu nhập phụ thuộc trực tiếp vào số việc nhận được, không có lương cố định, không có kỳ đánh giá. Điều này làm OKR vừa hữu ích hơn vừa khó hơn. Bài này đưa ra cách chọn mục tiêu, các loại KR phù hợp, một bộ OKR mẫu cho người viết nội dung và người thiết kế, và những bẫy riêng của người làm một mình.
Chọn mục tiêu: nguồn việc, chất lượng, hay sức bền
Người làm tự do thường muốn mọi thứ cùng lúc: nhiều khách hơn, giá cao hơn, ít khách khó hơn, nhiều thời gian rảnh hơn. OKR buộc chọn. Với phần lớn người làm riêng, có ba nhóm mục tiêu chính, và mỗi quý nên chỉ tập trung vào một.
Nhóm thứ nhất là nguồn việc: có thêm khách, giảm phụ thuộc vào một khách lớn, có khách quay lại đều. Hợp với người mới làm riêng hoặc vừa mất một khách lớn. Nhóm thứ hai là chất lượng và giá trị: ít vòng sửa hơn, nhận loại việc có giá trị cao hơn, có sản phẩm đủ tốt để trưng bày. Hợp với người đã có nguồn việc ổn. Nhóm thứ ba là sức bền: giờ làm hợp lý, nghỉ ngơi đủ, có quỹ đệm cho tháng ít việc. Hợp với người đang làm quá sức hoặc thu nhập dao động mạnh.
Nếu không biết chọn nhóm nào, nhìn lại sáu tháng qua: tháng nào khiến bạn lo nhất, và vì sao? Câu trả lời thường chỉ ra nhóm cần ưu tiên. Lo vì không có việc là nhóm nguồn việc; lo vì làm mãi không xong là nhóm chất lượng; lo vì kiệt sức hoặc vì một tháng trắng tay là nhóm sức bền.
Các loại KR hợp với người làm tự do
Dưới đây là những con số người làm riêng có thể đo mà không cần công cụ phức tạp, kèm lưu ý khi dùng:
| Nhóm | KR gợi ý | Lưu ý |
|---|---|---|
| Nguồn việc | Số lời hỏi giá nhận được mỗi tháng; tỷ lệ báo giá được nhận | Tỷ lệ cần số báo giá đủ lớn mới có nghĩa |
| Nguồn việc | Tỷ trọng thu nhập từ khách lớn nhất | Giảm tỷ trọng giúp bớt rủi ro mất một khách là mất cả tháng |
| Khách quay lại | Số khách đặt việc lần hai trong quý | Đo sự hài lòng gián tiếp nhưng khá đáng tin |
| Chất lượng | Số vòng sửa trung bình trước khi khách duyệt | Mỗi vòng sửa là giờ không tính phí |
| Giá trị | Thu nhập trên mỗi giờ làm thật, tính cả giờ không tính phí | Cần ghi giờ làm trung thực |
| Sức bền | Số tuần không làm quá số giờ đã định | Bảo vệ sức khoẻ, là KR cặp đôi cho KR thu nhập |
| Sức bền | Số tháng chi tiêu thiết yếu mà quỹ đệm trang trải được | Quan trọng hơn với người thu nhập không đều |
Thu nhập trên giờ làm thật là con số nhiều người làm tự do chưa từng tính. Khi tính cả giờ trả lời tin nhắn, báo giá, sửa bài, nhiều người ngạc nhiên vì nó thấp hơn mức họ tưởng khá nhiều.
Bộ OKR mẫu: người viết nội dung tự do
Ví dụ giả định của chị Trang, 30 tuổi, viết nội dung tự do ở Đà Nẵng, đang phụ thuộc vào một khách hàng chiếm phần lớn thu nhập:
| Thành phần | Nội dung | Mốc xuất phát | Mức đích cuối quý |
|---|---|---|---|
| O | Bớt phụ thuộc vào một khách hàng lớn, có nguồn việc đều hơn | — | — |
| KR1 | Tỷ trọng thu nhập tháng từ khách lớn nhất | khoảng 75% | dưới 50% |
| KR2 | Số khách mới đặt ít nhất hai việc trong quý | 0 | 3 |
| KR3 | Số tuần làm không quá 40 giờ | 5/13 tuần quý trước | 11/13 |
KR1 đo đúng rủi ro chị lo. KR2 đo khách mới có thật sự quay lại chứ không chỉ thử một lần. KR3 là hàng rào: muốn giảm tỷ trọng khách lớn, cách nhanh nhất là nhận thêm việc chồng lên, và KR3 sẽ báo ngay khi chị đi đường đó. Những việc chị sẽ làm, như cập nhật hồ sơ tác phẩm, liên lạc lại khách cũ, gửi báo giá đều đặn, nằm ở kế hoạch tuần.
Bộ OKR mẫu: người thiết kế đồ hoạ tự do
Ví dụ giả định của anh Khoa, 27 tuổi, thiết kế tự do ở Hà Nội, có đủ việc nhưng thấy làm nhiều mà thu không tương xứng:
| Thành phần | Nội dung | Mốc xuất phát | Mức đích cuối quý |
|---|---|---|---|
| O | Mỗi giờ làm mang lại nhiều giá trị hơn, bớt làm lại | — | — |
| KR1 | Số vòng sửa trung bình mỗi dự án | 4 | 2 |
| KR2 | Thu nhập trên mỗi giờ làm thật (tính cả giờ không tính phí) | ví dụ giả định 120 nghìn | 180 nghìn |
| KR3 | Số dự án có bản tóm tắt yêu cầu được khách xác nhận trước khi bắt đầu | 1/10 | 10/10 |
KR3 trông như việc cần làm, nhưng ở đây nó là kết quả: khách xác nhận bản tóm tắt là điều anh Khoa không kiểm soát hoàn toàn, và nó đo đúng điều anh tin là gốc của việc sửa nhiều. Nếu KR3 đạt mà KR1 không giảm, giả định đó sai, và quý sau phải tìm nguyên nhân khác.
Mức chi nền và KR quỹ đệm: một phép tính nên làm trước
Trước khi đặt KR về thu nhập hay quỹ đệm, người làm tự do nên biết một con số: mức chi nền, tức số tiền tối thiểu mỗi tháng để trang trải những khoản không thể cắt như tiền nhà, ăn uống cơ bản, đi lại, điện nước, các khoản trả nợ đến hạn. Đây không phải mức chi thường ngày, mà là mức chi của một tháng rất tiết kiệm.
Ví dụ giả định: chị Trang tính được mức chi nền khoảng 7 triệu đồng mỗi tháng. Xem lại mười hai tháng qua, thu nhập của chị thấp nhất là 5 triệu, cao nhất là 18 triệu, có ba tháng dưới 7 triệu. Quỹ đệm hiện tại 10 triệu, tức trang trải được khoảng 1,4 tháng chi nền. Từ đó chị đặt một KR phụ cho quý: nâng quỹ đệm lên mức trang trải được 3 tháng chi nền, bằng cách để riêng một tỷ lệ cố định từ mỗi khoản khách trả.
Phép tính này làm hai việc. Nó cho biết những tháng thu nhập thấp có nguy hiểm thật hay không, và nó biến một nỗi lo mơ hồ thành một con số có thể theo dõi. Quỹ đệm bao nhiêu tháng là đủ tuỳ hoàn cảnh từng người, không có mức chung; điều đáng làm là theo dõi con số của chính mình qua từng quý.
Buổi kiểm tuần của người làm một mình
Không có cuộc họp nhóm, buổi kiểm tuần là chỗ duy nhất bạn nhìn công việc từ xa. Gợi ý một kịch bản hai mươi phút vào sáng thứ Hai, trước khi mở hộp thư:
- Điền số giờ làm tuần trước, chia hai cột: có tính phí và không tính phí.
- Cập nhật các KR: số lời hỏi giá, số báo giá gửi đi, khách nào đặt lại, số vòng sửa của dự án vừa xong.
- Chấm độ tự tin từng KR, ghi một dòng lý do cho KR thay đổi màu.
- Xem lịch thanh toán: khoản nào đến hạn, khách nào trả chậm cần nhắc.
- Chọn tối đa hai việc ưu tiên tuần này cho OKR, và kiểm xem tổng giờ dự kiến có vượt mức trần đã định không.
Bước cuối là chỗ hàng rào giờ làm phát huy tác dụng. Nếu tổng giờ dự kiến đã vượt trần, việc OKR mới phải chờ, hoặc một việc khác phải dời. Quyết định điều đó vào sáng thứ Hai dễ hơn nhiều so với vào tối thứ Năm khi đã kiệt sức.
Bẫy riêng của người làm một mình
Đo thu nhập theo tháng. Thu nhập tự do dao động mạnh giữa các tháng vì thời điểm thanh toán. KR thu nhập nên đo theo quý, hoặc theo trung bình ba tháng, để một tháng khách trả chậm không làm bạn hoảng.
Không có ai hỏi tiến độ. Không có sếp, không ai nhắc buổi kiểm tuần. Hẹn với một người bạn cũng làm tự do để mỗi tuần trao đổi ngắn về OKR, hoặc ghi buổi kiểm vào lịch như một cuộc hẹn với khách.
KR thu nhập không có hàng rào. Một mình đặt KR tăng thu nhập mà không có KR giờ làm hay sức khoẻ đi kèm, rất dễ trượt sang làm mười hai giờ mỗi ngày. Người làm riêng không có quy định giờ làm của công ty che chắn; hàng rào phải tự dựng.
Mọi tháng ít việc đều là thất bại. Tháng ít việc là một phần bình thường của làm tự do. Một OKR về sức bền tài chính, như quỹ đệm đủ trang trải một số tháng chi tiêu thiết yếu, giúp những tháng đó bớt căng.
Giới hạn và những điều OKR không giải quyết được
OKR giúp chọn và đo, nhưng không thay được những quyết định lớn như có nên tiếp tục làm tự do hay quay lại làm công, có nên đổi lĩnh vực. Những câu hỏi đó cần nhìn rộng hơn một quý.
Thuế và nghĩa vụ tài chính của người làm tự do cũng không nằm trong phạm vi OKR. Nguyên tắc chung là thu nhập từ làm tự do có thể phải kê khai và nộp thuế theo quy định; bạn nên để riêng một phần thu nhập cho việc này và kiểm tra quy định hiện hành với cơ quan thuế hoặc người có chuyên môn.
Cuối cùng, OKR không nên biến thành lý do để làm việc liên tục. Nếu bạn thấy mình kiệt sức, mất ngủ kéo dài, hay lo âu vì tiền bạc tới mức ảnh hưởng sinh hoạt, hãy giảm bớt mục tiêu, nói chuyện với người thân, và tìm đến chuyên gia khi cần.
Câu hỏi thường gặp
Người làm tự do nên đặt KR thu nhập là con số tuyệt đối hay tỷ lệ?
Tuỳ mục tiêu. Nếu muốn ổn định, tỷ trọng thu nhập từ khách lớn nhất hay số tháng có thu nhập trên mức chi nền là KR tốt. Nếu muốn tăng giá trị, thu nhập trên giờ làm thật hợp hơn. Con số tuyệt đối dễ bị dao động thanh toán làm méo.
Làm sao ghi giờ làm thật mà không mất quá nhiều công?
Ghi theo khối nửa giờ hoặc một giờ, cuối mỗi ngày điền vào bảng: dự án nào, có tính phí hay không. Không cần chính xác từng phút. Sau hai tuần, bạn sẽ có con số đủ dùng để tính thu nhập trên giờ.
Có nên đặt OKR chung với khách hàng không?
Với khách lâu năm, có thể thống nhất vài kết quả chung cho dự án, như số vòng sửa hay thời gian phản hồi. Nhưng OKR cá nhân của bạn, như giảm phụ thuộc vào khách đó, nên giữ riêng.
Một quý không có việc mới thì OKR có còn ý nghĩa không?
Có, nếu OKR đo đúng những gì bạn kiểm soát, như số báo giá gửi đi, số khách cũ được liên lạc lại, chất lượng hồ sơ tác phẩm. Những con số đó vẫn tiến dù chưa có hợp đồng, và thường là chỉ số dẫn dắt cho những quý sau.
Người làm tự do có cần quỹ dự phòng khác người làm công không?
Nhìn chung, thu nhập càng không đều thì khoản đệm cần càng dài hơn so với người có lương cố định, vì tháng ít việc có thể đến liên tiếp. Đặt KR về số tháng chi tiêu thiết yếu mà quỹ đệm trang trải được là cách theo dõi điều này.