Nguyên tắc tiến bộ nhỏ, theo Teresa Amabile và Steven Kramer trong cuốn The Progress Principle (2011), là nhận xét rằng trong những ngày làm việc tốt nhất của người lao động trí óc, sự kiện nổi bật nhất là đạt được tiến bộ, kể cả nhỏ, trong một việc họ thấy có ý nghĩa. Ghi lại một bước tiến mỗi ngày là cách đơn giản để nhìn thấy những tiến bộ đó, vốn rất dễ chìm trong cảm giác “cả tuần chẳng được gì”.
Bài trình bày nghiên cứu đứng sau nguyên tắc này ở mức chắc chắn, cách áp dụng cho một người (không phải cho người quản lý như phần lớn cuốn sách hướng tới), mẫu ghi một dòng mỗi ngày, cách đọc lại, và những giới hạn: nghiên cứu nói gì và không nói gì. Đây là góc ghi nhận kết quả, không phải kỹ thuật xây thói quen hay giữ kỷ luật.
Nghiên cứu nói gì
Amabile, giáo sư tại Trường Kinh doanh Harvard, cùng Kramer phân tích gần mười hai nghìn bản nhật ký hằng ngày do 238 người viết, thuộc 26 nhóm dự án ở bảy công ty. Mỗi ngày, người tham gia trả lời vài câu hỏi đánh giá cảm xúc, động lực, nhận thức về công việc, và mô tả ngắn một sự kiện nổi bật trong ngày.
Họ gọi tổng thể cảm xúc, động lực và nhận thức của người làm việc trong ngày là “đời sống nội tâm khi làm việc”. Khi so những ngày đời sống nội tâm tốt nhất với những ngày tệ nhất, sự kiện xuất hiện nhiều nhất trong ngày tốt là tiến bộ trong công việc có ý nghĩa; trong ngày tệ, là bị chững lại hoặc thụt lùi. Tiến bộ nhỏ cũng có tác dụng, và thụt lùi nhỏ có tác động tiêu cực mạnh hơn mức tương ứng của tiến bộ nhỏ.
Một phát hiện đáng chú ý khác: khi được hỏi điều gì thúc đẩy nhân viên nhiều nhất, phần lớn người quản lý được khảo sát trong một nghiên cứu đi kèm không xếp “giúp tiến bộ” lên đầu, mà nghiêng về khen ngợi, phần thưởng. Tiến bộ là thứ dễ bị đánh giá thấp vì nó diễn ra lặng lẽ.
Ba điều kiện để một bước tiến có tác dụng
Việc phải có ý nghĩa với người làm. Theo Amabile và Kramer, tiến bộ chỉ nâng tinh thần khi việc đó quan trọng với người làm, không nhất thiết là việc lớn lao, chỉ cần người làm thấy nó đáng làm. Tiến bộ trong một việc mình thấy vô nghĩa ít tác dụng.
Tiến bộ phải được nhận ra. Một bước tiến không ai thấy, kể cả chính người làm, khó có tác động. Đây là lý do việc ghi lại có ích: nó biến tiến bộ lặng lẽ thành thứ nhìn thấy được.
Tiến bộ phải là của chính mình hoặc nhóm mình. Trong các nhật ký, tiến bộ được ghi nhận là tiến bộ của chính người viết hoặc của nhóm họ làm việc cùng, trong việc họ đang tham gia. Thấy người khác tiến bộ không mang lại cùng tác động; thậm chí có thể ngược lại nếu kéo theo so sánh.
Thụt lùi cần được nhìn đúng tầm. Vì thụt lùi tác động mạnh, một ngày có một việc hỏng dễ xoá đi cảm giác của cả tuần tiến bộ. Ghi cả hai, đặt cạnh nhau, giúp thấy tỷ lệ thật.
Mẫu ghi: một dòng cuối ngày
Cách ghi đơn giản nhất là một dòng, ba phần, mất chưa tới hai phút. Ví dụ giả định một tuần của người đang viết tài liệu đào tạo cho công ty:
| Ngày | Bước tiến | Vướng hoặc lùi | Việc đầu tiên ngày mai |
|---|---|---|---|
| Thứ hai | Xong dàn ý chương 3 | Chưa có số liệu từ phòng bán hàng | Gửi thư hỏi số liệu |
| Thứ ba | Viết được hai mục của chương 3 | — | Viết mục ba |
| Thứ tư | Nhận số liệu, sửa lại phần ví dụ | Mất buổi chiều cho việc phát sinh | Đọc lại phần ví dụ |
| Thứ năm | Người dùng thử nói chương 2 dễ hiểu | Phát hiện một quy trình trong chương 1 đã cũ | Hỏi lại quy trình mới |
| Thứ sáu | Sửa xong chương 1 | — | Bắt đầu chương 4 |
Cột “việc đầu tiên ngày mai” không phải để lập kế hoạch, mà để sáng hôm sau bắt đầu ngay, nối tiếp bước tiến hôm trước. Cột vướng được ghi để đặt cạnh bước tiến, không để tự trách. Đọc cả tuần, người này thấy năm ngày đều có bước tiến, dù cảm giác thứ tư là “ngày mất trắng”.
Đọc lại cuối tuần trong năm phút
Ghi mỗi ngày là để có thứ đọc lại. Cuối tuần, đọc năm dòng và làm theo thứ tự:
- Đếm số ngày có ít nhất một bước tiến. Thường cao hơn cảm giác.
- Đánh dấu bước tiến bạn thấy quan trọng nhất trong tuần.
- Đọc cột vướng: có cái nào lặp lại? Một vướng lặp lại là thứ đáng xử lý tận gốc, ví dụ luôn phải chờ số liệu từ một bộ phận.
- Ghi một câu ghi nhận cho tuần: “tuần này xong chương 1 và 3, dù mất một buổi cho việc phát sinh”.
- Nếu cả tuần không có bước tiến nào trong việc có ý nghĩa, ghi điều đó thẳng thắn. Đây là thông tin, không phải thất bại; nó có thể cho thấy công việc đang bị lấp bởi việc khác.
Câu ghi nhận ở bước bốn là thứ đáng giữ nhất. Mười hai câu như vậy là một quý, năm mươi câu là một năm, và là bằng chứng cụ thể cho những ngày nghĩ rằng mình đứng yên.
Chọn đơn vị tiến bộ cho việc dài
Việc dài như viết một cuốn sách, học một nghề, xây một dự án nhiều tháng thường không có kết quả rõ hằng ngày. Cần chọn một đơn vị tiến bộ nhỏ đủ để ngày nào cũng có thể đạt: một mục viết xong, một bài tập làm được, một vấn đề được gỡ, một người dùng thử phản hồi.
Đơn vị tốt có ba đặc điểm: nằm trong tầm kiểm soát của mình trong một ngày, gắn với kết quả cuối cùng, và nhận biết được rõ ràng là đã xong hay chưa. “Làm việc với dự án hai giờ” là đo hoạt động, không phải tiến bộ; “xong phần nhập dữ liệu cho hai mươi khách” là tiến bộ.
Không cần đơn vị cố định suốt dự án. Giai đoạn đầu, tiến bộ có thể là quyết định được đưa ra; giai đoạn giữa, là phần việc hoàn thành; giai đoạn cuối, là lỗi được sửa. Đổi đơn vị khi giai đoạn đổi, và ghi lại thời điểm đổi để khi đọc lại không so nhầm.
Tiến bộ, thụt lùi và những thứ dễ nhầm
Khi bắt đầu ghi, nhiều người không chắc điều gì tính là bước tiến. Bảng dưới phân biệt ba loại, ví dụ giả định cho một người đang làm luận văn cao học bên cạnh công việc:
| Loại | Định nghĩa dùng được | Ví dụ |
|---|---|---|
| Bước tiến | Một phần của việc có ý nghĩa đã xong hoặc rõ hơn, không quay lại được | Xong bảng câu hỏi khảo sát; thầy hướng dẫn duyệt đề cương chương 2; tìm ra lý do số liệu lệch |
| Thụt lùi | Một phần đã xong phải làm lại, hoặc một vướng mới chặn việc | Mất tệp số liệu chưa sao lưu; phải đổi mẫu khảo sát vì nơi khảo sát rút lui |
| Hoạt động không phải tiến bộ | Đã bỏ thời gian nhưng chưa có gì xong hay rõ hơn | Ngồi ba giờ trước tệp luận văn; đọc thêm mười bài báo mà chưa ghi chép gì |
| Tiến bộ ẩn | Không có sản phẩm nhưng có quyết định hoặc hiểu biết mới | Quyết định bỏ một hướng phân tích không khả thi; hiểu ra vì sao mô hình cũ không hợp |
Dòng cuối là dòng hay bị bỏ sót nhất. Bỏ một hướng đi sai là tiến bộ thật, dù không có trang viết nào thêm. Ghi nó lại giúp những ngày “không ra gì” hiện đúng bản chất. Dòng thứ ba cũng đáng ghi trung thực: nếu nhiều ngày liền chỉ có hoạt động mà không có tiến bộ, có thể việc đang thiếu một quyết định, một thông tin, hay một người để hỏi.
Khi việc có ý nghĩa bị lấp bởi việc khác
Một phát hiện thực tế của nghiên cứu nhật ký là những ngày tệ thường có chung một kiểu: người làm bị kéo khỏi việc chính bởi việc phát sinh, họp không cần thiết, yêu cầu đổi liên tục. Nếu ghi một bước tiến mỗi ngày trong vài tuần, bạn sẽ thấy rõ việc chính của mình đang được bao nhiêu ngày chạm tới.
Ví dụ giả định, sau bốn tuần ghi, một nhân viên thấy chỉ chín trên hai mươi ngày làm việc có bước tiến trong dự án được giao chính; mười một ngày còn lại là xử lý yêu cầu đột xuất. Con số này không dùng để tự trách, mà để mang vào một cuộc trao đổi với người quản lý: dự án chính đang chậm vì thời gian bị chia, có nên dành riêng vài buổi sáng mỗi tuần cho nó không.
Nếu bạn làm việc tự do hoặc tự quản lý thời gian, con số này là tín hiệu để xem lại lịch tuần của chính mình. Cách sắp xếp lịch, chọn việc và nói không với việc phát sinh là những chủ đề riêng; ở đây chỉ cần biết rằng sổ tiến bộ đã cho bạn một con số để bắt đầu.
Giới hạn của phát hiện và của việc ghi
Nghiên cứu của Amabile và Kramer dựa trên người lao động trí óc trong các nhóm dự án ở một số công ty Mỹ, dùng nhật ký tự báo cáo. Nó cho thấy mối liên hệ mạnh giữa tiến bộ và đời sống nội tâm trong ngày, nhưng thiết kế nhật ký không tách được hoàn toàn chiều nhân quả: ngày tâm trạng tốt cũng có thể giúp làm được nhiều hơn. Các tác giả cũng bàn về tác động hai chiều này. Áp dụng cho bối cảnh khác, ví dụ công việc chân tay lặp lại hay làm việc một mình, nên coi là gợi ý đáng thử hơn là quy luật chắc chắn.
Ghi tiến bộ cũng có thể trượt thành áp lực phải có tiến bộ mỗi ngày. Có những ngày nghỉ, ngày ốm, ngày chỉ đủ sức giữ mọi thứ chạy. Đó không phải ngày thất bại. Nếu việc ghi khiến bạn thấy tệ hơn, giảm xuống ghi theo tuần. Và nếu cảm giác không tiến lên được kéo dài, kèm mệt mỏi, mất hứng thú với cả những việc từng thích, hãy chia sẻ với người thân và tìm gặp chuyên gia sức khoẻ tinh thần.
Câu hỏi thường gặp
Nguyên tắc tiến bộ nhỏ có giống chia nhỏ mục tiêu không?
Có liên quan nhưng khác trọng tâm. Chia nhỏ mục tiêu là cách lập kế hoạch; nguyên tắc tiến bộ nhỏ nói về việc nhận ra và ghi nhận những bước đã đi, và tác động của chúng lên tinh thần. Có thể chia nhỏ tốt mà vẫn không bao giờ nhìn lại những gì đã làm được.
Ghi tiến bộ trên giấy hay trên điện thoại?
Chỗ nào ghi được trong hai phút cuối ngày thì dùng chỗ đó. Nhiều người ghi vào cùng sổ công việc, ngay dưới danh sách việc của ngày. Quan trọng là đọc lại được theo tuần.
Người quản lý dùng nguyên tắc này thế nào?
Phần lớn cuốn sách hướng tới người quản lý: dọn chướng ngại để nhóm tiến bộ, cung cấp nguồn lực, ghi nhận tiến bộ của từng người. Bài này đi theo góc một người tự áp dụng; phía quản lý là chủ đề riêng.
Một ngày chỉ toàn việc vặt thì ghi gì?
Ghi thẳng: không có bước tiến trong việc chính, đã xử lý các việc phát sinh. Nếu nhiều ngày như vậy liền nhau, đó là thông tin để trao đổi về khối lượng việc, không phải lỗi của bạn.
Có cần đếm số ngày có tiến bộ không?
Không bắt buộc, nhưng đếm theo tuần giúp đọc nhanh. Tránh biến nó thành chỉ tiêu phải đạt mỗi tuần; khi đó người ta dễ ghi những “tiến bộ” vụn vặt cho đủ số, và con số mất ý nghĩa.