Dòng tiền tuần là một trang giấy ghi bốn con số mỗi tuần: tiền có đầu tuần, tiền vào, tiền ra, tiền còn cuối tuần, kèm một dòng dự kiến cho bốn tuần tới. Với hộ kinh doanh nhỏ, trang này trả lời câu hỏi quan trọng nhất mà sổ lời lỗ không trả lời được: tuần sau còn đủ tiền trả hàng, trả người làm và trả tiền nhà không.
Tiệm có lời vẫn có thể hụt tiền, vì tiền vào và tiền ra không đến cùng ngày: hàng phải trả trước, khách nợ trả sau, tiền mặt bằng đóng một lần ba tháng. Bài này đưa ra mẫu trang dòng tiền tuần, cách ghi trong mười phút mỗi cuối tuần, cách lập dự kiến bốn tuần mà không cần phần mềm, và cách đọc để thấy trước những tuần căng. Số liệu là ví dụ giả định của một sạp trái cây ở chợ.
Mẫu trang dòng tiền tuần
Một trang giấy khổ thường, kẻ sáu cột, mỗi tuần một dòng. Mỗi trang đủ cho một quý. Ví dụ giả định bốn tuần đầu quý của sạp trái cây:
| Tuần | Đầu tuần | Tiền vào | Tiền ra | Cuối tuần | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 18 triệu | 35 triệu | 33 triệu | 20 triệu | Trả lô cam đầu mùa |
| 2 | 20 triệu | 31 triệu | 29 triệu | 22 triệu | |
| 3 | 22 triệu | 30 triệu | 38 triệu | 14 triệu | Đóng tiền sạp ba tháng 9 triệu |
| 4 | 14 triệu | 33 triệu | 30 triệu | 17 triệu | Lương tự trả nửa tháng nằm trong tiền ra |
Cột “đầu tuần” của dòng sau luôn bằng cột “cuối tuần” của dòng trước. Nếu không khớp, có tiền đi ra hoặc vào mà không được ghi; đây là phép kiểm tự nhiên của trang giấy. Tiền ở đây gồm cả tiền mặt trong két lẫn số dư tài khoản của tiệm, đếm vào cùng một thời điểm mỗi tuần, ví dụ tối chủ nhật.
Tiền khách đang nợ và tiền hàng trên kệ không tính vào cột “cuối tuần”, dù chúng là tài sản của tiệm. Trang dòng tiền chỉ đếm thứ có thể dùng để trả ngay. Một sạp có hai mươi triệu tiền hàng mà chỉ có hai triệu trong két vẫn là sạp đang căng tiền, và trang giấy cần cho thấy điều đó một cách thẳng thắn.
Ghi trong mười phút mỗi cuối tuần
Trang này chỉ sống được nếu việc ghi nhẹ nhàng. Mười phút mỗi tối chủ nhật, theo thứ tự:
- Đếm tiền mặt trong két, xem số dư tài khoản tiệm, cộng lại. Đó là số cuối tuần.
- Cộng tiền vào trong tuần: tiền bán hàng tiền mặt, tiền khách chuyển khoản, tiền khách trả nợ, tiền nhà cho tiệm mượn (ghi chú rõ).
- Cộng tiền ra trong tuần: tiền trả hàng, chi phí, lương tự trả chuyển về nhà, trả nợ.
- Kiểm: đầu tuần cộng tiền vào trừ tiền ra phải xấp xỉ cuối tuần. Lệch vài trăm nghìn là bình thường với sạp tiền mặt; lệch vài triệu là có khoản quên ghi, tìm trước khi đóng sổ.
- Viết một dòng ghi chú cho khoản bất thường của tuần, nếu có.
Không cần tách chi tiết từng khoản trong trang này; chi tiết thuộc về sổ bán hàng và sổ nhập hàng. Trang dòng tiền chỉ giữ tổng, để có thể nhìn cả quý trên một mặt giấy. Nếu tiền vào chủ yếu qua chuyển khoản, sao kê đã làm phần lớn việc cộng; nếu chủ yếu tiền mặt, một phong bì riêng cho tiền chi lặt vặt trong tuần giúp cộng nhanh hơn.
Dự kiến bốn tuần tới
Phần đáng giá nhất của trang là bốn dòng nhìn về trước. Viết bằng bút chì, để sửa mỗi tuần. Ví dụ giả định, lập vào tối chủ nhật cuối tuần bốn:
| Tuần tới | Đầu tuần (dự kiến) | Vào (dự kiến) | Ra (dự kiến) | Cuối tuần (dự kiến) | Khoản đã biết trước |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 | 17 triệu | 32 triệu | 30 triệu | 19 triệu | |
| 6 | 19 triệu | 32 triệu | 41 triệu | 10 triệu | Trả nốt lô xoài 11 triệu |
| 7 | 10 triệu | 30 triệu | 34 triệu | 6 triệu | Lương tự trả, tiền điện kho lạnh |
| 8 | 6 triệu | 40 triệu | 33 triệu | 13 triệu | Rằm, bán chạy hơn |
Cách lập: tiền vào lấy trung bình bốn tuần gần nhất, chỉnh theo mùa nếu biết chắc (lễ, rằm, đầu tháng lương). Tiền ra gồm phần đều đặn cộng với mọi khoản đã biết ngày: tiền sạp, trả nợ, lương tự trả, hàng đã đặt. Nhìn bảng, tuần bảy chỉ còn khoảng 6 triệu, trong khi một lô hàng hỏng hoặc một tuần mưa có thể kéo tiền vào xuống vài triệu. Đó là tuần cần chuẩn bị ngay từ bây giờ.
Đọc trang dòng tiền: bốn tín hiệu cần để ý
Đáy dự kiến xuống dưới mức an toàn. Mỗi tiệm nên tự đặt một mức tiền tối thiểu không muốn xuống dưới, ví dụ bằng tiền ra của một tuần bình thường. Dòng dự kiến nào chạm dưới mức này là tuần cần xử lý trước: dời một khoản trả, nhập lô nhỏ hơn, thu nợ sớm, hoặc tạm giữ lương tự trả.
Tiền cuối tuần giảm dần nhiều tuần liền. Ngay cả khi chưa chạm đáy, một xu hướng đi xuống đều đặn cho biết tiền ra đang lớn hơn tiền vào một cách hệ thống. Hãy kiểm nguyên nhân bằng sổ chi tiết: lãi mỏng đi, hàng tồn tăng, hay nhà lấy nhiều hơn.
Dự kiến luôn lạc quan hơn thực tế. So dòng dự kiến của tuần trước với dòng thực tế vừa ghi. Nếu tiền vào thực tế cứ thấp hơn dự kiến, cách dự kiến đang lạc quan; hạ mức dự kiến xuống một chút cho các tuần sau.
Tiền vào dồn vào vài ngày. Nếu phần lớn tiền vào của tuần đến từ một hai khách lớn hay một phiên chợ, chỉ cần một khoản đến trễ là cả tuần lệch. Ghi chú rõ những khoản phụ thuộc này, và khi dự kiến, đừng coi chúng là chắc chắn có.
Nhà phải bù vào tiệm thường xuyên. Dòng ghi chú có chữ “nhà cho mượn” lặp lại là tín hiệu tiệm không tự đứng được về dòng tiền, dù có thể vẫn có lãi trên giấy.
Khi thấy trước một tuần căng: các lựa chọn theo thứ tự
Lợi thế của trang dự kiến là thấy tuần căng trước hai ba tuần, đủ thời gian xoay xở mà không phải chạy vạy. Thứ tự các lựa chọn từ nhẹ tới nặng: thu sớm khoản khách đang nợ; nhập lô nhỏ hơn cho mặt hàng chậm; thoả thuận với nhà cung cấp trả một phần sau vài ngày; dời một khoản chi không gấp như sửa sang, mua thêm kệ; tạm giảm lương tự trả trong một kỳ và ghi rõ để trả bù sau.
Nhà cho tiệm mượn tiền là lựa chọn cuối cùng trong danh sách, và nên ghi như một khoản nợ có hạn trả. Vay bên ngoài để qua một tuần căng cần tính kỹ tổng tiền phải trả và khả năng trả; tuyệt đối tránh vay nóng hay vay qua ứng dụng không rõ ràng, vì một tuần căng có thể biến thành nhiều tháng khó.
Nếu trang dòng tiền cho thấy tuần căng xuất hiện đều đặn, chẳng hạn mỗi lần đóng tiền sạp hay đầu mỗi mùa hàng, đó không còn là tình huống mà là cấu trúc. Cách xử lý cấu trúc là để riêng từ trước: mỗi tuần dồn một phần nhỏ cho khoản lớn sắp đến, như dồn tiền sạp ba tháng thành mười hai phần.
Một quý trên trang giấy: đọc lại sau mười ba tuần
Cuối mỗi quý, trang giấy có mười ba dòng thực tế và mười ba lần dự kiến đã được viết bằng bút chì rồi sửa. Đây là lúc đọc lại cả trang trong nửa giờ, không phải để chấm điểm mình mà để chỉnh cách làm cho quý sau.
Câu hỏi đầu tiên: tiền cuối quý so với đầu quý thế nào? Ví dụ giả định, sạp trái cây bắt đầu quý với 18 triệu và kết thúc với 21 triệu, tức dòng tiền cả quý dương 3 triệu sau khi đã trả lương tự trả đều đặn. Nếu con số này âm nhiều quý liền, tiệm đang tiêu dần vào tiền đệm.
Câu hỏi thứ hai: tuần nào thấp nhất, và nó có được thấy trước không? Nếu tuần thấp nhất đã nằm trong dòng dự kiến từ ba tuần trước, trang giấy đã làm đúng việc. Nếu nó đến bất ngờ, ghi lý do: một khoản chi quên ghi lịch, một lô hàng hỏng, một khách lớn trả chậm. Lý do đó trở thành một dòng “khoản đã biết trước” trong quý sau.
Câu hỏi thứ ba: dự kiến lệch bao nhiêu so với thực tế? Lấy trung bình độ lệch của tiền vào trong mười ba tuần. Sạp trong ví dụ thường dự kiến cao hơn thực tế khoảng hai triệu mỗi tuần; quý sau, hạ mức dự kiến tiền vào tương ứng. Sau hai ba quý, dự kiến sẽ sát hơn đáng kể, và những tuần căng sẽ hiếm khi đến bất ngờ.
Giới hạn của một trang giấy
Trang dòng tiền tuần không thay cho sổ bán hàng, sổ công nợ hay sổ sách theo quy định đối với hộ kinh doanh. Nó cũng không cho biết tiệm có lời hay không; một tuần tiền vào nhiều có thể chỉ vì khách trả nợ cũ. Hãy đọc nó cùng với lãi tháng, và nếu tiệm đã có nghĩa vụ kê khai, giữ chứng từ theo quy định hiện hành.
Dự kiến bốn tuần là phỏng đoán có căn cứ, không phải dự báo chắc chắn. Mục đích của nó là thấy sớm, không phải đoán đúng. Giữ nó đơn giản: khi trang giấy bắt đầu có hai chục cột, nó sẽ bị bỏ. Một trang sáu cột ghi đều trong một năm cho biết nhiều điều hơn một bảng tính chi tiết bỏ dở sau ba tuần. Và nếu có tuần quá bận hay quá mệt để ghi, cứ bỏ qua, tuần sau đếm lại tiền và ghi tiếp; trang giấy chịu được vài chỗ trống, người chủ thì cần được nghỉ.
Câu hỏi thường gặp
Nên ghi dòng tiền theo ngày hay theo tuần?
Với tiệm nhỏ, theo tuần là vừa: đủ chi tiết để thấy trước tuần căng, mà không tốn thời gian như ghi mỗi ngày. Ghi theo ngày chỉ cần khi tiền rất sát, mỗi ngày đều có khoản lớn phải trả, và nên quay lại ghi tuần khi tình hình đã ổn.
Tiền mặt của nhà có tính vào dòng tiền của tiệm không?
Không. Chỉ tính tiền trong két và tài khoản của tiệm. Khi nhà đưa tiền vào tiệm, ghi là tiền vào kèm chú thích; khi tiệm trả lương tự trả cho nhà, ghi là tiền ra. Trộn hai túi tiền sẽ làm trang dòng tiền mất ý nghĩa.
Mức tiền tối thiểu an toàn bao nhiêu là đủ?
Một mốc dễ dùng là bằng tiền ra của một tuần bình thường. Tiệm có mùa vụ mạnh hoặc hay phải trả các khoản lớn đột xuất có thể cần cao hơn. Mốc này nên được xem lại mỗi quý khi chi phí thay đổi.
Dự kiến sai nhiều thì có nên bỏ không?
Không nên bỏ, nên chỉnh. Ghi lại mức sai mỗi tuần, sau vài tuần sẽ thấy dự kiến thường lệch về phía nào và lệch bao nhiêu. Hạ hoặc nâng cách ước tính cho khớp. Dự kiến lệch nhưng có thì vẫn tốt hơn không nhìn trước gì.
Có cần dùng bảng tính thay cho giấy không?
Không bắt buộc. Bảng tính tiện khi muốn vẽ đường xu hướng hoặc lưu nhiều năm. Giấy tiện vì nằm ngay ở quầy, mở ra là thấy. Chọn thứ mà bạn thật sự mở mỗi tối chủ nhật; công cụ nào cũng được, miễn là được dùng đều.