Ngân sách tháng đầu tiên chỉ cần làm được một việc: trước khi tháng bắt đầu, mỗi đồng thu nhập thật về tay đã có một chỗ đi được viết ra; cuối tháng, bạn so chỗ đi dự kiến với chỗ đi thật. Bảy bước dưới đây đi theo đúng thứ tự đó: xác định tiền vào, liệt kê khoản bắt buộc, đặt trần cho khoản tuỳ ý, chừa một dòng cho chuyện bất ngờ, kiểm tổng, theo dõi trong tháng và đọc chênh lệch.
Bài này không so sánh các trường phái chia tiền theo phần trăm, cũng không bàn chuyện giữ kỷ luật nhiều năm. Trọng tâm là phần kỹ thuật của tháng đầu: lấy số ở đâu, ghi vào cột nào, và sau ba mươi ngày thì đọc bảng ra sao để tháng thứ hai chính xác hơn. Toàn bộ số liệu trong bài là ví dụ giả định.
Chuẩn bị trước khi ngồi xuống: ba thứ cần có trong tay
Người mới thường bắt đầu bằng việc chia phần trăm cho đẹp. Cách đó cho ra một bảng nhìn gọn nhưng không khớp với đời sống của mình. Trước khi viết dòng nào, bạn cần gom đủ ba loại thông tin sau, mất chừng ba mươi đến bốn mươi phút:
- Thu nhập thật về tay của tháng tới. Là số tiền thực sự vào tài khoản hoặc ví sau khi đã trừ bảo hiểm bắt buộc, thuế và các khoản công ty khấu trừ, không phải mức lương ghi trong hợp đồng. Nếu thu nhập lên xuống, lấy mức thấp nhất của ba tháng gần nhất làm con số lập kế hoạch.
- Danh sách khoản phải trả mà bạn đã biết. Tiền nhà, điện nước, internet, tiền gửi về cho gia đình, học phí, khoản trả góp đang có, phí gửi xe. Lật lại tin nhắn, hoá đơn tháng trước để lấy số gần đúng nhất.
- Ước lượng chi tiêu tuỳ ý của tháng gần nhất. Ăn uống, đi lại, cà phê, mua sắm lặt vặt. Không cần chính xác đến từng nghìn; một con số làm tròn theo trí nhớ cộng thêm khoảng một phần năm thường gần với thực tế hơn con số mình muốn tin.
- Một tờ giấy hoặc một trang bảng tính trống chia bốn cột: khoản, dự kiến, thực tế, chênh lệch. Cột thực tế và chênh lệch để trống cho tới cuối tháng.
Nếu bạn chưa từng ghi chép chi tiêu, đừng lo con số ước lượng sai. Ngân sách tháng đầu là một giả thuyết; việc của tháng đầu là kiểm giả thuyết đó, không phải đoán trúng.
Bảy bước lập ngân sách tháng đầu tiên
Làm theo thứ tự, vì mỗi bước dùng kết quả của bước trước. Tổng thời gian cho lần đầu khoảng một tiếng; từ tháng thứ hai còn khoảng hai mươi phút.
- Ghi con số thu nhập lập kế hoạch ở dòng trên cùng. Chỉ ghi tiền chắc chắn về trong tháng. Thưởng, tiền làm thêm chưa chắc, tiền người khác hứa trả thì để ngoài, khi về thật mới xếp chỗ cho nó.
- Liệt kê khoản cố định và cộng lại. Đây là các khoản gần như không đổi và khó cắt ngay trong tháng: tiền nhà, trả góp, học phí, bảo hiểm đóng theo tháng. Viết đúng số tiền và ngày phải trả.
- Đặt khoản để dành và trả nợ thêm thành một dòng chi. Ghi nó như một hoá đơn phải trả, kể cả khi số rất nhỏ. Để dành phần còn thừa cuối tháng thì thường không còn gì thừa.
- Chia phần còn lại cho các khoản linh hoạt và đặt trần. Ăn uống, đi lại, mua sắm cá nhân, gặp gỡ bạn bè. Mỗi khoản một con số trần cho cả tháng, rồi chia bốn để có trần mỗi tuần.
- Chừa một dòng "chưa biết tên". Một khoản nhỏ cho thứ không lường trước: quà sinh nhật bất ngờ, sửa xe, thuốc men. Không có dòng này, khoản bất ngờ đầu tiên sẽ ăn vào dòng khác và làm cả bảng mất nghĩa.
- Kiểm tổng: thu trừ chi phải bằng không. Nếu dương, xếp phần dư vào một dòng cụ thể. Nếu âm, quay lại bước bốn cắt trần, chứ không sửa con số thu nhập cho khớp.
- Chọn nhịp theo dõi và ngày đọc chênh lệch. Ví dụ mỗi tối chủ nhật cộng chi của tuần vào cột thực tế, và ngày cuối tháng ngồi đọc chênh lệch. Ghi luôn ngày đó vào sổ để không trôi.
Mẫu bảng ngân sách tháng đầu (ví dụ giả định)
Ví dụ giả định: một người đi làm, thu nhập về tay 14 triệu đồng mỗi tháng, ở thuê chung. Cột thực tế điền cuối tháng; chênh lệch bằng thực tế trừ dự kiến, số dương nghĩa là tiêu vượt.
| Khoản | Loại | Dự kiến (triệu) | Thực tế (triệu) | Chênh lệch |
|---|---|---|---|---|
| Tiền nhà, điện nước | Cố định | 3,5 | 3,7 | +0,2 |
| Gửi về gia đình | Cố định | 2,0 | 2,0 | 0 |
| Để dành | Cố định | 1,5 | 1,5 | 0 |
| Ăn uống | Linh hoạt | 3,5 | 4,3 | +0,8 |
| Đi lại, xăng xe | Linh hoạt | 0,8 | 0,7 | −0,1 |
| Cá nhân, gặp gỡ | Linh hoạt | 1,7 | 1,6 | −0,1 |
| Học thêm, sách | Linh hoạt | 0,5 | 0,2 | −0,3 |
| Chưa biết tên | Dự phòng | 0,5 | 0,0 | −0,5 |
| Tổng | 14,0 | 14,0 | 0 |
Tổng cuối tháng vẫn bằng không nhưng cơ cấu bên trong đã khác: ăn uống vượt 0,8 triệu và được bù từ ba dòng còn lại. Đó là thông tin quý nhất của tháng đầu. Nó cho biết con số 3,5 triệu cho ăn uống là đoán thấp, và tháng sau bạn nên đặt khoảng 4 triệu rồi bớt ở dòng khác, thay vì tiếp tục giả vờ.
Nếu dòng "chưa biết tên" không bị dùng tới, đừng vội xoá nó. Tháng này không có chuyện bất ngờ không có nghĩa tháng sau cũng vậy; có thể chuyển phần chưa dùng sang để dành.
Đọc chênh lệch cuối tháng: ba câu hỏi đủ dùng
Ngày cuối tháng, cột chênh lệch là thứ duy nhất cần nhìn kỹ. Bạn không cần phân tích từng khoản; chỉ cần trả lời ba câu. Câu thứ nhất: khoản nào lệch nhiều nhất tính theo tiền, không theo phần trăm. Khoản 0,3 triệu lệch gấp đôi ít quan trọng hơn khoản 4 triệu lệch một phần năm. Câu thứ hai: lệch vì ước lượng sai hay vì chuyện một lần. Một đám cưới bạn thân là chuyện một lần; ăn ngoài mỗi trưa vì bếp ở chỗ trọ chật là chuyện lặp lại. Chỉ chuyện lặp lại mới cần sửa con số dự kiến.
Câu thứ ba: tháng sau sửa con số nào và lấy từ đâu ra. Mỗi lần tăng một dòng phải giảm một dòng khác hoặc giảm để dành, vì thu nhập không đổi. Viết quyết định đó ra một dòng ở cuối bảng, ví dụ "ăn uống lên 4 triệu, học thêm xuống 0,2 triệu, để dành giữ nguyên". Một câu viết ra giúp bạn nhớ lý do khi nhìn lại sau ba tháng.
Sau khoảng ba tháng như vậy, các con số dự kiến thường đã sát với đời sống thật, và việc đọc chênh lệch chỉ còn vài phút. Lúc đó ngân sách mới thật sự là công cụ: nó cho biết trước tháng này có gì bất thường, thay vì chỉ ghi lại tháng trước đã xảy ra chuyện gì.
Những chỗ người mới hay vấp ở tháng đầu
Dùng mức lương hợp đồng thay cho tiền về tay. Khoảng cách giữa hai con số này có thể là một phần mười hoặc hơn, tuỳ các khoản khấu trừ. Lập trên lương gộp là bảng hụt ngay từ dòng đầu.
Quên các khoản theo năm. Bảo hiểm xe, phí gia hạn, quà Tết, giỗ trong họ không đến mỗi tháng nên không có trong trí nhớ khi lập bảng. Tháng chúng đến, ngân sách vỡ. Cách chia các khoản này về từng tháng là một bài riêng trên trang; ở tháng đầu, ít nhất liệt kê chúng ra ở cuối tờ giấy.
Đặt trần quá chặt để bảng trông đẹp. Một con số ăn uống thấp hơn thực tế bốn mươi phần trăm sẽ bị phá trong tuần thứ hai, và người lập dễ kết luận "mình không hợp với ngân sách". Con số dự kiến nên sát thực tế trước, rồi mới dịch dần.
Ghi quá chi tiết. Hai mươi lăm dòng chi tiêu làm việc theo dõi mệt hơn giá trị nó đem lại. Tháng đầu, tám đến mười dòng là đủ; khi thấy một dòng quá lớn và mơ hồ thì mới tách nó ra.
Bỏ cả bảng khi một tuần lỡ tiêu nhiều. Bảng ngân sách không phải bài kiểm tra đạt hay trượt. Tuần lỡ tay là dữ liệu; ghi nó vào cột thực tế rồi điều chỉnh trần các tuần còn lại.
Ngân sách đo được gì và không đo được gì
Một bảng ngân sách đo dòng tiền: tiền vào bao nhiêu, đi đâu, còn bao nhiêu. Nó không đo được tháng đó bạn sống có ổn không, có ăn uống đủ, ngủ đủ, có thời gian cho người thân không. Khi con số trở thành mục tiêu duy nhất, người ta dễ rơi vào cái bẫy mà nhà kinh tế học Charles Goodhart mô tả năm 1975: thước đo bị chăm chút đến mức không còn phản ánh điều nó định đo. Ở đây, cái bẫy có thể là cắt ăn uống tới mức ảnh hưởng sức khoẻ chỉ để dòng chênh lệch bằng không.
Vì vậy, khi đọc bảng cuối tháng, nên kèm một câu hỏi không có trong cột số: tháng này mình có phải nhịn thứ gì thật sự cần không. Nếu có, con số dự kiến của khoản đó đang quá thấp, và việc đúng là nâng nó lên rồi tìm chỗ khác để điều chỉnh, hoặc chấp nhận để dành ít hơn một thời gian. Ngân sách tốt là ngân sách bạn giữ được nhiều tháng mà không thấy mình bị bỏ đói, không phải ngân sách có con số để dành cao nhất.
Cũng nên nhớ ngân sách là công cụ của riêng bạn. Không có con số "đúng" cho mọi người ở cùng mức thu nhập, vì chi phí nhà ở, trách nhiệm gia đình, quãng đường đi làm khác nhau rất nhiều. So bảng của mình với bảng của người khác ít có ích hơn so bảng tháng này với chính bảng tháng trước.
Câu hỏi thường gặp
Thu nhập mỗi tháng mỗi khác thì lập ngân sách tháng đầu theo số nào?
Lấy mức thấp nhất của ba đến sáu tháng gần nhất làm thu nhập lập kế hoạch. Tháng nào thu được nhiều hơn, phần chênh xếp vào một dòng riêng như để dành hoặc bù cho tháng thấp. Cách này giúp bảng không vỡ khi gặp tháng ít việc.
Có cần ghi từng khoản chi nhỏ như gửi xe, ly trà đá không?
Không bắt buộc. Có thể gom các khoản rất nhỏ vào một dòng "lặt vặt" và chỉ ghi tổng mỗi tuần. Điều quan trọng là tổng của dòng đó gần đúng; nếu nó lớn bất thường thì lúc đó mới tách ra xem tiền đi đâu.
Nên dùng giấy bút hay bảng tính cho tháng đầu?
Dùng thứ bạn sẽ mở ra mỗi tuần. Giấy bút nhanh và dễ nhìn tổng thể; bảng tính tự cộng và giữ lịch sử nhiều tháng. Nhiều người bắt đầu bằng giấy rồi chuyển sang bảng tính khi đã quen bốn cột dự kiến, thực tế, chênh lệch.
Tháng đầu chưa để dành được đồng nào thì có nên ghi dòng để dành không?
Nên ghi, kể cả một con số rất nhỏ. Mục đích của dòng này ở tháng đầu là giữ chỗ cho nó trong bảng và tạo thói quen coi để dành là một khoản chi. Khi đọc chênh lệch và thấy dư ở dòng khác, bạn có sẵn chỗ để chuyển sang.
Mất bao lâu thì ngân sách bắt đầu sát với thực tế?
Với đa số người, khoảng hai đến ba tháng đọc chênh lệch và sửa con số dự kiến. Tháng có sự kiện lớn như chuyển nhà, cưới hỏi, đổi việc sẽ làm lệch lại một lần; khi đó coi tháng sau như một tháng đầu mới.
Ngân sách vợ chồng hay ở chung với gia đình có làm khác không?
Bảy bước vẫn giữ nguyên, chỉ thêm việc thống nhất khoản nào là chung, khoản nào của riêng từng người và ai góp bao nhiêu. Phần chia tiền giữa hai người mới cưới có bài riêng trên trang này với các cách góp theo tỷ lệ.