Chuẩn bị số liệu cho buổi đánh giá cuối năm là việc của hai tuần trước buổi đó, chia ba bước: lục những nguồn dữ liệu có sẵn để dựng một bảng thành quả mười hai tháng, kiểm chéo từng con số với nguồn thứ hai, rồi đặt bối cảnh cho những con số sẽ được hỏi. Viết bản tự đánh giá là việc sau cùng, và sẽ nhanh hơn nhiều khi số liệu đã sẵn.
Nếu bạn đã giữ sổ thành quả hằng tuần, phần lớn việc đã xong; bài này giúp bổ sung và kiểm lại. Nếu chưa, đây là cách dựng lại một năm từ dấu vết còn sót. Bài không bàn cách viết bản tự đánh giá hay cách nói chuyện lương; chỉ bàn phần chuẩn bị số liệu, phần nhiều người bỏ qua rồi phải trả lời bằng trí nhớ khi bị hỏi. Mọi con số ví dụ là giả định.
Bước một: lục nguồn, mỗi nguồn cho một loại số
Một năm làm việc để lại dấu vết ở nhiều chỗ. Lướt từng nguồn, mỗi nguồn khoảng nửa giờ, chỉ ghi việc có kết quả:
| Nguồn | Tìm gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Sổ thành quả hoặc ghi chép cá nhân | Danh sách việc đã xong theo tuần | Nguồn chính nếu có |
| Lịch làm việc | Các cuộc họp lớn, buổi đào tạo đã dạy, hạn chót đã giữ | Lịch nhớ chính xác ngày tháng hơn trí nhớ |
| Hộp thư đã gửi | Bàn giao, báo cáo đã nộp, lời cảm ơn nhận được | Tìm theo từ khoá như “hoàn thành”, “bàn giao”, “cảm ơn” |
| Báo cáo của nhóm, phòng | Con số của nhóm theo tháng, quý | Chỉ lấy phần liên quan đến việc của bạn |
| Phần mềm quản lý việc | Số việc đã đóng, thời gian xử lý | Xuất số liệu nếu được phép |
| Bộ KPI đầu năm | Chỉ tiêu được giao và mức đạt | Đối chiếu từng chỉ tiêu |
Ghi mọi thứ tìm được vào một danh sách thô, chưa chọn lọc. Thường sẽ thấy nhiều việc hơn mình nhớ, nhất là những việc ở giữa năm. Nếu công ty có bộ chỉ tiêu cho bạn, đối chiếu từng chỉ tiêu trước: đó là những câu chắc chắn được hỏi.
Bước hai: dựng bảng thành quả mười hai tháng
Từ danh sách thô, chọn tám đến mười hai việc có tác động lớn nhất, xếp vào một bảng. Ví dụ giả định một nhân viên kế toán công nợ:
| Quý | Việc | Kết quả | Nguồn kiểm | Phần của mình |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Đối chiếu lại công nợ tồn đọng của các đại lý | Số khoản lệch chưa giải thích giảm từ khoảng 60 xuống khoảng 15 | Báo cáo công nợ tháng 3 | Tự làm, trưởng phòng duyệt |
| 2 | Lập mẫu nhắc nợ theo mốc ngày | Số ngày thu tiền trung bình giảm từ khoảng 48 xuống khoảng 41 | Báo cáo quý 2 | Đề xuất và soạn mẫu |
| 2 | Hướng dẫn hai nhân viên mới | Cả hai tự làm đối chiếu từ tuần thứ tư | Thư của trưởng phòng | Hướng dẫn chính |
| 3 | Tham gia chuyển sang phần mềm kế toán mới | Chuyển dữ liệu công nợ không sai khoản nào | Biên bản nghiệm thu | Phụ trách phần công nợ |
| 4 | Khoá sổ cuối năm | Nộp đúng hạn, không có điều chỉnh sau kiểm tra | Lịch khoá sổ | Phần công nợ |
Cột “nguồn kiểm” là cột quan trọng nhất của bảng. Mỗi con số có một chỗ người khác có thể xem lại. Nếu một việc không có nguồn nào, giữ nó trong bảng nhưng đánh dấu, và chuẩn bị mô tả bằng lời thay vì bằng số.
Bước ba: kiểm chéo từng con số
Một con số sai bị phát hiện trong buổi đánh giá làm mất tin cậy của cả bảng. Trước khi dùng, kiểm mỗi con số theo thứ tự:
- Mở lại nguồn gốc, đọc lại con số. Sai sót chép tay phổ biến hơn ta nghĩ.
- Kiểm định nghĩa: “số ngày thu tiền” đầu năm và cuối năm có được tính cùng một cách không? Nếu công ty đổi cách tính giữa năm, so sánh không còn đúng.
- Kiểm mốc so: con số “trước” lấy từ thời điểm nào? Chọn mốc đại diện, không chọn tháng tệ nhất để con số đẹp hơn.
- Tìm nguồn thứ hai nếu có: báo cáo của nhóm khác, xác nhận của người dùng kết quả.
- Đánh dấu độ chắc: số đo trực tiếp, số ước tính, số từ người khác cung cấp. Ghi rõ khi nói.
Kiểm chéo đôi khi làm con số nhỏ đi. Đó là điều tốt: một con số khiêm tốn mà chắc chắn đứng vững khi bị hỏi, còn một con số đẹp mà sai thì kéo theo nghi ngờ cho mọi con số khác.
Bước bốn: đặt bối cảnh cho những con số sẽ bị hỏi
Chỉ tiêu không đạt. Chuẩn bị ba thông tin: mức đạt thật, nguyên nhân có thể kiểm được, việc bạn đã làm khi thấy trượt. Ví dụ, chỉ tiêu thu nợ đạt khoảng chín phần mười vì một đại lý lớn đóng cửa giữa năm; bạn đã báo sớm và lập hồ sơ thu hồi. Bối cảnh không phải lời bào chữa, mà là thông tin giúp người đánh giá hiểu đúng.
Kết quả tốt nhờ yếu tố ngoài. Nếu số tốt một phần nhờ thị trường hay nhờ cả nhóm, nói ra trước khi bị hỏi. Người đánh giá thường biết, và việc bạn nói trước cho thấy bạn đọc số trung thực.
Việc không có trong chỉ tiêu. Những việc phát sinh như hướng dẫn người mới, thay người nghỉ, xử lý sự cố đột xuất thường không có trong bộ chỉ tiêu đầu năm. Chuẩn bị một hai dòng có số cho những việc này; chúng thường là phần bị quên nhiều nhất.
Con số giữa năm. Nếu tháng tốt nhất rơi vào giữa năm và cuối năm đi xuống, hãy có lời giải thích cho cả hai, không chỉ kể tháng tốt.
Những thứ không nên đưa vào bảng
Bảng thành quả mạnh nhờ những gì được bỏ ra ngoài cũng như những gì được giữ lại. Khi chọn từ danh sách thô, gạt ra:
- Nhiệm vụ thường ngày không có kết quả riêng. “Trả lời thư khách hàng mỗi ngày” là mô tả công việc, không phải thành quả. Nếu có con số đổi khác, như thời gian trả lời giảm, thì mới đưa vào.
- Việc chưa xong. Ghi ở phần kế hoạch năm sau, kèm tiến độ, thay vì trình như thành quả.
- Con số không kiểm được. Nếu không tìm ra nguồn nào và không có ai xác nhận, chuyển thành mô tả bằng lời.
- Số liệu bảo mật. Ngay cả trong bản nội bộ, chỉ dùng số liệu mà người đọc bản đánh giá được phép thấy.
- Thành quả của người khác mà bạn chỉ chứng kiến. Nếu muốn nhắc, nhắc như lời ghi nhận đồng nghiệp, không như việc của mình.
- Quá nhiều việc nhỏ cùng loại. Gộp lại thành một dòng có tổng: “hướng dẫn sáu người mới trong năm” thay vì sáu dòng riêng.
Lịch hai tuần trước buổi đánh giá
Tuần thứ nhất dành cho lục nguồn và dựng bảng. Mỗi ngày nửa giờ là đủ: hai ngày đầu cho sổ cá nhân và lịch, hai ngày tiếp cho hộp thư và báo cáo nhóm, ngày cuối tuần chọn tám đến mười hai việc vào bảng. Đừng làm dồn trong một buổi tối trước hạn nộp; lục nguồn cần đầu óc tỉnh để thấy những việc nhỏ.
Tuần thứ hai dành cho kiểm chéo và bối cảnh. Hai ngày đầu kiểm từng con số, hai ngày tiếp chuẩn bị bối cảnh cho chỉ tiêu trượt và những con số dễ bị hỏi. Ngày cuối, đọc lại bảng một lượt như thể mình là người đánh giá: con số nào mình sẽ hỏi lại, câu nào nghe như tự khen.
Xong bảng, việc viết bản tự đánh giá theo mẫu của công ty thường chỉ mất một hai giờ. Phần trình bày, lời lẽ và cách trao đổi trong buổi gặp là một chủ đề riêng. Và nếu năm sau muốn khỏi phải lục lại từ đầu, bắt đầu giữ sổ thành quả hằng tuần từ tuần đầu năm mới.
Khi số của người đánh giá khác số của mình
Không hiếm trường hợp người đánh giá đưa ra một con số khác: doanh số của bạn trên hệ thống thấp hơn số bạn tính, hay số khiếu nại ghi cho bạn cao hơn bạn nhớ. Đây là lúc bảng có cột nguồn kiểm phát huy tác dụng.
Đầu tiên, hỏi để hiểu chứ không cãi: con số đó lấy từ đâu, tính trong khoảng thời gian nào, theo định nghĩa nào. Rất nhiều khác biệt đến từ định nghĩa: hệ thống tính doanh số khi khách thanh toán, bạn tính khi ký hợp đồng; hệ thống tính mọi phiếu khiếu nại có tên bạn, bạn chỉ tính phiếu do mình gây ra. Khi định nghĩa rõ, con số thường khớp.
Nếu sau khi làm rõ định nghĩa vẫn lệch, đề nghị đối chiếu lại sau buổi gặp, mang theo nguồn của mình. Ghi lại điều đã thống nhất bằng một thư ngắn. Tránh tranh luận con số tại chỗ khi không có nguồn trước mặt; một cuộc đối chiếu bình tĩnh vài ngày sau thường cho kết quả tốt hơn.
Và nếu số của người đánh giá đúng, nhận nó. Một con số không như mình muốn, được nhận thẳng thắn, để lại ấn tượng tốt hơn nhiều so với một lời bào chữa.
Giới hạn của số liệu trong buổi đánh giá
Số liệu giúp cuộc trao đổi bớt cảm tính, nhưng không bảo đảm kết quả đánh giá theo ý bạn. Buổi đánh giá còn phụ thuộc vào cách công ty xếp loại, ngân sách chung, quan điểm của người đánh giá. Chuẩn bị kỹ là để chắc rằng những gì bạn làm được nhìn thấy, chứ không phải để thắng một cuộc tranh luận.
Cũng đừng để việc gom số liệu biến thành lo âu kéo dài. Nếu bạn thấy mình mất ngủ nhiều đêm trước buổi đánh giá, hoặc sau buổi đánh giá cảm giác tệ kéo dài nhiều tuần, hãy chia sẻ với người thân, và cân nhắc gặp chuyên gia sức khoẻ tinh thần. Không được ghi đầy đủ trong một kỳ đánh giá không xoá đi những gì bạn đã làm; bảng số của bạn vẫn còn đó, và là điểm xuất phát cho năm tới.
Câu hỏi thường gặp
Không giữ sổ thành quả cả năm thì có kịp chuẩn bị không?
Kịp, nhưng sẽ tốn thời gian hơn. Lịch và hộp thư đã gửi là hai nguồn dựng lại nhanh nhất. Hai tuần mỗi ngày nửa giờ thường đủ để có tám đến mười việc chính, kèm phần lớn con số cần thiết.
Số liệu của nhóm có được dùng cho đánh giá cá nhân không?
Được, nếu nói rõ đó là số của nhóm và phần của bạn trong đó. Đừng để người đánh giá hiểu nhầm số của cả nhóm là số của riêng bạn; nếu bị phát hiện, mọi con số khác cũng bị nghi ngờ.
Nên mang bảng số liệu vào buổi đánh giá không?
Mang theo để tra khi cần là hợp lý. Có nên đưa cả bảng cho người đánh giá hay không tuỳ cách làm của công ty. Ít nhất, các con số trong bản tự đánh giá đã nộp phải khớp với bảng của bạn.
Chỉ tiêu đầu năm thay đổi giữa chừng thì tính thế nào?
Ghi cả hai: chỉ tiêu ban đầu, chỉ tiêu điều chỉnh và thời điểm điều chỉnh. Tính mức đạt theo chỉ tiêu đang có hiệu lực ở từng giai đoạn. Bối cảnh này thường được hỏi, nên chuẩn bị sẵn.
Năm nay ít thành quả có số thì làm sao?
Có những năm công việc chủ yếu là duy trì, xử lý sự cố, hoặc gieo cho năm sau. Mô tả rõ những việc đó, kèm con số đơn giản như số sự cố đã xử lý, số người đã hỗ trợ. Một năm “giữ cho mọi thứ chạy” cũng là một kết quả.