Ba con số kiểm tiền mỗi tháng là tổng tiền vào, tổng tiền ra và tổng tiền còn ở mọi nơi bạn giữ tiền vào ngày cuối tháng. Chúng liên kết với nhau bằng một phép tính: tiền còn đầu tháng cộng tiền vào trừ tiền ra phải bằng tiền còn cuối tháng. Nếu hai vế không khớp, phần chênh là tiền không rõ đi đâu, và kích thước của phần đó cho biết sổ sách của bạn đáng tin đến mức nào.
Với người bận hoặc người chưa quen ghi chép, ba con số này là mức theo dõi nhỏ nhất vẫn còn ý nghĩa. Bài này đi qua định nghĩa chính xác từng con số, mẫu một trang cho cả năm, phép kiểm khớp, cách đọc xu hướng và những tình huống làm số bị méo. Số liệu minh hoạ là ví dụ giả định.
Định nghĩa từng con số cho khỏi tính nhầm
Tiền vào. Mọi khoản tiền mới đến với bạn trong tháng: lương, thưởng, tiền làm thêm, tiền người khác trả nợ, quà bằng tiền. Không tính tiền bạn tự chuyển giữa các tài khoản của mình, vì đó chỉ là đổi chỗ chứ không phải tiền mới. Tiền hoàn lại khi trả hàng nên trừ thẳng vào tiền ra thay vì cộng vào tiền vào, để hai con số không cùng phình to.
Tiền ra. Mọi khoản rời khỏi túi bạn và không còn là của bạn: chi tiêu, hoá đơn, trả nợ, gửi gia đình, cho người khác vay. Tiền chuyển sang nơi để dành của chính bạn không phải tiền ra, vì nó vẫn nằm trong tiền còn. Đây là chỗ hay nhầm nhất; nhầm ở đây làm bạn tưởng mình tiêu nhiều hơn thực tế.
Tiền còn. Tổng số dư ở mọi nơi giữ tiền vào cuối ngày cuối tháng: các tài khoản, ví điện tử, tiền mặt trong ví và ở nhà, tiền để dành. Không tính giá trị đồ vật, không tính khoản người khác đang nợ bạn; những thứ đó thuộc bảng tài sản và nợ, cập nhật theo quý, không phải phép kiểm tiền hằng tháng.
Thặng dư. Tiền vào trừ tiền ra. Đây không phải con số thứ tư phải ghi mà là con số tự suy ra, và nó là thứ đáng nhìn nhất: dương nghĩa là tháng đó bạn giữ lại được tiền, âm nghĩa là bạn đã tiêu vào phần tích luỹ từ trước.
Mẫu một trang cho cả năm
Toàn bộ việc ghi chép nằm trong một bảng mười hai dòng. Mỗi tháng một dòng, điền trong ngày đầu tháng sau. Dưới đây là sáu tháng đầu của một ví dụ giả định, đơn vị triệu đồng.
| Tháng | Còn đầu tháng | Vào | Ra | Còn cuối tháng (đếm thật) | Tiền không rõ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 8,0 | 15,0 | 13,2 | 9,5 | 0,3 |
| 2 | 9,5 | 21,0 | 19,8 | 10,2 | 0,5 |
| 3 | 10,2 | 15,0 | 13,1 | 11,6 | 0,5 |
| 4 | 11,6 | 15,0 | 15,9 | 10,5 | 0,2 |
| 5 | 10,5 | 16,5 | 13,4 | 13,4 | 0,2 |
| 6 | 13,4 | 15,0 | 13,0 | 15,2 | 0,2 |
Cột tiền không rõ tính bằng: còn đầu tháng cộng vào trừ ra, rồi trừ tiếp còn cuối tháng đếm thật. Ở tháng 1: 8,0 cộng 15,0 trừ 13,2 bằng 9,8; đếm thật được 9,5; vậy có 0,3 triệu ra đi mà không được ghi. Cột này là phép kiểm chất lượng của chính việc ghi chép.
Tiền còn đầu tháng sau luôn lấy đúng bằng con số đếm thật cuối tháng trước, không lấy con số tính ra. Làm vậy để sai sót của tháng này không dồn sang tháng sau.
Mười phút đầu tháng: trình tự ghi ba con số
Việc ghi chỉ cần làm một lần mỗi tháng, tốt nhất trong vòng một hai ngày đầu tháng mới khi trí nhớ về tháng cũ còn rõ. Trình tự dưới đây giữ cho mỗi lần ghi giống nhau, để số các tháng so được với nhau.
- Mở mọi nơi giữ tiền và ghi số dư vào ngày cuối tháng: từng tài khoản, ví điện tử, tiền mặt đếm thật. Cộng lại thành tiền còn cuối tháng.
- Cộng mọi khoản tiền vào trong tháng từ tin báo lương, tin nhận chuyển khoản, tiền mặt nhận được. Bỏ ra các khoản tự chuyển giữa các nơi của mình.
- Tính tiền ra bằng cách cộng các khoản đã chi, hoặc nếu chưa ghi chi tiết, tạm để trống và tính ngược từ phép kiểm khớp.
- Tính tiền không rõ và ghi vào cột cuối. Nếu tiền ra đã được tính ngược ở bước trên thì cột này mặc nhiên bằng không, nên ghi chú "tính ngược" để khi đọc không hiểu nhầm là sổ hoàn hảo.
- Viết một dòng ghi chú cho tháng: khoản bất thường lớn nhất, nếu có.
Cách tính ngược ở bước ba là lối tắt cho người chưa ghi chép chi tiêu: biết tiền vào và tiền còn thì suy ra được tiền ra. Nó cho đúng tổng chi nhưng mất phép kiểm chất lượng; nên dùng tạm vài tháng rồi chuyển sang ghi tiền ra độc lập khi đã quen.
Phép kiểm khớp: tiền không rõ bao nhiêu là chấp nhận được
Gần như không ai có cột tiền không rõ bằng không. Tiền lẻ gửi xe, ly nước ven đường, vài nghìn làm tròn khi trả tiền mặt đều có thể không được ghi. Câu hỏi không phải là có hay không mà là bao nhiêu. Một cách đặt ngưỡng hợp lý là tính tiền không rõ trên tổng tiền ra: dưới khoảng hai đến ba phần trăm thường là sai số đời thường; vượt năm phần trăm nhiều tháng liền là dấu hiệu có một dòng tiền đều đặn đang không được ghi.
Với ví dụ giả định ở trên, tháng 2 và tháng 3 có 0,5 triệu không rõ, tức khoảng 2,5 đến gần 4 phần trăm tiền ra. Không đáng lo nếu chỉ một tháng; đáng xem nếu kéo dài. Những nguồn hay gây tiền không rõ là tiền mặt rút ra rồi tiêu dần, các khoản trừ tự động hằng tháng bị quên, và chi tiêu bằng ví điện tử mà chỉ ghi khoản nạp chứ không ghi khoản tiêu.
Khi muốn tìm nguyên nhân, đừng ghi chép chi tiết cả năm. Chọn một tháng, ghi mọi khoản trong tháng đó, rồi so với tháng trước. Thường chỉ cần một tháng là thấy dòng tiền bị bỏ sót, và sau đó có thể quay lại ba con số.
Đọc ba con số theo sáu tháng thay vì từng tháng
Một tháng thặng dư âm không nói lên nhiều; có thể đó là tháng có đám cưới, tháng mua xe đạp cho con. Sáu tháng mới cho thấy hình dạng. Trong ví dụ giả định, tổng thặng dư sáu tháng là 9,1 triệu, trung bình khoảng 1,5 triệu mỗi tháng, trong đó một tháng âm. Trong cùng thời gian, tiền còn chỉ tăng từ 8,0 lên 15,2 triệu, tức 7,2 triệu; phần chênh 1,9 triệu đúng bằng tổng cột tiền không rõ, một lời nhắc rằng tiền ra thật luôn hơi lớn hơn tiền ra đã ghi. Con số trung bình này đáng tin hơn bất cứ tháng nào riêng lẻ khi bạn ước lượng mình có thể để riêng bao nhiêu mỗi tháng trong năm tới.
Một điểm nữa cần đọc là tháng 2: tiền vào 21 triệu do có thưởng, nhưng tiền ra cũng vọt lên 19,8 triệu, nên tiền còn chỉ tăng 0,7 triệu. Hiện tượng thu nhập tăng kéo chi tiêu tăng theo gần như tương ứng là chuyện rất thường gặp, và Richard Thaler giải thích một phần bằng kế toán tâm lý: tiền thưởng được xếp vào một "tài khoản" trong đầu khác với lương, nên dễ tiêu hơn. Ba con số không ngăn được chuyện đó, nhưng giúp bạn thấy nó đã xảy ra.
Nếu muốn một chỉ báo duy nhất cho sáu tháng, hãy nhìn đường tiền còn cuối tháng. Đường đi lên dù chậm nghĩa là tổng thể đang tích luỹ; đường đi ngang nghĩa là tiêu hết những gì kiếm được; đường đi xuống nhiều tháng là lúc cần ngồi lại với ngân sách chi tiết.
Những tình huống làm ba con số bị méo
Có vài loại giao dịch không rõ là vào hay ra, và cách xử lý không nhất quán sẽ làm méo kết quả. Chọn một cách và giữ nguyên cả năm:
- Tiền giữ hộ người khác. Ví dụ quỹ lớp, tiền góp chung nhóm bạn đang nằm trong tài khoản của bạn. Không tính vào tiền còn; ghi riêng một dòng chú thích và trừ ra khi đếm.
- Cho vay và được trả. Cho mượn là tiền ra, được trả là tiền vào. Nếu số tiền lớn, nên ghi chú cạnh dòng để khi đọc xu hướng không nhầm thặng dư tháng được trả là do chi tiêu ít.
- Trả hộ rồi được hoàn. Bạn trả cả bữa ăn rồi bạn bè chuyển lại phần của họ. Cách gọn nhất là chỉ tính phần của mình vào tiền ra, phần được hoàn coi như chưa từng ra.
- Rút tiền mặt. Rút từ tài khoản ra ví là chuyển chỗ, không phải tiền ra. Nhưng nếu không đếm tiền mặt cuối tháng, khoản đó sẽ biến thành tiền không rõ.
- Thẻ tín dụng. Chi tiêu bằng thẻ là tiền ra ngay lúc tiêu, còn khoản nợ thẻ là một số âm trong tiền còn. Cách này phản ánh đúng hơn việc chỉ ghi khi trả thẻ.
Ba con số không nói gì
Ba con số cho biết lượng tiền chứ không cho biết chất lượng chi tiêu. Một tháng thặng dư cao có thể do bạn sống tiết kiệm có chủ đích, cũng có thể do bạn bỏ lỡ một lần khám bệnh cần thiết. Con số không phân biệt được, và đừng đòi nó làm việc đó.
Chúng cũng không nhìn được những thứ thay đổi chậm: giá trị đồ dùng giảm dần, một khoản nợ người quen chưa ghi, chi phí sửa nhà đang tới gần. Những thứ đó cần một bảng tài sản và nợ theo quý, và một danh sách các khoản chi theo năm. Ba con số là lớp theo dõi thấp nhất, không phải toàn bộ bức tranh.
Cuối cùng, sự đơn giản của ba con số chính là điểm mạnh: nó đủ ít để bạn làm được cả trong năm bận nhất. Một hệ thống đo chi tiết mà bỏ dở sau hai tháng cho ít thông tin hơn ba con số được ghi đều mười hai tháng. Và cũng như mọi thước đo, đừng để nó thành chỉ tiêu: dời một khoản chi sang đầu tháng sau để tháng này đẹp số là cách nhanh nhất làm ba con số mất giá trị, đúng như Goodhart từng cảnh báo.
Câu hỏi thường gặp
Có phải đếm tiền mặt trong ví mỗi cuối tháng không?
Nên đếm, vì tiền mặt là nơi hay sinh tiền không rõ nhất. Nếu bạn dùng rất ít tiền mặt, có thể ước lượng làm tròn đến chục nghìn. Việc đếm mất vài phút và giúp phép kiểm khớp có nghĩa.
Tiền để dành ở nơi khác có tính vào tiền còn không?
Có, tiền còn là tổng ở mọi nơi bạn giữ tiền mặt hoặc tiền gửi có thể rút. Nếu bạn muốn theo dõi riêng, có thể ghi thêm một cột tách tiền để dành khỏi tiền chi tiêu, nhưng phép kiểm khớp vẫn dùng tổng.
Thặng dư âm hai tháng liền thì nên làm gì?
Trước hết xem tiền ra tăng vì khoản một lần hay vì khoản lặp lại. Nếu là khoản lặp lại, mở ngân sách chi tiết một tháng để tìm. Nếu tiền vào giảm, xem lại các khoản cố định. Hai tháng chưa phải xu hướng nhưng đủ để bắt đầu nhìn kỹ.
Có nên dùng ứng dụng để tự động cộng ba con số không?
Dùng công cụ nào cũng được, miễn bạn hiểu nó tính gì là vào, gì là ra. Nhiều công cụ tự xếp chuyển khoản nội bộ thành chi tiêu, làm méo con số. Một bảng mười hai dòng tự điền giúp bạn kiểm được logic trước khi giao cho máy.
Hai vợ chồng có nên ghi chung ba con số không?
Có thể ghi chung cho phần tiền chung và mỗi người tự ghi phần riêng. Quan trọng là thống nhất tiền chuyển giữa hai người được coi là chuyển chỗ hay là tiền vào, ra, và giữ cách đó cả năm.