Với dữ liệu tự theo dõi, ba loại biểu đồ đủ cho gần như mọi nhu cầu: biểu đồ đường cho một con số thay đổi theo thời gian, biểu đồ cột cho so sánh giữa các nhóm hay các kỳ, và biểu đồ chấm (phân tán) để xem hai chỉ số có đi cùng nhau không. Chọn đúng loại, đặt trục đúng cách, là đủ để một bảng số khô khan trở thành thứ đọc được trong mười giây.
Bài này dành cho người đã có bảng theo dõi trong bảng tính và muốn nhìn nó rõ hơn. Bạn sẽ có bảng chọn loại biểu đồ theo câu hỏi, các bước vẽ trong bảng tính, những lỗi khiến biểu đồ đánh lừa chính người vẽ, và lời khuyên về việc đừng biến vẽ biểu đồ thành dự án trang trí.
Chọn loại biểu đồ theo câu hỏi bạn muốn trả lời
Câu hỏi đến trước, biểu đồ đến sau. Bảng dưới ghép câu hỏi thường gặp với loại biểu đồ phù hợp, kèm ví dụ dữ liệu cá nhân:
| Câu hỏi | Loại biểu đồ | Ví dụ |
|---|---|---|
| Con số này thay đổi thế nào theo thời gian? | Đường | Giờ ngủ mỗi đêm trong ba tháng, kèm đường trung bình 7 ngày |
| Tháng nào, nhóm nào nhiều hơn? | Cột | Chi tiêu theo nhóm trong tháng; số trang đọc theo tháng trong năm |
| Phần nào chiếm bao nhiêu trong tổng? | Cột chồng hoặc cột ngang xếp theo thứ tự | Thời gian một tuần chia theo nhóm việc |
| Hai chỉ số có đi cùng nhau không? | Chấm (phân tán) | Giờ đi ngủ và mức năng lượng hôm sau |
| Mình đang gần mốc đặt ra chưa? | Đường kèm một đường ngang mốc | Lũy kế số buổi tập so với đường nhịp đều |
Biểu đồ tròn vắng mặt trong bảng không phải vô tình. Mắt người so diện tích hình quạt kém hơn nhiều so với so chiều dài cột; với hơn bốn, năm phần, biểu đồ tròn gần như không đọc được. Cột ngang xếp từ lớn đến nhỏ làm cùng việc đó rõ hơn.
Nếu một câu hỏi cần hai loại biểu đồ, vẽ hai biểu đồ. Một biểu đồ cố trả lời ba câu hỏi thường không trả lời được câu nào.
Vẽ biểu đồ đường trong bảng tính: sáu bước
Biểu đồ đường là loại dùng nhiều nhất cho dữ liệu cá nhân. Các bước dưới đây áp dụng được cho phần lớn phần mềm bảng tính:
- Sắp dữ liệu thành hai cột: cột ngày bên trái, cột số bên phải, mỗi dòng một ngày, không có dòng trống xen giữa.
- Thêm cột trung bình 7 ngày bên cạnh nếu dữ liệu dao động nhiều.
- Chọn cả ba cột rồi chèn biểu đồ đường. Kiểm tra trục ngang là ngày, không phải số thứ tự dòng.
- Làm đường số ngày mảnh và nhạt, đường trung bình đậm hơn. Mắt sẽ tự đi theo đường đậm, đúng thứ bạn cần nhìn.
- Đặt tiêu đề là một câu trả lời, không phải tên dữ liệu: "Giờ ngủ trung bình tăng khoảng nửa giờ sau khi để điện thoại ngoài phòng" thay vì "Giờ ngủ tháng 9–11".
- Thêm một ghi chú ngắn ngay trên biểu đồ ở các mốc có sự kiện: "đổi việc", "ốm", "bắt đầu đi bộ".
Bước thứ năm thường bị bỏ qua nhưng là bước quan trọng nhất. Tiêu đề dạng câu trả lời buộc bạn phải đọc biểu đồ trước khi trình bày nó, và giúp người xem (kể cả chính bạn ba tháng sau) hiểu ngay ý chính.
Biểu đồ cột cho so sánh theo tháng
Khi đã có vài tháng dữ liệu, câu hỏi chuyển từ "hôm nay thế nào" sang "tháng này so với các tháng trước thế nào". Biểu đồ cột trả lời câu đó tốt nhất. Ví dụ giả định tổng số buổi tập theo tháng trong nửa năm:
| Tháng | Số buổi tập | Ghi chú đặt trên cột |
|---|---|---|
| Tháng 1 | 9 | |
| Tháng 2 | 5 | Tết |
| Tháng 3 | 11 | |
| Tháng 4 | 12 | |
| Tháng 5 | 8 | Đi công tác hai tuần |
| Tháng 6 | 13 |
Vẽ sáu cột với trục tung từ 0 đến khoảng 15. Mắt sẽ thấy ngay hai cột thấp và nhờ ghi chú, hiểu luôn vì sao. Bỏ hai tháng có sự kiện ra, bốn tháng còn lại đi từ 9 lên 13, một xu hướng tăng rõ.
Với số tháng có độ dài khác nhau, như tháng hai ngắn hơn tháng ba ba ngày, có thể vẽ số trung bình mỗi tuần thay vì tổng tháng để so công bằng hơn. Với dữ liệu cá nhân, chênh lệch vài ngày thường không làm đổi kết luận, nhưng nên biết để không đọc nhầm một cột thấp hơn chút ít.
Nếu muốn so cùng kỳ năm trước, đặt hai cột cạnh nhau cho mỗi tháng, hai màu, một chú thích nhỏ. Đây là cách duy nhất cột đôi nên dùng; ba, bốn cột cạnh nhau cho mỗi tháng thì đã quá nhiều.
Trục tung: chuyện bắt đầu từ số 0
Lỗi phổ biến nhất khiến biểu đồ đánh lừa là trục tung. Phần mềm bảng tính thường tự chọn khoảng trục bám sát dữ liệu: nếu giờ ngủ của bạn dao động từ 6,2 đến 7,1 giờ, trục có thể chỉ chạy từ 6 đến 7,2. Khi đó, thay đổi từ 6,4 lên 6,8 giờ trông như vọt lên gần gấp đôi chiều cao.
Quy tắc dễ nhớ: với biểu đồ cột, trục tung luôn bắt đầu từ 0, vì chiều dài cột chính là con số, cắt trục là bóp méo tỷ lệ. Với biểu đồ đường, không bắt buộc bắt đầu từ 0, vì cái bạn đọc là hướng và độ dốc, không phải chiều cao. Nhưng nên chọn khoảng trục đủ rộng để dao động bình thường trông như dao động bình thường.
Một mẹo kiểm tra: tự hỏi "thay đổi này lớn bao nhiêu phần trăm?" rồi so với cảm giác khi nhìn biểu đồ. Từ 6,4 lên 6,8 giờ là tăng khoảng 6%. Nếu biểu đồ khiến bạn cảm thấy như tăng gấp rưỡi, trục đang phóng đại.
Biểu đồ phóng đại không chỉ đánh lừa người khác mà còn đánh lừa chính người vẽ. Bạn có thể vui mừng hay lo lắng quá mức vì một thay đổi nhỏ, chỉ do phần mềm tự chọn trục.
Biểu đồ chấm: xem hai chỉ số có đi cùng nhau không
Biểu đồ chấm đặt mỗi ngày thành một điểm, với trục ngang là chỉ số này và trục dọc là chỉ số kia. Ví dụ giả định: trục ngang là giờ đi ngủ tối hôm trước, trục dọc là mức năng lượng chấm 1–5 hôm sau, sáu mươi ngày cho sáu mươi điểm. Nếu các điểm có xu hướng chéo xuống, ngủ càng muộn năng lượng hôm sau càng thấp.
Biểu đồ này rất dễ đọc quá đà. Thứ nhất, hai chỉ số đi cùng nhau không có nghĩa cái này gây ra cái kia: có thể những ngày bận rộn làm bạn vừa ngủ muộn vừa mệt hôm sau, và chính sự bận rộn mới là nguyên nhân. Thứ hai, với vài chục điểm, mắt người rất giỏi nhìn thấy hình dạng trong nhiễu. Nếu phải nheo mắt mới thấy xu hướng, có lẽ chưa có xu hướng.
Một cách kiểm đơn giản không cần thống kê: chia các ngày thành hai nhóm, ví dụ ngủ trước và sau nửa đêm, rồi so trung bình năng lượng hai nhóm. Nếu chênh lệch rõ (ví dụ 3,8 so với 2,9) và mỗi nhóm có ít nhất mười lăm, hai mươi ngày, đó là dấu hiệu đáng để thử thay đổi. Nếu chênh 3,4 so với 3,3, coi như chưa thấy gì.
Đọc biểu đồ chấm như một gợi ý để thử nghiệm, không như một kết luận. Cách tốt nhất để biết ngủ sớm có làm bạn khoẻ hơn không là ngủ sớm đều trong vài tuần và đo tiếp.
Những biểu đồ nên tránh khi vẽ cho chính mình
Phần mềm bảng tính có hàng chục kiểu biểu đồ. Phần lớn không giúp gì cho dữ liệu cá nhân, một số còn làm khó đọc hơn:
- Biểu đồ ba chiều: chiều sâu giả làm méo chiều cao cột, khó so chính xác.
- Biểu đồ tròn có hơn bốn phần: các miếng nhỏ không phân biệt được, thứ tự lớn nhỏ không rõ.
- Hai trục tung trên một biểu đồ: hai đường với hai thang khác nhau, trông như liên quan mật thiết hay chéo nhau chỉ vì cách chọn thang. Nếu cần, vẽ hai biểu đồ xếp chồng dùng chung trục ngang.
- Quá nhiều màu: mỗi màu là một thứ mắt phải nhớ. Một màu chính, một màu nhấn, còn lại xám.
- Đường nối dữ liệu dạng nhóm: nối các cột "ăn uống", "đi lại", "nhà ở" bằng đường là ngụ ý có thứ tự liên tục giữa chúng, trong khi không có.
Nguyên tắc chung: biểu đồ cho chính mình nên xấu một cách rõ ràng hơn là đẹp một cách mơ hồ. Bạn không cần ai khen biểu đồ; bạn cần đọc ra điều nó nói.
Bao nhiêu biểu đồ là đủ
Với ba đến năm chỉ số theo dõi, một trang biểu đồ gồm ba, bốn hình là đủ: một đường cho mỗi chỉ số quan trọng nhất, một cột cho so sánh tháng. Xem trang đó mỗi tháng một lần trong buổi nhìn lại, không cần mở hằng ngày.
Người mới học vẽ biểu đồ hay rơi vào giai đoạn vẽ mọi thứ: biểu đồ cho từng nhóm chi tiêu, từng loại sách, từng ngày trong tuần. Đó là giai đoạn vui, nhưng nếu kéo dài, việc vẽ biểu đồ chiếm thời gian của chính những việc đang được đo. Một câu tự hỏi hữu ích: biểu đồ này có từng làm mình thay đổi một quyết định nào không? Nếu ba tháng chưa lần nào, có thể bỏ.
Một thói quen nhỏ giúp trang biểu đồ có ích lâu dài: mỗi tháng chép tiêu đề dạng câu trả lời của từng biểu đồ vào một danh sách riêng. Sau một năm, mười hai dòng tiêu đề đọc liền nhau kể lại năm của bạn bằng số, gọn hơn mọi tệp biểu đồ, và là nguyên liệu sẵn cho bảng tổng kết năm.
Biểu đồ cũng có giới hạn của nó. Nó chỉ cho thấy những gì đã được ghi. Một tháng bạn sống tốt hơn vì những thứ không có trong bảng, như một tình bạn mới hay một lần giúp người thân vượt khó, sẽ không hiện trên biểu đồ nào. Đừng để trang biểu đồ thành bức tranh đầy đủ về cuộc sống của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng phần mềm nào để vẽ biểu đồ cá nhân?
Bất kỳ phần mềm bảng tính phổ biến nào cũng đủ cho ba loại biểu đồ đường, cột, chấm. Không cần công cụ chuyên dụng. Nếu dùng giấy, kẻ tay một biểu đồ đường đơn giản mỗi tháng trên giấy kẻ ô cũng cho kết quả đọc được.
Biểu đồ đường có cần trục tung bắt đầu từ 0 không?
Không bắt buộc, vì điều cần đọc là hướng và độ dốc. Tuy vậy, khoảng trục quá hẹp làm dao động nhỏ trông như thay đổi lớn. Chọn khoảng trục sao cho dao động bình thường trông bình thường, và luôn tự kiểm bằng phần trăm thay đổi.
Vì sao tiêu đề biểu đồ nên là một câu trả lời?
Tiêu đề dạng câu trả lời buộc người vẽ phải đọc biểu đồ trước, và giúp người xem nắm ý chính ngay. Tiêu đề dạng tên dữ liệu chỉ nói biểu đồ về cái gì, để người xem tự đoán biểu đồ nói gì.
Biểu đồ chấm cho thấy hai chỉ số liên quan thì kết luận được gì?
Chỉ kết luận được là chúng có xu hướng đi cùng nhau trong dữ liệu của bạn. Nguyên nhân có thể là một yếu tố thứ ba. Dùng nó làm gợi ý cho một thử nghiệm: thay đổi một chỉ số có chủ đích trong vài tuần và xem chỉ số kia có đổi theo không.
Có nên vẽ biểu đồ cho từng tuần không?
Thường không cần. Bảng số tuần đọc nhanh hơn biểu đồ khi chỉ có bảy điểm. Biểu đồ phát huy giá trị khi có từ vài tuần đến vài tháng dữ liệu, lúc mắt cần thấy hình dạng mà bảng số không cho thấy.
Biểu đồ tròn có lúc nào dùng được không?
Được khi chỉ có hai, ba phần và chênh lệch rõ, ví dụ thu nhập chia thành phần chi, phần để dành. Khi có từ bốn phần trở lên hoặc các phần gần bằng nhau, cột ngang xếp theo thứ tự lớn nhỏ dễ đọc hơn hẳn.