Ghi nhật ký thời gian một tuần là ghi lại, theo từng khối 30 phút, mình đã làm gì từ lúc thức dậy đến lúc đi ngủ, rồi cuối tuần cộng số giờ theo nhóm việc. Kết quả thường làm người ghi bất ngờ: giờ ước tính trong đầu và giờ thật trên giấy hay chênh nhau nhiều, nhất là ở những việc vụn như đi lại, nhắn tin, chờ đợi.
Bài này tập trung vào phần sau khi ghi: chia nhóm thế nào cho số đọc được, cộng và trình bày kết quả trên một bảng, đọc ra những phát hiện có ích, và những giới hạn của dữ liệu tự ghi. Phần chọn công cụ quản lý việc hay lập kế hoạch tuần là chủ đề khác; ở đây chỉ đo và đọc.
Ghi thế nào để không bỏ giữa chừng
Phần lớn người thử ghi nhật ký thời gian bỏ vào ngày thứ ba vì cách ghi quá chi tiết. Một cách ghi vừa đủ:
- Chia ngày thành khối 30 phút, từ giờ thức đến giờ ngủ, khoảng 32 đến 34 khối. Không ghi theo phút; khối 30 phút đủ chính xác cho mục đích này.
- Ghi việc chiếm phần lớn khối đó bằng hai ba chữ: "làm báo cáo", "đi xe", "điện thoại", "nấu ăn". Nếu khối có hai việc, ghi việc dài hơn.
- Ghi lại mỗi ba, bốn giờ, không đợi đến tối. Sau ba giờ, trí nhớ còn tốt; sau mười hai giờ, các khối giữa ngày sẽ bị đoán.
- Ghi cả ngày cuối tuần. Nhiều người chỉ ghi ngày làm việc và mất một nửa bức tranh.
- Không sửa hành vi trong tuần ghi. Ghi tuần thường nhất có thể; nếu vì biết đang ghi mà bạn cố làm khác, dữ liệu mất giá trị.
Điểm cuối khó giữ nhất. Chỉ riêng việc ghi lại đã làm người ta để ý và thay đổi hành vi một chút, hiện tượng các nhà nghiên cứu hay nhắc khi bàn về dữ liệu tự ghi. Không tránh được hoàn toàn, nhưng biết vậy thì đọc kết quả với một chút dè dặt.
Chia nhóm: tám đến mười nhóm là vừa
Cuối tuần, gom các ghi chép vụn vào nhóm. Quá ít nhóm thì không thấy gì, quá nhiều thì không cộng nổi. Một bộ nhóm gợi ý cho người đi làm:
| Nhóm | Gồm những gì | Ghi chú khi phân loại |
|---|---|---|
| Ngủ | Giấc đêm và giấc trưa | Tính theo giờ lên giường đến giờ dậy |
| Công việc chính | Việc tạo ra kết quả của vị trí | Tách khỏi họp và thư từ nếu muốn |
| Họp, thư, tin nhắn công việc | Trao đổi, phối hợp | Thường lớn hơn bạn nghĩ |
| Đi lại | Đến chỗ làm, đưa đón, việc vặt ngoài đường | |
| Việc nhà, chăm sóc | Nấu, dọn, chăm con, chăm người thân | |
| Ăn uống | Bữa chính | Bữa vừa ăn vừa xem điện thoại: chọn một nhóm và giữ nhất quán |
| Học, việc riêng có chủ đích | Đọc, học, luyện tập, dự án cá nhân | |
| Vận động | Tập luyện, đi bộ có chủ đích | |
| Giải trí màn hình | Mạng xã hội, xem phim, chơi game | |
| Gặp gỡ, nghỉ ngơi khác | Bạn bè, gia đình, ngồi không |
Nhóm nào có ý nghĩa thì giữ, nhóm nào không liên quan thì gộp. Người làm tự do có thể tách "tìm khách" khỏi "làm cho khách"; phụ huynh có con nhỏ có thể tách "chăm con" khỏi "việc nhà". Bộ nhóm nên phản ánh câu hỏi bạn muốn trả lời.
Cộng giờ và đặt cạnh giờ ước tính
Trước khi cộng, viết ra ước tính của bạn cho từng nhóm. Sau đó cộng giờ thật. Ví dụ giả định một tuần của người đi làm văn phòng:
| Nhóm | Ước tính trước (giờ/tuần) | Thật theo nhật ký (giờ/tuần) | Chênh lệch |
|---|---|---|---|
| Ngủ | 52 | 46,5 | −5,5 |
| Công việc chính | 35 | 24 | −11 |
| Họp, thư, tin nhắn công việc | 8 | 17 | +9 |
| Đi lại | 6 | 9,5 | +3,5 |
| Việc nhà, chăm sóc | 10 | 12 | +2 |
| Học, việc riêng có chủ đích | 7 | 3 | −4 |
| Giải trí màn hình | 8 | 16 | +8 |
| Các nhóm còn lại | 42 | 40 | −2 |
| Tổng | 168 | 168 |
Tổng phải bằng 168 giờ một tuần. Nếu cộng ra ít hơn, phần thiếu là những khối bị bỏ trống; nếu nhiều hơn, có khối bị đếm hai lần. Kiểm tổng là cách đơn giản để biết nhật ký của bạn đủ đầy chưa.
Trong ví dụ, ba chênh lệch lớn nhất là công việc chính ít hơn ước tính 11 giờ, họp và tin nhắn nhiều hơn 9 giờ, giải trí màn hình nhiều hơn 8 giờ. Đây là kiểu kết quả rất thường gặp: việc vụn chiếm chỗ của việc chính mà không ai nhận ra.
Đọc ra ba phát hiện đáng làm
Nhìn chênh lệch lớn nhất, không nhìn mọi thứ. Một tuần nhật ký có thể gợi ra hàng chục điều. Chọn hai, ba chênh lệch lớn nhất giữa ước tính và thật; chúng là chỗ nhận thức của bạn về thời gian đang sai nhiều nhất.
Nhìn theo giờ trong ngày. Giờ nào trong ngày bạn làm công việc chính nhiều nhất? Ở nhiều người, phần lớn việc chính rơi vào một, hai khung giờ nhất định, thường là buổi sáng. Biết khung đó thì có thể giữ nó cho việc chính.
Nhìn các khối bị cắt vụn. Đếm số khối 30 phút liên tiếp dành cho việc chính. Nếu không có lúc nào quá hai khối liền, công việc của bạn đang bị cắt khúc. Đây là phát hiện về cấu trúc ngày, khác với phát hiện về tổng giờ.
Nhìn khoảng trống thật. Cộng giờ "ngồi không", chờ đợi, chuyển việc. Nhiều người nghĩ mình không có thời gian rảnh, nhưng nhật ký cho thấy có những khoảng 30 phút lặp lại mỗi ngày. Khoảng đó dùng thế nào là quyết định của bạn; nghỉ ngơi cũng là cách dùng có giá trị.
Viết thành ba câu. Cuối buổi đọc, viết ba câu dạng "Mình nghĩ… nhưng thật ra…". Ba câu này là kết quả của cả tuần ghi chép, giữ lại để so với lần ghi sau.
Nhìn theo khung giờ: ngày của bạn có hình dạng gì
Ngoài tổng giờ theo nhóm, nhật ký còn cho biết mỗi nhóm việc rơi vào giờ nào. Đếm số lần trong năm ngày làm việc mà mỗi khung giờ được dành cho công việc chính. Ví dụ giả định:
| Khung giờ | Số ngày khung này là công việc chính (trên 5) | Việc hay chen vào khung này |
|---|---|---|
| 8:00 – 10:00 | 4 | Họp đầu tuần ngày thứ hai |
| 10:00 – 12:00 | 2 | Tin nhắn, họp phát sinh |
| 13:30 – 15:30 | 3 | Buồn ngủ sau ăn trưa |
| 15:30 – 17:30 | 1 | Thư từ, việc gấp của người khác |
| Sau 20:00 | 2 | Làm nốt việc tồn ngày |
Bảng này cho thấy buổi sáng sớm là khung công việc chính đứng vững nhất, còn cuối chiều gần như bị việc phối hợp chiếm hết. Hai buổi tối phải làm nốt là dấu hiệu khung ban ngày bị hở. Phát hiện kiểu này dẫn tới những điều chỉnh cụ thể, như dời các cuộc họp có thể dời sang cuối chiều để giữ khung sáng.
Với người không làm văn phòng, như phụ huynh ở nhà chăm con nhỏ hay người làm ca, khung giờ sẽ khác hẳn, nhưng cách đếm vẫn vậy: khung nào việc mình muốn làm thật sự diễn ra, khung nào luôn bị chiếm.
Sau khi đọc: thử một thay đổi và đo lại
Ba phát hiện từ nhật ký chỉ có giá trị khi dẫn tới một thay đổi cụ thể. Chọn một, không phải cả ba. Ví dụ: "giải trí màn hình 16 giờ, ước tính chỉ 8" có thể dẫn tới thử để điện thoại ngoài phòng ngủ sau 22 giờ trong ba tuần. "Họp và tin nhắn 17 giờ" có thể dẫn tới thử chỉ đọc tin nhắn công việc vào ba mốc cố định trong ngày.
Sau ba, bốn tuần, ghi lại nhật ký một tuần nữa, hoặc nếu không muốn ghi đầy đủ, chỉ ghi nhóm việc liên quan đến thay đổi. So con số mới với con số cũ. Ví dụ giả định giải trí màn hình từ 16 xuống 11 giờ, trong khi giờ ngủ tăng từ 46,5 lên 49. Đó là dữ liệu cho biết thử nghiệm có tác dụng, chứ không phải cảm giác.
Nếu con số không đổi, đó cũng là kết quả: thay đổi đã chọn không đủ, hoặc không đánh đúng nguyên nhân. Thử một thay đổi khác. Cách tiếp cận một thay đổi, đo lại, rồi mới thử tiếp giúp bạn biết cái gì thật sự có ích, thay vì đổi năm thứ cùng lúc và không biết cái nào chạy.
Giới hạn của dữ liệu tự ghi
Nhật ký thời gian là dữ liệu tự báo cáo, có những sai lệch quen thuộc. Người ghi thường làm tròn theo hướng có lợi: khối vừa làm việc vừa xem điện thoại hay được ghi là "làm việc". Những khối bị quên rồi ghi bù hay được điền bằng việc "nên làm" hơn là việc đã làm. Một tuần cũng có thể không đại diện: tuần đó có thể nhiều họp hơn bình thường, hoặc có ngày ốm.
Vì vậy, nên đọc kết quả như một bức ảnh chụp có độ nhòe, không như một bản đo chính xác. Chênh lệch vài giờ có thể chỉ là nhiễu; chênh lệch tám, mười giờ như trong ví dụ thì đủ lớn để đáng tin. Muốn chắc hơn, ghi lần thứ hai sau vài tháng, vào một tuần bình thường khác.
Nhật ký thời gian cũng không đo chất lượng. Hai giờ làm việc chính lúc tỉnh táo và hai giờ lúc mệt rã đều ghi là hai giờ. Có thể thêm một ký hiệu nhỏ cho những khối thấy tập trung tốt, nhưng đừng biến nó thành hệ thống chấm điểm mọi khối, vì bạn sẽ bỏ ghi trước khi hết tuần.
Lặp lại bao lâu một lần
Một tuần ghi mỗi năm hai lần thường là đủ cho phần lớn người: đủ để thấy thay đổi, không đủ lâu để thành gánh nặng. Ghi thêm khi có thay đổi lớn: chuyển việc, có con nhỏ, chuyển nhà xa chỗ làm, bắt đầu học thêm. Những lúc đó, thời gian bị sắp xếp lại theo cách bạn chưa kịp hình dung.
Giữ bảng cộng giờ của các lần ghi trong cùng một tệp, mỗi lần một cột. Sau vài năm, bảng đó kể lại một câu chuyện mà trí nhớ không giữ được: năm nào đi lại chiếm nhiều giờ nhất, giai đoạn nào học nhiều nhất, giấc ngủ thay đổi ra sao khi con lớn.
Ghi liên tục quanh năm thì không cần thiết với hầu hết mọi người, trừ khi công việc yêu cầu tính giờ. Theo dõi thời gian quá chi tiết và quá lâu dễ biến mỗi khối nghỉ ngơi thành cảm giác "lãng phí", điều đi ngược mục đích của việc hiểu mình.
Câu hỏi thường gặp
Có thể ghi nhật ký thời gian bằng điện thoại không?
Có thể, bằng một ghi chú đơn giản hoặc bảng tính trên điện thoại, mỗi lần ghi vài dòng. Nhược điểm là mở điện thoại để ghi dễ dẫn tới lướt điện thoại, chính việc mà nhiều người muốn đo. Một tấm thẻ giấy nhỏ chia sẵn khối thường ít gây xao nhãng hơn.
Ghi theo khối 15 phút có chính xác hơn không?
Chính xác hơn một chút nhưng gấp đôi số khối phải ghi, nên tỷ lệ bỏ giữa chừng cao hơn. Với mục đích nhìn ra thời gian đi đâu theo nhóm lớn, khối 30 phút đủ dùng. Khối 15 phút hợp với người cần tính giờ cho khách.
Một khối vừa ăn vừa xem phim thì ghi vào đâu?
Chọn một quy tắc và giữ suốt tuần, ví dụ luôn ghi theo hoạt động chính về mặt thời gian, hoặc luôn ghi vào nhóm ăn uống. Điều quan trọng là nhất quán; quy tắc nào cũng được miễn là bạn biết khi đọc kết quả.
Kết quả cho thấy mình ngủ ít thì có nên lo không?
Nhật ký thời gian chỉ cho thấy giờ lên giường và giờ dậy, không đo chất lượng giấc ngủ. Nếu ngủ ít kéo dài kèm mệt mỏi, khó tập trung hay các vấn đề sức khoẻ khác, hãy hỏi ý kiến bác sĩ thay vì tự kết luận từ bảng giờ.
Có nên cho người nhà xem nhật ký thời gian không?
Tuỳ bạn. Chia sẻ bảng cộng giờ, không cần từng khối, có thể giúp vợ chồng hay gia đình thấy rõ ai đang gánh việc nhà, chăm sóc bao nhiêu giờ. Hãy chia sẻ với mục đích sắp xếp lại cho hợp lý, không để so bì.
Tuần ghi có việc đột xuất thì có nên ghi lại tuần khác?
Nếu việc đột xuất chiếm nhiều ngày, ví dụ ốm hay đi công tác dài, kết quả sẽ không đại diện, nên ghi lại vào một tuần bình thường. Nếu chỉ một buổi, cứ giữ, vì tuần nào cũng có chút đột xuất và đó là một phần của cuộc sống thật.